Gestión de documentos
¿Qué es la gestión de documentos?
El término gestión de documentos describe el proceso de captura, almacenamiento y recuperación de versiones electrónicas de documentos anteriormente en papel a través de PDF, archivos de procesamiento de textos e imágenes digitales. Para gestionar sus documentos digitales y beneficiarse de una mayor seguridad, control de acceso, almacenamiento centralizado y opciones de búsqueda y recuperación racionalizadas, muchas empresas hacen uso de herramientas y sistemas de gestión de documentos.
¿Cuáles son las ventajas de los sistemas de gestión de documentos?
En comparación con el procesamiento manual de archivos físicos, el software de gestión de documentos reduce los costes, el riesgo de errores humanos, de daños físicos y los problemas de recuperación, y proporciona un espacio de almacenamiento prácticamente ilimitado.
Aunque la mayoría de las organizaciones aún poseen sistemas de archivo físicos para almacenar documentos en papel, éstos son cada vez menos comunes, puesto que en la actualidad la mayoría de los documentos se producen digitalmente antes de imprimirse en papel, sólo si es necesario.
Gracias al uso de metadatos (información que incluye: título, descripción y fecha de almacenamiento), los sistemas de gestión de documentos agilizan los flujos de trabajo en torno a los documentos digitales proporcionando:
- Indexación sencilla para la búsqueda y recuperación - reduciendo el tiempo que se tarda en encontrar los documentos adecuados.
- Mayor seguridad - mediante el control de acceso y los derechos de edición para proteger la información confidencial.
- Mayor colaboración - al permitir que varios usuarios trabajen en los documentos al mismo tiempo mientras el sistema supervisa los cambios y el historial.
- Control de versiones - para que los usuarios puedan supervisar los cambios y la validez a lo largo del tiempo.
Software de Kofax
La Plataforma de Automatización Inteligente de Kofax ayuda a las organizaciones a transformar los procesos de negocio intensivos en información, reducir el trabajo manual y los errores, minimizar los costes y mejorar el compromiso con el cliente.
Kofax VRS
Kofax VirtualReScan (VRS) Elite es un software patentado de mejora y perfeccionamiento de imágenes que mejora drásticamente la productividad del escaneado manual y la eficacia de los procesos de captura de documentos.
ScaleHub
ScaleHub ofrece un servicio gestionado altamente escalable para procesar y etiquetar datos con calidad empresarial aprovechando la mayor multitud de colaboradores humanos del mundo en la plataforma líder de automatización de documentos impulsada por IA.
Intalio
Aproveche mejor su contenido y opere con eficacia en toda su organización. La solución de gestión de documentos de Intalio le permite acceder fácilmente a todos sus documentos en cualquier fase del ciclo de vida del contenido.
