This blog is available in both Dutch and English. Please scroll down for the English version.  

Digitalisering is een proces, geen project. Waarom duurzame archivering vraagt om continuïteit en structuur.

Veel instellingen starten hun digitaliseringstraject met een helder projectplan. Er is een selectie gemaakt, een aanbesteding doorlopen en een concrete scope gedefinieerd. Maar wat gebeurt er ná de oplevering?

Digitalisering wordt te vaak als eenmalige inspanning benaderd. Terwijl duurzame archiefzorg juist vraagt om continuïteit, herijking en borging. Digitaliseren is geen eindstreep, maar een doorgaand proces dat meebeweegt met standaarden, regelgeving en organisatiebehoeften.

Projectmatig denken biedt een begin, maar geen houvast

Een projectmatige aanpak is waardevol om te starten: het creëert focus, maakt middelen vrij en zorgt voor voortgang. Maar als het hierbij blijft, ontstaat het risico dat het digitaliseringswerk versnipperd raakt of niet wordt doorgetrokken naar volgende delen van de collectie.

Zodra het project is afgerond, ontbreekt vaak het kader om digitale duurzaamheid te blijven waarborgen. Nieuwe aanwas wordt niet meegenomen, processen raken losgekoppeld van kwaliteitsborging en de opgebouwde kennis verdwijnt uit zicht.

Compliant blijven vraagt om procesinrichting

Digitalisering raakt steeds meer verweven met informatiebeheer, juridische archiefverantwoordelijkheid en publieksdienstverlening. De vraag is dus niet alleen of er wél wordt gedigitaliseerd, maar of dat ook blijvend volgens de juiste kaders gebeurt.

Dat vraagt om een procesmatige benadering, waarin niet alleen toetsmomenten voor kwaliteit zijn opgenomen, maar ook heldere afspraken over metadatering, opslag en toegankelijkheid. Bovendien moet er voldoende ruimte zijn om in te spelen op veranderende standaarden of nieuwe beleidskaders.

Een veelvoorkomend signaal dat het proces stokt, is wanneer nieuwe aanwas niet langer wordt meegenomen in de digitaliseringsflow, of wanneer kwaliteitscontrole alleen bij oplevering plaatsvindt, maar daarna stilvalt. Door verantwoordelijkheid, toetsing en bijstelling structureel te organiseren, blijft het digitale archief ook op de lange termijn betrouwbaar.

Digitaliseren wordt daarmee geen terugkerend project, maar een vaste component van het informatiebeleid.

Van incidentele actie naar structurele zorg

Duurzaam digitaal archiveren betekent dat digitalisering even serieus wordt genomen als beheer, behoud en ontsluiting van het fysieke archief. Niet iets wat “een keer geregeld” is, maar een verantwoordelijkheid die structureel geborgd is in werkwijze, systemen én rollen.

Dat begint vaak klein: met een overzicht van waar het proces nu stokt. Of met het formuleren van toetsbare uitgangspunten voor toekomstige digitalisering. Belangrijk is dat het geen incidentele actie blijft, maar onderdeel wordt van de langetermijnvisie op archiefzorg.

Een toekomstbestendig archief groeit mee

Een digitale collectie groeit, net als de eisen waaraan die moet voldoen. Door digitalisering te benaderen als een doorlopend proces ontstaat er ruimte om mee te bewegen met die ontwikkeling zonder telkens opnieuw te moeten beginnen.

De instellingen die dat goed inrichten, ervaren rust, controle en voorspelbaarheid. Ze weten waar ze staan, wat ze nodig hebben, en hoe ze bij kunnen sturen wanneer dat nodig is.

Is digitalisering in uw organisatie nog projectmatig ingericht of al geborgd in proces en beleid? We denken graag mee over de volgende stap.

In English

Digitization is a process, not a project. Why sustainable archiving requires continuity and structure.

Many institutions start their digitization process with a clear project plan. A selection has been made, a tender process has been completed, and a concrete scope has been defined. But what happens after delivery?

Digitization is too often approached as a one-off effort. But sustainable archiving requires continuity, reassessment, and assurance. Digitization is not a finish line, but an ongoing process that evolves with standards, regulations, and organizational needs.

Project-based thinking is a start, but it doesn't provide a solid foundation

A project-based approach is valuable for getting started: it creates focus, frees up resources, and ensures progress. But if it stops there, there is a risk that the digitization work will become fragmented or will not be extended to other parts of the collection.

Once the project is completed, there is often no framework in place to continue to guarantee digital sustainability. New additions are not included, processes become disconnected from quality assurance, and the knowledge that has been built up disappears from view.

Remaining compliant requires process design

Digitization is becoming increasingly intertwined with information management, legal archiving responsibilities, and public services. The question is therefore not only whether digitization is taking place, but whether it is being done in accordance with the correct frameworks.

This requires a process-based approach that includes not only quality control moments, but also clear agreements on metadata, storage, and accessibility. In addition, there must be sufficient room to respond to changing standards or new policy frameworks.

A common sign that the process is stalling is when new additions are no longer included in the digitization flow, or when quality control only takes place upon delivery and then comes to a standstill. By structurally organizing responsibility, assessment, and adjustment, the digital archive remains reliable in the long term.

Digitization thus becomes not a recurring project, but a fixed component of information policy.

From incidental action to structural care

Sustainable digital archiving means that digitization is taken as seriously as management, preservation and accessibility of the physical archive. Not something that is “done once”, but a responsibility that is structurally secured in working methods, systems and roles.

This often starts small: with an overview of where the process is currently stalling. Or by formulating testable principles for future digitization. It is important that this does not remain an incidental action, but becomes part of the long-term vision of archive care.

A future-proof archive grows with you

A digital collection grows, as do the requirements it must meet. Approaching digitization as an ongoing process creates room to move with that development without having to start from scratch each time.

The institutions that set this up well experience peace, control and predictability. They know where they stand, what they need, and how to adjust when necessary.

Is digitization in your organization still project-based or already secured in process and policy? We are happy to help you think about the next step.