Die Digitalisierung riesiger Papierarchive unter Einhaltung strenger gesetzlicher Vorgaben und FADGI-Richtlinien stellt viele Institutionen in der staatlichen Dokumentenverwaltung und Compliance vor eine enorme Herausforderung. In diesem Blogbeitrag zeigen wir auf, wie modernste Technologie – beispielhaft durch den Kodak Alaris S3140 MAX Scanner – maßgeblich dazu beigetragen hat, dass eine Institution ihre regulatorischen Anforderungen erfüllen und ihr Dokumentenmanagement grundlegend revolutionieren konnte.

Die Notwendigkeit der Compliance

Die betroffene Institution war bereits mit Bergen von Papierdokumenten überlastet und stand zudem unter dem dringenden Druck, behördliche Vorgaben und FADGI-Richtlinien einzuhalten. Die Mandate M-19-21 und M-23-07 schrieben die Digitalisierung aller dauerhaft aufzubewahrenden Unterlagen vor, während die FADGI-Richtlinien den Mindeststandard für die Bildqualität im digitalen Bereich festlegten. Da sich die Institution der Komplexität dieser Aufgabe bewusst war, suchte sie strategische Unterstützung bei einem IT-Beratungsunternehmen, das auf Dokumentenmanagement spezialisiert ist. Gemeinsam arbeiteten sie daran, Abläufe zu optimieren, die Produktivität zu steigern und gleichzeitig die Einhaltung der regulatorischen Vorgaben sicherzustellen.

Dokumentenrückstand und operative Herausforderungen

Die größte Herausforderung für die Institution war die schiere Menge an eingehenden Papierdokumenten: monatlich etwa 80 Kartons mit jeweils 2000 Blatt Papier. Die dezentrale Struktur mit verschiedenen Außenstellen im ganzen Land sorgte zudem für logistische Probleme, die hohe Versandkosten und Sicherheitsrisiken mit sich brachten. Um diese Herausforderungen zu bewältigen, setzte das IT-Beratungsunternehmen Edge Digital Group auf die Leistungsfähigkeit des Kodak i5250 FADGI Scanners und des Kodak S3140 MAX Scanners in Kombination mit der Kodak Capture Pro Software.

Diese Tools waren entscheidend für die effiziente Verarbeitung unterschiedlichster Dokumente, von Rechtsakten bis hin zu Personalunterlagen, und ermöglichten es, den gewaltigen Rückstau in beeindruckender Geschwindigkeit abzuarbeiten. Jon Stuck, Director of Scanning Operations bei der Edge Digital Group, bezeichnete die Kodak Alaris Scanner als „Arbeitstiere“, die die umfangreichen Papierarchive mühelos bewältigten und ihre branchenführende Dokumenteneinzugstechnologie sowie ihren hohen Durchsatz unter Beweis stellten. Die Kodak i5250 FADGI Scanner können sowohl im FADGI- als auch im Nicht-FADGI-Modus betrieben werden und bieten Behörden damit eine beispiellose Effizienz und Flexibilität. Dies garantiert, dass aktuelle und zukünftige Anforderungen an die Dokumentenausgabe souverän erfüllt werden können.

Ergebnisse, die für sich sprechen

Der Weg zu nachhaltigem Fortschritt erforderte die Etablierung neuer Protokolle und Verfahren zur Optimierung des Digitalisierungsprozesses. Von Formularen zur Programm-Compliance bis hin zur Validierung nach dem Scanvorgang mittels Kodak Capture Pro Software wurde jeder Schritt akribisch darauf ausgelegt, die Sicherheit, Genauigkeit und Effizienz der Unterlagen zu steigern.

Fazit

Diese Zusammenarbeit zwischen der Edge Digital Group und Kodak Alaris hat bemerkenswerte Ergebnisse erzielt, die Institution bei der Beseitigung ihres Rückstands vorangebracht und den Weg für eine zukunftsfähige digitale Infrastruktur geebnet. Diese Erfolgsgeschichte dient anderen Institutionen, die vor ähnlichen Herausforderungen stehen, als Modell und unterstreicht die transformative Kraft von Zusammenarbeit und innovativer Technologie.

Maßgeschneiderte Unterstützung für Ihre Anforderungen

Als Spezialist für Scanlösungen bietet Dyanix ein umfassendes Leistungsspektrum für den Kodak S2085f, den Kodak S3140 MAX und den Kodak i5250. Unsere Vor-Ort- und Installationsservices gewährleisten fachkundige Wartung, Garantieverlängerungen, eine effiziente Einrichtung der Scanner sowie Schulungen in der gesamten EMEA-Region. Mit Unterstützung der Kodak-Scanner ermöglicht Dyanix eine nahtlose Digitalisierung Ihrer Papierdokumente. Ob Sie grundlegende Unterstützung bei Störungen, vorbeugende Wartung oder eine Garantieverlängerung benötigen – Dyanix bietet maßgeschneiderte Lösungen für Ihre spezifischen Anforderungen.

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