ServiceNow wordt op grote schaal ingezet om de efficiëntie te verhogen en kosten te besparen, met een ROI van 195% binnen 3 jaar. Om het maximale uit dit platform te halen, moet u een implementatie-expert inschakelen die een objectieve blik werpt op uw aanpassingsbehoeften, zodat u de juiste functionaliteiten prioriteert.

Met een modern digital adoption platform, zoals Apty, kunt u snel aan de slag en omzeilt u veelvoorkomende uitdagingen bij onboarding en implementatie.

Laten we eerst kijken naar wat ServiceNow beoogt te bereiken.

Wat is ServiceNow?  

Als krachtig cloudplatform stelt ServiceNow uw IT-, HR- en financiële afdelingen in staat om processen te vereenvoudigen. Het begon oorspronkelijk als een ITSM-applicatie en ontwikkelde zich vervolgens tot een oplossing voor het verbeteren van klantenservice, IT-processen, beveiliging, bedrijfsapplicaties en HR-diensten.

Uw bedrijf kan workflows en geautomatiseerde taken gebruiken om de volledige levenscyclus van medewerkers in dit ene platform te stroomlijnen, waardoor handmatig werk overbodig wordt. Dit klinkt ideaal voor elk bedrijf dat zijn efficiëntie wil verbeteren - en dat is het ook -, maar hoewel het perfect is voor het automatiseren van routinetaken en het vrijmaken van tijd voor complexer werk, zijn er grote uitdagingen in de onboardingfase van ServiceNow.

Hoe een digital adoption platform zoals Apty uw ServiceNow-implementatie eenvoudiger en robuuster maakt

Onboarding bij elke nieuwe oplossing kan een uitdaging zijn, en ServiceNow vormt daarop geen uitzondering. Een digitaal onboardingplatform stelt uw gebruikers in staat om in realtime te leren hoe ze hun taken moeten uitvoeren. Dit verkort de trainingstijd en zorgt ervoor dat ze de ondersteuning krijgen om vragen te stellen en vanaf de eerste dag dat ze ServiceNow gebruiken, alles volledig te begrijpen.

Er is niet slechts één manier om met ServiceNow te onboarden; veel methoden, zoals certificering, online training en het inschakelen van een externe partij, kosten veel tijd en middelen en leveren pas op de lange termijn resultaten op. Een digital adoption platform zoals Apty biedt een uitgebreid, on-demand onboardingproces dat ServiceNow grondig integreert, maar dat ook snel kan worden doorlopen.

Hoe zorgt Apty ervoor dat uw ServiceNow-onboarding een succes wordt?

1. Stapsgewijze begeleiding

ServiceNow is een complexe applicatie - en dat is precies waarom het zoveel kan bereiken. Uw bedrijf zal handmatig werk verminderen, efficiëntie creëren en onboardingprocessen versnellen. Om dit stadium te bereiken, moet u accepteren dat er bij het eerste gebruik van ServiceNow een leercurve is terwijl u alle functies en het gebruik ervan leert begrijpen.

Zonder een digital adoption platform moeten uw medewerkers voor elk van hun rollen de relevante handleidingen opzoeken in algemene documentatie. Dit is uiteraard niet ideaal voor een onboardingproces en zal de implementatieperiode aanzienlijk verlengen.

Met Apty kunt u aangepaste in-app begeleiding maken voor alle functies, regio's en afdelingen. Dit voorkomt verwarring bij nieuwe medewerkers, die van nature al een enorme hoeveelheid andere informatie moeten verwerken. Nieuwe gebruikers worden door het systeem verwelkomd, krijgen een walkthrough toegewezen die relevant is voor hun rol en worden bij elke stap ondersteund. Supportteams en collega's ontvangen minder ondersteuningsvragen, wat een aanzienlijke hoeveelheid tijd en middelen bespaart die normaal gesproken tijdens een inwerkperiode nodig zijn.

De begeleiding is verdeeld in twee tabbladen: Help en Onboarding. Om zich de applicatie eigen te maken, moeten alle nieuwe medewerkers alle workflows in het tabblad Onboarding voltooien voordat ze de applicatie kunnen gaan gebruiken. Het duurt doorgaans enkele uren tot enkele dagen om volledig vertrouwd te raken met het systeem.

Het tabblad Help kan door nieuwe en bestaande medewerkers worden gebruikt om hun kennis te vergroten nadat ze de oefeningen in het tabblad Onboarding hebben afgerond. Hier kan uw bedrijf video's, aanvullende documentatie en workflows toevoegen die uw medewerkers helpen hun kennis te verankeren.

ServiceNow is een investering waarvan bewezen is dat deze een hoge ROI oplevert, en om dit te bewijzen is het noodzakelijk om het platform snel te adopteren. Apty is ontworpen om dit te ondersteunen door kennisverwerving te volgen en uw medewerkers in staat te stellen hun leerproces te versterken door het om te zetten in realtime taakuitvoering.

2. In-app ondersteuning = snelle onboarding

De vergeetcurve is de vijand van training. Je kunt een traditioneel onboardingtraject nog zo perfect afstemmen op de doelen van je organisatie en de behoeften van je gebruikers, de natuurlijke neiging van de mens om dingen te vergeten kan je plannen alsnog dwarsbomen.

Bij digital adoption platforms is dat niet het geval. On-demand leren omzeilt dit probleem met een kennisbank die 24/7 toegankelijk is voor je gebruikers. Het volledige aanbod aan ServiceNow-documentatie en instructievideo's is op elk gewenst moment beschikbaar, precies wanneer je medewerkers besluiten aan de slag te gaan met hun leerproces. De valkuilen van algemene documentatie zijn verleden tijd, omdat de helpcontent altijd is afgestemd op de specifieke behoeften van elke gebruiker.

3. Gebruik krachtige inzichten om je verloopcijfer te verlagen   

Medewerkersbehoud is belangrijker dan ooit. Volgens INC verlaat in de huidige markt 40% van de werknemers hun baan binnen het eerste jaar. Het verlies aan kennis, continuïteit en de kosten voor vervanging kunnen bedrijven hard raken. Medewerkers vertrekken vaak wanneer ze moeite hebben met hun dagelijkse taken en zich ongemotiveerd of ondergewaardeerd voelen. Digitale transformatie is essentieel, maar medewerkers moeten zich wel ondersteund voelen.

Je bedrijf kan zich tegen deze problemen wapenen met uitstekende training en onboarding voor medewerkers, om zo hun zelfvertrouwen te vergroten. Apty helpt je om je medewerkers en hun gebruik van de ServiceNow-applicatie te begrijpen voordat je een trainings- en onboardingprogramma voor nieuwkomers ontwerpt. De analysetools van Apty laten zien hoe je medewerkers de applicatie gebruiken, waar ze vastlopen, welke workflows ze afbreken en hoeveel tijd ze kwijt zijn aan het voltooien van taken.

Door knelpunten te identificeren met de data van Apty, kun je je programma voor nieuwkomers zo ontwerpen dat deze problemen vanaf het begin worden voorkomen. Je onboarding met ServiceNow kan extra aandacht besteden aan workflows die voor anderen problematisch bleken, zodat deze geen struikelblok meer vormen.  

Vervolgens kun je de analysetool van Apty opnieuw inzetten om te zien hoe medewerkers presteren in ServiceNow zodra de verbeteringen zijn doorgevoerd en de knelpunten zijn weggenomen. Als medewerkers nog steeds tegen problemen aanlopen, kun je maatwerkoplossingen creëren voor nieuwe, verbeterde workflows die hen helpen hun dagelijkse werk te stroomlijnen.

We weten dat de onboarding voor een complexe applicatie als ServiceNow een flinke klus is, maar we vinden het de moeite waard. Zodra je medewerkers het basisgebruik en hun specifieke workflows onder de knie hebben, worden de waarde en impact echt zichtbaar. Je kunt nieuwe workflows creëren, repetitieve taken automatiseren en verbindingen tussen afdelingen leggen die leiden tot betere algehele prestaties.  

Eén eenvoudige stap die je vooraf kunt zetten: gebruik een digital adoption platform zoals Apty. Een DAP zoals Apty zorgt ervoor dat je onboardingproces eenvoudig, responsief voor individuele behoeften en allesomvattend is, zodat je optimaal gebruik kunt maken van alle functies die een applicatie als ServiceNow te bieden heeft.

Als je overweegt om fors te investeren in een applicatie als ServiceNow, kan Apty ervoor zorgen dat je adoptieproces soepel verloopt, voor iedereen toegankelijk is en precies is geconfigureerd naar de behoeften van je organisatie. Heb je de stap al gezet, maar worstel je met de implementatie? Dan kunnen wij bijspringen. Neem nu contact met ons op om ervoor te zorgen dat je onboardingproces voor medewerkers een doorslaand succes wordt.