This blog is available in both Dutch and English. Please scroll down for the English version.  

Waar begint u met compliant digitaliseren? Een praktische en haalbare roadmap

Steeds meer instellingen erkennen het belang van digitalisering. Niet alleen om historische collecties veilig te stellen, maar ook om informatie toegankelijker, doorzoekbaar en beter beheersbaar te maken.

De druk om te digitaliseren neemt bovendien toe. Wet- en regelgeving stellen hogere eisen aan duurzaamheid en transparantie. Tegelijk groeit de maatschappelijke verwachting dat archieven digitaal beschikbaar zijn – voor burgers, onderzoekers en interne gebruikers. Papieren archieven zijn kwetsbaar, lastig doorzoekbaar en vaak verspreid over meerdere locaties. In een tijd waarin toegankelijkheid, duurzaamheid en verantwoording centraal staan, vormt digitalisering een essentiële bouwsteen voor goed archiefbeheer.

Toch blijkt de eerste stap vaak de lastigste. Waar begint u? Welke keuzes zijn nodig? En hoe voorkomt u dat het proces overweldigend wordt?

Van digitaliseren naar duurzaam archiefbeheer

Digitalisering raakt inmiddels aan alle kernaspecten van archiefbeheer: van duurzame opslag tot toegankelijkheid en verantwoording. Het is nauw verweven met wet- en regelgeving, informatiehuishouding, toegankelijkheid én het behoud van erfgoed.

Juist daarom is het belangrijk om digitaliseren niet als een los project te benaderen, maar als onderdeel van een bredere strategie. Wie zonder plan begint, loopt het risico op versnippering of moet later werk opnieuw doen omdat kwaliteitsnormen niet zijn gehaald.

Begin bij wat kwetsbaar en waardevol is

Een logische eerste stap is het in kaart brengen van de risico’s binnen de bestaande collectie. Welke archiefstukken zijn het meest kwetsbaar voor verlies of degradatie? Wat is inhoudelijk onvervangbaar of veelgevraagd?

Door deze beoordeling centraal te stellen, ontstaat er vanzelf een prioritering. Het digitaliseringsproces wordt daarmee concreet én verdedigbaar – ook richting bestuur of subsidieverstrekker.

Werk in fasen, met oog voor capaciteit

De overstap naar een digitaal archief hoeft niet in één keer. Sterker nog: een gefaseerde aanpak helpt om het proces overzichtelijk en beheersbaar te houden. Zo ontstaat ruimte om tussentijds te evalueren, ervaring op te doen en keuzes waar nodig bij te stellen.

Een roadmap biedt daarbij houvast. Het geeft inzicht in de volgorde van digitalisering, de benodigde middelen en de momenten waarop kwaliteitscontrole plaatsvindt. Dat voorkomt onnodige vertraging of extra kosten.

Laat kwaliteitsstandaarden richting geven

Internationale normen zoals Metamorfoze, FADGI of ISO 19264-1 zijn niet alleen technische richtlijnen. Ze helpen ook om duidelijke keuzes te maken. Niet elk document hoeft op het hoogste niveau te worden gescand, maar wanneer dat wél nodig is, is het belangrijk dat de infrastructuur daarvoor geschikt is.

Door deze normen vanaf het begin mee te nemen, voorkomt u dat later opnieuw geïnvesteerd moet worden in apparatuur of software – en waarborgt u de bruikbaarheid van het digitale archief op lange termijn.

Digitaliseren als kans, niet als opgave

Digitalisering kan complex lijken, maar hoeft dat niet te zijn. Met de juiste aanpak – gebaseerd op inhoudelijke prioriteiten, beschikbare middelen en duidelijke standaarden – wordt het een proces dat rust, overzicht en toekomstvastheid brengt.

Voor veel instellingen is die eerste stap de moeilijkste. Maar juist die eerste stap bepaalt of digitalisering gaat aanvoelen als een opgave, of als een kans om vooruit te kijken. 

Een goed doordachte aanpak maakt digitalisering niet alleen uitvoerbaar, maar ook waardevol op de lange termijn. Heeft u vragen over hoe u dit traject op een haalbare en toekomstbestendige manier kunt vormgeven? Dan denken we graag met u mee, op basis van uw specifieke situatie en doelstellingen.

In English
 

Where do you start with compliant digitisation? A practical and achievable roadmap

More and more institutions are recognising the importance of digitisation. Not only to preserve historical collections, but also to make information more accessible, searchable and manageable.
The pressure to digitise is also increasing. Legislation and regulations are imposing higher requirements for sustainability and transparency. At the same time, there is a growing public expectation that archives should be available digitally – for citizens, researchers and internal users. Paper archives are vulnerable, difficult to search and often spread across multiple locations. In an age where accessibility, sustainability and accountability are key, digitisation is an essential building block for good archive management.

Yet the first step is often the hardest. Where do you start? What choices do you need to make? And how do you prevent the process from becoming overwhelming?

From digitisation to sustainable archive management

Digitisation now touches on all core aspects of archive management: from sustainable storage to accessibility and accountability. It is closely intertwined with legislation and regulations, information management, accessibility and the preservation of heritage.
That is precisely why it is important not to approach digitisation as a separate project, but as part of a broader strategy. Those who start without a plan run the risk of fragmentation or having to redo work later because quality standards have not been met.

Start with what is vulnerable and valuable

A logical first step is to identify the risks within the existing collection. Which archive items are most vulnerable to loss or degradation? What is irreplaceable in terms of content or frequently requested?
By focusing on this assessment, priorities will automatically emerge. This makes the digitisation process concrete and justifiable, including to the board or subsidy provider.

Work in phases, with an eye on capacity

The transition to a digital archive does not have to happen all at once. In fact, a phased approach helps to keep the process clear and manageable. This creates room for interim evaluation, gaining experience and adjusting choices where necessary.
A roadmap provides guidance in this regard. It provides insight into the order of digitisation, the resources required and the moments at which quality control takes place. This prevents unnecessary delays or additional costs.

Let quality standards provide direction

International standards such as Metamorfoze, FADGI or ISO 19264-1 are not just technical guidelines. They also help you make clear choices. Not every document needs to be scanned at the highest level, but when it does, it is important that the infrastructure is suitable for this.
By incorporating these standards from the outset, you avoid having to reinvest in equipment or software later on – and you guarantee the long-term usability of the digital archive.

Digitisation as an opportunity, not a chore

Digitisation can seem complex, but it doesn't have to be. With the right approach – based on content priorities, available resources and clear standards – it becomes a process that brings peace of mind, clarity and future-proofing.
For many institutions, that first step is the hardest. But it is precisely that first step that determines whether digitisation feels like a chore or an opportunity to look ahead. 

A well-thought-out approach not only makes digitisation feasible, but also valuable in the long term. Do you have questions about how you can shape this process in a feasible and future-proof way? We would be happy to think along with you, based on your specific situation and objectives.