Die Digitalisierung ist für viele Institutionen ein logischer Schritt. Doch reicht das aus, um konform zu sein und zu bleiben? Qualitätsstandards wie Metamorfoze, FADGI und ISO 19264-1 spielen eine immer wichtigere Rolle bei der nachhaltigen Verwaltung digitaler Archive. Gleichzeitig stellen Gesetze und Vorschriften strengere Anforderungen an Zuverlässigkeit, Zugänglichkeit und rechtliche Nachhaltigkeit. Wie können Sie sicher sein, dass Ihr digitales Archiv den heutigen Standards entspricht und für die Anforderungen von morgen gerüstet ist? Und welche Risiken bestehen, wenn dies nicht der Fall ist?

Digitalisierung ist ein Anfang, kein Ende

Die Digitalisierung macht Sammlungen zugänglicher, verringert die Abhängigkeit von physischen Materialien und trägt dazu bei, Daten vor Verlust oder Verfall zu schützen.

Die Digitalisierung bedeutet jedoch nicht automatisch, dass das Archiv alle Anforderungen erfüllt. Ein digitales Archiv muss nicht nur eine gute technische Qualität aufweisen, sondern auch Richtlinien zur Nachhaltigkeit, Zugänglichkeit und gesetzlichen Aufbewahrungspflichten einhalten.

Qualitätsstandards bieten Orientierung, erfordern aber Entscheidungen

Internationale Standards wie Metamorfoze, FADGI und ISO 19264-1 bieten einen objektiven Rahmen für die Qualität digitaler Archive. Sie helfen dabei, klare Entscheidungen bei der Digitalisierung zu treffen und bieten Orientierung bei Ausschreibungen, Überprüfungen und der Rechenschaftspflicht.

Doch nicht jeder Standard gilt für jede Art von Archiv oder Sammlung. Eine Kultureinrichtung mit empfindlichen Manuskripten hat andere Qualitätsanforderungen als ein Stadtarchiv mit Verwaltungsakten. Die Bestimmung des richtigen Standards ist daher nicht nur eine technische, sondern auch eine strategische Entscheidung.

Compliance erfordert ständige Aufmerksamkeit

Vorschriften und Standards entwickeln sich ständig weiter. Was heute als ausreichend gilt, kann in wenigen Jahren bereits veraltet sein. Compliance ist daher keine einmalige Bewertung, sondern ein fortlaufender Prozess.

Organisationen sind gut beraten, Qualitätsanforderungen nicht nur zu Beginn der Digitalisierung zu berücksichtigen, sondern auch einen Plan für regelmäßige Bewertungen und notwendige Anpassungen zu erstellen.

Der rechtliche Status digitaler Kopien

Eine häufig gestellte Frage ist, ob digitale Kopien denselben rechtlichen Wert haben wie Papieroriginale. In den meisten Fällen ist dies der Fall, sofern die korrekten Qualitätsstandards und Prozessvereinbarungen eingehalten werden.

Ein gut dokumentierter und konformer Digitalisierungsprozess verhindert Unsicherheiten bei Gerichtsverfahren, Audits oder der Offenlegung von Informationen.

Ein zuverlässiges digitales Archiv bietet Sicherheit

Konformes Informationsmanagement leistet mehr als nur die Einhaltung von Regeln. Es gewährleistet die langfristige Zugänglichkeit, verringert das Risiko von Datenverlusten und bietet sowohl den Verwaltern als auch den Nutzern des Archivs Sicherheit.

Wer Compliance als integralen Bestandteil des Informationsmanagementprozesses betrachtet – und nicht als separate Prüfung im Nachhinein –, vermeidet kostspielige Korrekturen in der Zukunft.