ServiceNow wird weithin eingesetzt, um die Effizienz zu steigern und Kosten zu senken, mit einem ROI von 195 % innerhalb von 3 Jahren. Um das Beste aus dieser Plattform herauszuholen, sollten Sie einen Implementierungsexperten hinzuziehen, der einen objektiven Blick auf Ihre Anpassungsanforderungen wirft, damit Sie die richtigen Funktionen priorisieren können.

Mit einer modernen Digital Adoption Platform wie Apty können Sie schnell starten und die häufigsten Herausforderungen bei Onboarding und Implementierung umgehen.

Schauen wir uns zunächst an, was ServiceNow erreichen soll.

Was ist ServiceNow?  

Als leistungsstarke Cloud-Plattform ermöglicht ServiceNow Ihren IT-, HR- und Finanzabteilungen die Vereinfachung von Prozessen. Ursprünglich als ITSM-Anwendung gestartet, entwickelte sie sich zu einer Lösung zur Verbesserung von Kundenservice, IT-Prozessen, Sicherheit, Unternehmensanwendungen und HR-Diensten.

Ihr Unternehmen kann Workflows und automatisierte Aufgaben nutzen, um den gesamten Lebenszyklus von Mitarbeitern auf dieser einen Plattform zu optimieren und manuelle Arbeit überflüssig zu machen. Das klingt ideal für jedes Unternehmen, das seine Effizienz steigern möchte – und das ist es auch. Doch obwohl es perfekt für die Automatisierung von Routineaufgaben und die Freisetzung von Zeit für komplexere Arbeiten geeignet ist, gibt es bei der ServiceNow-Onboarding-Phase große Herausforderungen.

Wie eine Digital Adoption Platform wie Apty Ihre ServiceNow-Implementierung einfacher und robuster macht

Das Onboarding bei jeder neuen Lösung kann eine Herausforderung sein, und ServiceNow bildet da keine Ausnahme. Eine digitale Onboarding-Plattform ermöglicht es Ihren Benutzern, in Echtzeit zu lernen, wie sie ihre Aufgaben erledigen. Dies verkürzt die Schulungszeit und stellt sicher, dass sie die Unterstützung erhalten, um Fragen zu stellen und vom ersten Tag an alles vollständig zu verstehen, wenn sie ServiceNow nutzen.

Es gibt nicht nur einen Weg für das Onboarding mit ServiceNow; viele Methoden wie Zertifizierungen, Online-Schulungen und die Beauftragung externer Partner kosten viel Zeit und Ressourcen und liefern erst langfristig Ergebnisse. Eine Digital Adoption Platform wie Apty bietet einen umfassenden On-Demand-Onboarding-Prozess, der ServiceNow gründlich integriert, aber dennoch schnell durchlaufen werden kann.

Wie sorgt Apty dafür, dass Ihr ServiceNow-Onboarding ein Erfolg wird?

1. Schritt-für-Schritt-Anleitung

ServiceNow ist eine komplexe Anwendung – und genau deshalb ist sie so leistungsfähig. Ihr Unternehmen wird manuelle Arbeit reduzieren, Effizienz schaffen und Onboarding-Prozesse beschleunigen. Um dieses Stadium zu erreichen, müssen Sie akzeptieren, dass es bei der ersten Nutzung von ServiceNow eine Lernkurve gibt, während Sie alle Funktionen und deren Anwendung verstehen lernen.

Ohne eine Digital Adoption Platform müssen Ihre Mitarbeiter für jede ihrer Rollen die relevanten Handbücher in der allgemeinen Dokumentation suchen. Dies ist für einen Onboarding-Prozess natürlich nicht ideal und wird die Implementierungsphase erheblich verlängern.

Mit Apty können Sie benutzerdefinierte In-App-Anleitungen für alle Funktionen, Regionen und Abteilungen erstellen. Dies verhindert Verwirrung bei neuen Mitarbeitern, die ohnehin schon eine enorme Menge an Informationen verarbeiten müssen. Neue Benutzer werden vom System begrüßt, erhalten eine für ihre Rolle relevante Führung und werden bei jedem Schritt unterstützt. Support-Teams und Kollegen erhalten weniger Support-Anfragen, was eine erhebliche Menge an Zeit und Ressourcen spart, die normalerweise während einer Einarbeitungsphase benötigt werden.

Die Anleitung ist in zwei Registerkarten unterteilt: Hilfe und Onboarding. Um sich mit der Anwendung vertraut zu machen, müssen alle neuen Mitarbeiter alle Workflows auf der Registerkarte „Onboarding“ abschließen, bevor sie mit der Arbeit in der Anwendung beginnen können. Es dauert in der Regel einige Stunden bis wenige Tage, um sich vollständig mit dem System vertraut zu machen.

Die Registerkarte „Hilfe“ kann von neuen und bestehenden Mitarbeitern genutzt werden, um ihr Wissen zu erweitern, nachdem sie die Übungen auf der Registerkarte „Onboarding“ abgeschlossen haben. Hier kann Ihr Unternehmen Videos, zusätzliche Dokumentationen und Workflows hinzufügen, die Ihren Mitarbeitern helfen, ihr Wissen zu festigen.

ServiceNow ist eine Investition, die nachweislich einen hohen ROI liefert. Um dies zu belegen, ist eine schnelle Akzeptanz der Plattform erforderlich. Apty wurde entwickelt, um dies zu unterstützen, indem es den Wissenserwerb verfolgt und es Ihren Mitarbeitern ermöglicht, ihren Lernprozess durch die Umsetzung in die Echtzeit-Aufgabenausführung zu stärken.

2. In-App-Support = schnelles Onboarding

Die Vergessenskurve ist der Feind jeder Schulung. Egal wie perfekt Sie ein traditionelles Onboarding auf die Ziele Ihres Unternehmens und die Bedürfnisse Ihrer Nutzer abstimmen, die menschliche Neigung zum Vergessen kann Ihre Pläne jederzeit durchkreuzen.

Bei Digital Adoption Platforms ist das anders. On-Demand-Lernen umgeht dieses Problem mit einer Wissensdatenbank, die Ihren Nutzern rund um die Uhr zur Verfügung steht. Das gesamte Angebot an ServiceNow-Dokumentationen und Anleitungsvideos ist jederzeit abrufbar – genau dann, wenn Ihre Mitarbeiter sich entscheiden, mit ihrem Lernprozess zu beginnen. Die Fallstricke allgemeiner Dokumentationen gehören der Vergangenheit an, da die Hilfeinhalte stets auf die spezifischen Bedürfnisse jedes einzelnen Nutzers zugeschnitten sind.

3. Nutzen Sie aussagekräftige Erkenntnisse, um Ihre Fluktuationsrate zu senken   

Mitarbeiterbindung ist wichtiger denn je. Laut INC verlässt im aktuellen Markt 40 % der Belegschaft das Unternehmen innerhalb des ersten Jahres. Der Verlust an Wissen, Kontinuität und die Kosten für Ersatzbeschaffungen können Unternehmen hart treffen. Mitarbeiter kündigen oft, wenn sie bei ihren täglichen Aufgaben Schwierigkeiten haben und sich unmotiviert oder unterbewertet fühlen. Digitale Transformation ist essenziell, aber die Mitarbeiter müssen sich dabei unterstützt fühlen.

Ihr Unternehmen kann sich gegen diese Probleme wappnen, indem es durch exzellente Schulungen und Onboarding das Selbstvertrauen der Mitarbeiter stärkt. Apty hilft Ihnen dabei, Ihre Mitarbeiter und deren Nutzung der ServiceNow-Anwendung zu verstehen, bevor Sie ein Trainings- und Onboarding-Programm für neue Kollegen entwerfen. Die Analysetools von Apty zeigen Ihnen, wie Ihre Mitarbeiter die Anwendung nutzen, wo sie hängen bleiben, welche Workflows sie abbrechen und wie viel Zeit sie für die Erledigung ihrer Aufgaben benötigen.

Indem Sie Engpässe mithilfe der Apty-Daten identifizieren, können Sie Ihr Programm für neue Mitarbeiter so gestalten, dass diese Probleme von Anfang an vermieden werden. Ihr ServiceNow-Onboarding kann gezielt Workflows adressieren, die sich für andere als problematisch erwiesen haben, sodass diese keine Stolpersteine mehr darstellen.  

Anschließend können Sie das Analysetool von Apty erneut einsetzen, um zu sehen, wie die Mitarbeiter in ServiceNow abschneiden, sobald die Verbesserungen umgesetzt und die Engpässe beseitigt wurden. Sollten Mitarbeiter weiterhin auf Probleme stoßen, können Sie maßgeschneiderte Lösungen für neue, optimierte Workflows erstellen, die ihnen helfen, ihre tägliche Arbeit zu rationalisieren.

Wir wissen, dass das Onboarding für eine komplexe Anwendung wie ServiceNow eine große Aufgabe ist, aber wir sind überzeugt, dass es sich lohnt. Sobald Ihre Mitarbeiter die grundlegende Bedienung und ihre spezifischen Workflows beherrschen, werden der Mehrwert und die Wirkung erst richtig sichtbar. Sie können neue Workflows erstellen, repetitive Aufgaben automatisieren und abteilungsübergreifende Verbindungen schaffen, die zu einer insgesamt besseren Leistung führen.  

Ein einfacher Schritt, den Sie vorab unternehmen können: Nutzen Sie eine Digital Adoption Platform wie Apty. Ein DAP wie Apty stellt sicher, dass Ihr Onboarding-Prozess einfach, auf individuelle Bedürfnisse reagierend und umfassend ist, damit Sie alle Funktionen, die eine Anwendung wie ServiceNow zu bieten hat, optimal nutzen können.

Wenn Sie planen, massiv in eine Anwendung wie ServiceNow zu investieren, kann Apty sicherstellen, dass Ihr Einführungsprozess reibungslos verläuft, für jeden zugänglich ist und exakt auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens konfiguriert wird. Haben Sie den Schritt bereits gewagt, kämpfen aber mit der Implementierung? Dann können wir einspringen. Kontaktieren Sie uns jetzt, um sicherzustellen, dass Ihr Onboarding-Prozess für Mitarbeiter ein voller Erfolg wird.