In den letzten Jahren ist die Zahl der Gemeinden in ganz Europa zurückgegangen. In den Niederlanden zum Beispiel ist die Zahl der Gemeinden um mehr als ein Drittel gesunken, von 537 im Jahr 2000 auf 342 im Jahr 2023. Dieser Rückgang, der vor allem aus Kostengründen erfolgte, hat zu Herausforderungen geführt, da Prozesse, einschließlich derer in den Poststellen, zusammengelegt werden mussten.  

Während sich viele Sektoren darauf konzentrieren, papierlos zu werden, sind Kommunen nicht nur verpflichtet, weiterhin physische Post und Formulare anzunehmen, sondern müssen auch strenge Vorschriften bezüglich der Antwortzeiten auf alle eingehenden Anfragen einhalten – egal ob physisch oder digital. Darüber hinaus müssen verschiedene Dienste sowohl Papier- als auch digitale Anträge annehmen, etwa für Arbeitslosenunterstützung, Baugenehmigungen oder Subventionsanträge.

Ein kürzlich in den Niederlanden eingeführtes Gesetz, das Open Government Act (WOO), besagt, dass die Regierung auf Informationsanfragen innerhalb von vier Wochen nach Erhalt antworten muss – entweder mit einem Link zu den angeforderten Dokumenten, einem Antrag auf Fristverlängerung (bis zu zwei Wochen) oder einer Begründung, warum die Informationen nicht bereitgestellt werden können. Die Nichteinhaltung dieser Frist kann mit Sanktionen geahndet werden. Um diesen rechtlichen Verpflichtungen nachzukommen, benötigen Gemeinden eine effiziente Infrastruktur, um sowohl eingehende Anfragen und Unterlagen zu digitalisieren als auch Dokumente rechtzeitig abzurufen.  

Die Poststelle der Gemeinde ist für das Einscannen der gesamten eingehenden Post zuständig, einschließlich der Briefumschläge, auf denen das Posteingangsdatum vermerkt ist. Seit der Einführung der WOO ist es besonders wichtig, das tatsächliche Eingangsdatum zu erfassen, da dieses von dem im Antrag angegebenen Datum abweichen kann und die Gemeinde ab dem Posteingang vier Wochen Zeit für eine Antwort hat. Briefumschläge sind mitunter schwierig zu scannen, weshalb ein Scanner erforderlich ist, der erkennt, wenn es sich um eine Doppelseite handelt, und den Vorgang anhält, damit der Bediener über einen Touchscreen das weitere Vorgehen auswählen kann.  

Um diesen Prozess zu bewältigen, verfügt eine typische Poststelle über drei Scanner und eine Software zur Dokumentenautomatisierung, wie sie beispielsweise von Kofax angeboten wird, um Daten für den nächsten Schritt umzuwandeln und zu kategorisieren. Nach der Digitalisierung werden die Daten des Dokuments und des Umschlags in ein Dokumenten- oder Vorgangsverwaltungssystem wie Join, Djuma oder Corsa importiert, von wo aus die zuständige Person oder Abteilung darauf zugreifen kann.

Produktionsscanner wie die Kodak S3000- oder Kodak i4000-Serie sowie die Canon DR-G2-Serie (z. B. Canon DR-G2110) eignen sich besonders für die Prozesse in Kommunen, da sie große Mengen gemischter Stapel verarbeiten können – etwa Dokumente, Umschläge und sogar Fotos, die zur Unterstützung von Bauanträgen eingereicht werden.  

Die meisten Kommunen entscheiden sich für einen Full-Service-Vertrag, der vorrangigen Vor-Ort-Support, vorbeugende Wartung und den Austausch von Verbrauchsmaterialien beinhaltet. Dies bietet viele Vorteile, wie etwa vorhersehbare Kosten für Wartung und Reparatur sowie die Minimierung von Betriebsunterbrechungen.  

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