En nuestra conversación anterior, exploramos la esencia de un futuro sin papel, los desafíos que conllevan los flujos de trabajo basados en papel y la necesidad imperativa de adoptar la transformación digital. En el entorno empresarial actual, que evoluciona rápidamente y donde la transformación digital es la norma y no la excepción, el papel de los dispositivos de escaneado y los sistemas de gestión documental es más crucial que nunca.  

En este blog, analizamos las conclusiones de una reciente investigación de Quocirca, en la que exploramos diferentes tipos de dispositivos de escaneado, examinamos el progreso que han realizado varios países y sectores hacia un futuro sin papel y debatimos los beneficios y desafíos asociados a esta transición.  

La inspiración para este artículo proviene de "Scanning as an enabler for digital transformation", publicado por PFU (EMEA) Ltd, una filial de Ricoh.

Revolucionar los flujos de trabajo mediante dispositivos de escaneado

A medida que las empresas avanzan hacia operaciones eficientes y prácticas sostenibles, los dispositivos de escaneado se han convertido en piezas clave para impulsar esta transformación. La investigación de Quocirca ofrece una imagen clara: de media, las organizaciones cuentan con 296 dispositivos de escaneado, una estadística contundente que destaca el papel crucial que desempeñan estos dispositivos en las operaciones actuales.  

El panorama de los dispositivos de escaneado abarca desde escáneres dedicados hasta impresoras multifunción (MFP), cada uno de los cuales satisface necesidades organizativas distintas. Sorprendentemente, el 48% de las organizaciones se inclina por los escáneres dedicados, con un volumen medio diario de escaneado de 835 documentos. Esto subraya el papel fundamental que desempeñan estos dispositivos en la conversión de documentos físicos en activos digitales, catalizando así flujos de trabajo fluidos.

Además, el 66% de los encuestados reveló que sus escáneres son de clase empresarial, lo que indica la importancia de estos dispositivos en las operaciones comerciales. Cabe destacar que Francia lidera el uso de flotas de escáneres dedicados, mientras que el Reino Unido cuenta con una mayor proporción de flotas compuestas únicamente por impresoras multifunción (MFP).

Navegando por el camino hacia un entorno sin papel

Aunque el concepto de un entorno sin papel brilla de forma tentadora en el horizonte, la realidad es que solo el 1% de las organizaciones ha logrado eliminar el papel por completo, y solo el 6% ha establecido objetivos claros para alcanzar esta meta. A medida que las organizaciones transitan hacia un entorno sin papel o con un uso reducido del mismo, el camino varía según el sector y la ubicación geográfica.  
Aunque el 15% tiene como objetivo minimizar el uso de papel, una parte importante (30%) sigue trabajando para reducirlo sin objetivos específicos. Esto indica que, aunque el sueño de una oficina sin papel persiste, sigue siendo una realidad lejana para la mayoría (¡y, sin objetivos concretos, corre el riesgo de seguir siéndolo!).

Progreso hacia un futuro sin papel

España lidera la adopción de entornos sin papel, con un 2% de organizaciones que ya han alcanzado este estatus y un 8% adicional que ha establecido objetivos claros. Alemania le sigue de cerca, con un 9% que aspira a eliminar el papel. Cabe destacar que el sector financiero y bancario está a la vanguardia de este movimiento, con un 2% que ya no utiliza papel y un 7% que ha establecido objetivos claros.

Beneficios y desafíos de eliminar el papel

Los documentos digitalizados, cuando se integran en sistemas sólidos de gestión documental empresarial, ofrecen capacidades mejoradas de búsqueda y recuperación, lo que permite realizar auditorías eficientes cuando es necesario. Sin embargo, los desafíos persisten. La necesidad constante de papel se debe a varios factores. Por ejemplo, las razones legales explican el 39% de la dependencia del papel en las organizaciones, mientras que las necesidades de los clientes y las preferencias de los empleados contribuyen en un 29% y un 25%, respectivamente.

Seguridad y cumplimiento: una consideración crítica

Uno de los aspectos más críticos de la transición hacia un entorno sin papel es garantizar la seguridad de los datos y el cumplimiento normativo. La información digitalizada, una vez integrada en los procesos empresariales, debe gestionarse de forma segura. Italia lidera la integración de todos los resultados de escaneado en los procesos empresariales (46%), con el sector financiero y bancario a la cabeza en este aspecto (42%). La destrucción segura de documentos en papel es una preocupación primordial y, aunque se están realizando progresos, solo el 10% de los documentos en papel se destruye de forma segura. El Reino Unido lidera este aspecto con un 15%.

Razones legales y la evolución del uso del papel

La necesidad persistente de utilizar papel, especialmente por motivos legales, plantea un desafío interesante. Aunque el 39 % de las organizaciones alega razones legales para seguir utilizando papel, es importante señalar que la legislación está evolucionando. Normativas como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) exigen el almacenamiento seguro de la información de carácter personal. A medida que las organizaciones se enfrentan a estas normativas, el debate sobre la dependencia continua del papel por motivos legales se vuelve cada vez más complejo.

Abriendo camino hacia el futuro

En la búsqueda de un entorno sin papel, el papel de los dispositivos de escaneado y los sistemas de gestión documental se vuelve esencial para las empresas. Aunque los desafíos persisten, las ventajas de contar con mejores capacidades de búsqueda, procesos optimizados y un mayor cumplimiento normativo impulsan este camino. El cambio hacia un futuro sin papel requiere no solo avances tecnológicos, sino también un cambio de mentalidad. Con las estrategias adecuadas, las empresas pueden gestionar esta transición, reducir su huella medioambiental y abrazar la era digital con confianza.

Conclusión

El camino hacia un entorno sin papel está marcado por desafíos, oportunidades y la evolución constante de la tecnología. El artículo de PFU-Ricoh destaca la importancia de los dispositivos de escaneado, la necesidad de sistemas de gestión documental sólidos y el panorama cambiante del uso del papel. A medida que las empresas de todo el mundo trabajan para minimizar su dependencia del papel, el potencial transformador de un futuro sin papel se vuelve cada vez más evidente.