Escáneres de documentos disponibles en todos los tamaños y formas

Podrá encontrar desde pequeñas soluciones portátiles hasta magníficos dispositivos de gran formato. El elemento clave que diferencia cada categoría es el formato del papel que precisa digitalización. Facilitar el hardware de escaneo y captura de documentos adecuado a sus clientes puede suponer un gran reto. Tanto los escáneres como el software deben agilizar la gestión e integración de los documentos mediante un proceso automatizado.

Distintos tipos de escáneres

Existen cuatro categorías principales de escáneres de documentos.

  • Escáneres planos
  • Escáneres de hojas
  • Escáneres de gran formato
  • Escáneres para aplicaciones especiales

Cada categoría responde a una necesidad de digitalización específica, cuyos usos y funciones varían con cada proyecto. Algunos están pensados para ser fáciles de usar y otros para manejar un gran volumen de documentos.

Escáneres planos

Probablemente, los escáneres planos son los más conocidos. Su fortaleza radica en el uso: fácil y sencillo. Tecnológicamente hablando, es un escáner óptico que utiliza una superficie plana para escanear y capturar todos los elementos del documento. No obstante, cuando hablamos de volumen, solo pueden escanear una página a la vez. Normalmente, los escáneres planos se encuentran en las oficinas y forman parte de impresoras multifuncionales. Ante la necesidad de digitalizar periódicamente documentos de varias páginas, sin duda un escáner de hojas es la mejor opción.

Escáneres de hojas

En lugar de paneles de cristal y cubiertas os escáneres automáticos de documentos emplean alimentadores de papel. Los denominados escáneres de hojas han sido diseñados específicamente para escanear hojas sueltas y documentos sin encuadernar. Coloque el papel en la bandeja de alimentación y, una vez iniciado el proceso de escaneado, las páginas avanzarán automáticamente por la máquina, digitalizándose una tras otra. Los escáneres de hojas suelen compararse en función del peso y el tamaño del papel que son capaces de manejar, de la clasificación del ciclo de trabajo y de la velocidad de escaneo (número de páginas escaneadas por minuto). Algunos modelos ofrecen también una doble capacidad; esto significa que pueden copiar automáticamente ambas caras de las hojas de papel.

Escáneres de gran formato

Aunque los escáneres planos y de hojas resultan idóneos para manejar formatos de papel hasta DIN A4, el escaneo de gran formato requiere otro tipo de hardware. Los escáneres de gran formato se destinan a la digitalización de documentos de gran tamaño y a convertir aquellos en papel en archivos digitales. Con frecuencia, estos documentos de gran formato incluyen cualquier soporte en papel mayor que el DIN A4, como:

  • Planos
  • Mapas
  • Carteles
  • Pancartas - banners
  • Planos de ingeniería
  • Diagramas de circuitos
  • Planos de arquitectura

El tamaño de estos equipos es notablemente mayor que el de sus homólogos y disponen de un mecanismo plano de escaneo montado en un soporte que lo eleva a la altura del escritorio. Los documentos de gran tamaño se introducen manualmente en el escáner hasta que alcanza los rodillos, que lo posicionan debidamente para su escaneo. A partir de ese momento, funciona de un modo muy similar a un escáner de hojas de gran tamaño, donde el documento se desliza por el mecanismo de escaneo para salir por el otro extremo.

Digitalizar este tipo de documentos de gran tamaño aporta innumerables ventajas y, por lo general, mejora tanto la productividad como los procesos de trabajo. Los archivos digitales resultantes pueden ser almacenados en una plataforma de fácil acceso y gestión, por ejemplo en la nube, donde puede buscar una palabra clave más rápidamente que si tuviera que buscar en un archivo de papel.

Escáneres para aplicaciones especiales

Esta categoría engloba todos los tipos de hardware no contemplados anteriormente. Entre ellos se incluyen desde pequeños escáneres de mano o de tarjetas de presentación, pasando por escáneres especializados en libros y microfilmes, hasta escáneres inteligentes de gran volumen. Siempre en función de su negocio o necesidades, un dispositivo especializado podría llegar a transformar radicalmente sus procesos de trabajo.

Los escáneres de libros, por ejemplo, son altamente populares en bibliotecas/librerias y departamentos de archivos. Se utilizan principalmente para digitalizar el contenido de los libros, preservando así el conocimiento escrito y salvaguardando manuscritos irremplazables del inevitable deterioro y peligros que representa el paso del tiempo. Estos escáneres contienen una tecnología que permite colocar los libros sobre una plataforma plana o en V mientras las cámaras suspendidas captan imágenes de las páginas en alta resolución. La mayoría de estos dispositivos requieren un operador manual que disponga el libro en el escáner y pase las páginas, pero algunos modelos disponen de un brazo robótico totalmente automatizado destinado a pasar cuidadosamente las páginas de un libro tras cada escaneo.

Los escáneres personalizados para la digitalización de fotografías son otro ejemplo de escáneres especializados. Pese a que la mayoría de los escáneres planos gestionan las fotos razonablemente bien, los especializados en este ámbito pueden hacerlo sin distorsionar excesivamente la imagen. Algunos modelos ofrecen la opción de escanear a partir de una diapositiva o directamente desde negativos de película o microfilms. Esto facilita el proceso de archivo de fotografías antiguas para su almacenamiento de producir nuevas impresiones para sustituir las imágenes usadas y descoloridas.

Otro desafío al que se enfrentan las empresas especializadas en servicios de outsourcing (BPO) es el escaneado a gran volumen, como la digitalización de décadas de archivos en papel en cuestión de semanas o la gestión de grandes volúmenes de correo entrante. Estos casos especiales requieren soluciones especializadas en captura inteligente, que pueden personalizarse para que se adapten lo mejor posible al flujo de trabajo. Normalmente, incluyen una tecnología innovadora que permite a la máquina detectar el tipo y el tamaño del papel, además de algún tipo de software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) dirigido a identificar tanto el tipo de documento como su contenido. Posteriormente, la imagen digital se procesa de un modo rápido y eficaz, para su envío automático al destinatario correspondiente. En comparación con otros tipos de escáneres, estos requieren amplios conocimientos de ingeniería para su correcta configuración, el uso por parte de individuos debidamente formados y, por lo general, precisan bastante mantenimiento.

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