Was Büroscanner sind

Büroscanner sind für die regelmäßige, tägliche Dokumentenerfassung an Arbeitsplätzen, in Teams und in gemeinsam genutzten Büroumgebungen konzipiert.

Sie wurden entwickelt, um:

• Rechnungen, Verträge, Formulare und Korrespondenz zu digitalisieren
• Durchsuchbare Dateien mittels OCR zu erstellen
• Die Dokumentenerfassung über Teams und Standorte hinweg zu standardisieren
• Dokumente für die Archivierung, Workflows und Datenextraktion vorzubereiten
• Manuelle Bearbeitung und administrativen Aufwand zu reduzieren

Sie sind eine praktische Wahl, wenn Dokumente zuverlässig erfasst werden müssen, das Volumen jedoch keine zentralisierte Produktions-Scanumgebung erfordert.

Wo sie eingesetzt werden

Büroscanner unterstützen die dezentrale Dokumentenerfassung überall dort, wo Papierdokumente im Unternehmen anfallen.

Typische Anwendungsbereiche sind:

• Einzelarbeitsplätze und Home-Offices
• Gemeinsam genutzte Büroräume
• Finanzabteilungen bei der Rechnungsbearbeitung
• Personalabteilungen bei der Digitalisierung von Mitarbeiterakten
• Verwaltungs- und Back-Office-Abteilungen
• Front-Office- und Kundenkontaktbereiche

Die richtige Lösung hängt von der Anzahl der Benutzer, den Dokumententypen, dem täglichen Volumen und den Systemen ab, die die gescannten Informationen empfangen sollen.

Wichtige Funktionen

Büroscanner bieten die Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität, die für eine konsistente tägliche Dokumentenerfassung erforderlich sind.

Zu den wichtigsten Funktionen gehören:

• Kompaktes Design für Schreibtische, gemeinsam genutzte Bereiche und Homeoffices
• Automatischer Dokumenteneinzug für mehrseitige Dokumente
• OCR zur Erstellung durchsuchbarer digitaler Dateien
• Bildoptimierung für klare, lesbare Ergebnisse
• Unterstützung für eine Vielzahl von Dokumententypen und -formaten
• Konnektivitätsoptionen für gemeinsamen Zugriff und Workflow-Integration

Zusammen helfen diese Funktionen Teams dabei, Dokumente effizient zu erfassen und Informationen schneller verfügbar zu machen.

Funktionsweise

Büroscanner arbeiten als Teil eines Workflows zur Dokumentenerfassung. Dokumente werden am Eingangspunkt gescannt und anschließend für die Speicherung, Verarbeitung oder Verteilung vorbereitet.

Das Gerät selbst ist verantwortlich für:

• Einzug und Erfassung von Dokumenten
• Verbesserung der Bildqualität und Lesbarkeit
• Erstellung digitaler Dateien zur weiteren Verarbeitung
• Versand von Dokumenten an definierte Ordner, Systeme oder Workflows

Sie können kombiniert werden mit:

• Erfassungssoftware für Verarbeitung, Indizierung und Routing
• Intelligente Dokumentenverarbeitung für Klassifizierung, Automatisierung und Datenextraktion

Anbieter von Büroscannern

Dyanix arbeitet mit ausgewählten Herstellern zusammen, die Büro-Scanlösungen für unterschiedliche Anwender, Umgebungen und Workflow-Anforderungen anbieten:

• Canon
• Kodak Alaris
• Ricoh
• Avision

Jeder Anbieter hat seine eigenen Stärken in Bezug auf Benutzerfreundlichkeit, Konnektivität, Leistung und Workflow-Integration. Dyanix unterstützt Sie bei der Auswahl der Lösung, die am besten zu Ihren Anforderungen passt.

Wie sich dies in Ihren Workflow einfügt

Büroscanner sind ein Bestandteil einer umfassenderen Umgebung zur Dokumentenverarbeitung.

Sie lassen sich verbinden mit:

• Lösungen zur Digitalisierung und Erfassung von Dokumenten
• Erfassungssoftware
• Lösungen zur intelligenten Dokumentenverarbeitung (IDP)
• Informations- und Dokumentenmanagementsystemen

Dadurch wird sichergestellt, dass erfasste Dokumente durchsucht, weitergeleitet, verwaltet und in Ihre Geschäftsprozesse integriert werden können.

Implementiert und betreut durch Dyanix

Der richtige Scanner ist nur ein Teil der Lösung. Für eine zuverlässige Dokumentenerfassung muss die Einrichtung genau auf die Art und Weise abgestimmt sein, wie Dokumente in Ihrem Unternehmen verarbeitet werden.

Dyanix unterstützt Sie bei:

• Hardware-Auswahl basierend auf Anwendern, Volumina und Dokumententypen
• Installation und Konfiguration
• Einrichtung von Erfassungs- und OCR-Software
• Integration in Geschäfts- und Dokumentenmanagementsysteme
• Anwenderschulung
• Laufende Wartung und Support

Die Wahl des richtigen Büro-Scanners hängt davon ab, an welcher Stelle Dokumente in Ihr Unternehmen gelangen, wie sie verarbeitet werden müssen und wie sie sich in Ihre übergreifenden Arbeitsabläufe einfügen.

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