Implementar Microsoft dista mucho de ser un proceso sencillo. La mejora de la funcionalidad conlleva capas adicionales de complejidad que, sin la aplicación de una estrategia sólida de gestión del cambio, pueden hacer que el proceso de implementación de Microsoft no alcance los resultados deseados. 

La gestión del cambio, en pocas palabras, consiste en ayudar a las personas a entender lo que ocurre durante cualquier proceso de transición. El objetivo es explicar a los empleados por qué se producen los cambios y mostrarles cómo pueden beneficiarse de ellos en términos prácticos. Es una parte crucial del proceso de formación en cualquier organización, ya que permite a las personas adaptarse a la nueva tecnología de forma rápida y eficiente.   

Cuando una empresa decide implementar herramientas de Microsoft sin unos principios sólidos de gestión del cambio, a los empleados a menudo les resulta difícil familiarizarse con la nueva tecnología. Cuando alguien desconoce o no está informado sobre la gama completa de ventajas que ofrecen estas herramientas, puede mostrarse reacio al cambio y optar simplemente por seguir con lo que ya conoce. Esto se traduce invariablemente en un bajo rendimiento (ROI negativo) y aumenta los costes en aspectos como el soporte y la formación.   

Estas prácticas ineficientes pueden eliminarse con una estrategia de gestión del cambio eficaz que garantice que tus empleados utilicen el nuevo software según lo previsto y le saquen el máximo partido. Sin estas estrategias, las implementaciones de Microsoft tienen muchas más probabilidades de fracasar.  

Así pues, ya hemos cubierto el "porqué"; para echarte una mano con el "cómo", hemos investigado para elaborar las estrategias de adopción y gestión del cambio de Microsoft más exitosas.  

Estrategias de adopción y gestión del cambio de Microsoft:  

Los marcos de gestión del cambio te permiten comunicar los detalles esenciales del proyecto de despliegue de Microsoft a tus empleados para prepararlos ante los cambios que se van a implementar.  

También ayudan a las personas a ponerse al día en el uso de las nuevas funciones y herramientas, garantizando que puedan aprovechar al máximo sus procesos de trabajo con el nuevo sistema. 

El enfoque de gestión del cambio de Microsoft consta de cuatro fases diferenciadas:  

• Planificación   

• Concienciación  

• Aprendizaje y desarrollo   

• Preparación y adopción  

 Fase 1: Planificación

Realiza la planificación con antelación

Es absolutamente vital contar con un plan de gestión del cambio integral listo antes de que se lleve a cabo cualquier tipo de despliegue de Microsoft. Es mucho más probable que obtengas una respuesta positiva de tus empleados si realizas esta planificación con antelación.   
 
Uno de los mayores desafíos surge cuando un nuevo sistema no es bien recibido por el personal de la empresa. En estos casos, es fundamental comprender a fondo las razones detrás de la resistencia de los empleados y abordar los problemas antes de seguir adelante con el proceso de gestión del cambio.  
 
Es sumamente importante comunicar todo el proceso de cambio a los empleados durante la fase de planificación. Al hacerlo, se sentirán más integrados y será menos probable que perciban los cambios como una imposición. Además, puede vender el nuevo sistema asegurándose de que entiendan exactamente cómo los cambios tendrán un impacto positivo en la organización en su conjunto. Esto se puede lograr de forma sencilla, compartiendo datos objetivos o proporcionando ejemplos de casos de éxito derivados de las implementaciones de Microsoft.  
 

Fase 2: Concienciación

Comunique y ayude a los empleados a comprender plenamente los cambios que se están realizando  

La concienciación ayuda a generar el "entusiasmo" necesario en torno a su nuevo producto de Microsoft. Por ello, debe esforzarse conscientemente en comunicar a sus empleados los beneficios y el valor de cambiar a Microsoft. Además, crear una estrategia de comunicación eficaz garantiza que sus usuarios finales reciban el mensaje que usted desea transmitir.  
 
A medida que se lleva a cabo la implementación de Microsoft, es importante ofrecer a los empleados un canal para realizar preguntas y dar su opinión. Por norma general, debe estar siempre abierto a recibir comentarios, ya sean positivos o negativos, asegurándose de resolver con prontitud cualquier duda o consulta de los usuarios finales. 

Fase 3: Aprendizaje y desarrollo 

Desarrolle un plan de formación integral sobre Microsoft    

Esta fase es una parte necesaria para la incorporación, educación y formación de los empleados en los productos de Microsoft. Una estrategia eficaz de aprendizaje y desarrollo ayudará a las empresas a acortar la curva de aprendizaje de sus empleados, permitiendo que los usuarios se adapten a las nuevas formas de trabajar mucho más rápido de lo que lo harían de otro modo. 
 
Desarrollar un plan de formación para la gestión del cambio permite el despliegue exitoso de las herramientas de productividad de Microsoft y conduce a procesos empresariales eficientes. Su plan de formación debe ser lo suficientemente flexible como para adaptarse a diferentes estilos de aprendizaje, limitaciones de recursos, desafíos geográficos y casos de uso. Un plan de formación integral sobre Microsoft aumenta sus probabilidades de lograr un despliegue exitoso y procesos empresariales eficientes. 
 

Fase 4: Adopción de Microsoft  

Innove y aproveche la última tecnología  

La adopción de Microsoft no ocurre de la noche a la mañana; puede llevar más de seis meses utilizar el nuevo sistema a su máximo potencial. Sin embargo, una formación bien planificada permite a las empresas obtener un retorno de la inversión más rápido al reducir la curva de aprendizaje del usuario final.  
 
Supervise de cerca la tasa de adopción de los usuarios y utilice la última tecnología, como las plataformas de adopción digital, para optimizar y maximizar dicha adopción.  
 
Apty ofrece formación sobre Microsoft dentro de la propia aplicación, lo que brinda a sus empleados la oportunidad de aprender de forma más rápida y eficaz con una experiencia de aprendizaje fluida, manteniendo a su personal comprometido durante todo el proceso de formación y garantizando una gestión del cambio exitosa.   

Apty puede:   

• Mejorar la productividad de los empleados y reducir la carga de trabajo de los equipos de soporte  

• Proporcionar una formación eficaz con tutoriales y anuncios dentro de la aplicación   

• Impulsar la adopción por parte del usuario y el ROI de los productos de Microsoft 

Con Apty, puede crear contenido de tutoriales de software personalizados para ayudar a sus usuarios a superar cualquier dificultad que puedan encontrar. Los empleadores pueden analizar el comportamiento del usuario para identificar exactamente dónde se bloquean, mientras que los empleados reciben un enfoque centrado en soluciones que les ayuda a interactuar con la aplicación de Microsoft y dominarla.