Microsoft 365 es un espacio de trabajo digital que ofrece posibilidades infinitas. Sin embargo, para algunas personas, el enorme volumen de información disponible sobre cómo utilizar el producto puede resultar simplemente abrumador. La pregunta es: ¿cómo podemos, como usuarios, aprovechar al máximo las ventajas que ofrece este sistema y utilizar todas sus funciones de la manera más inteligente y beneficiosa posible?  

En este seminario web del jueves 29 de marzo, le guiamos a través del proceso para sacar el máximo partido a su espacio de trabajo en línea Microsoft 365. En este artículo, también compartiremos algunas de las ideas que obtuvimos de las encuestas realizadas durante el evento.

Cómo adaptar Microsoft 365 a su organización

La mejor manera de integrar Microsoft 365 en su sistema de espacio de trabajo virtual es empezar desde arriba, ¿o no?

La influencia ascendente en la tecnología empresarial

Antes de empezar, es importante entender que las decisiones relativas al software se han vuelto considerablemente más democráticas en los últimos años. En el pasado, los altos cargos de una organización elaboraban una lista de requisitos sobre aspectos como la seguridad y la infraestructura. Mientras tanto, la cuestión de qué tipo específico de software se necesitaba para cumplir esa lista de requisitos quedaba relegada a un segundo plano, convirtiéndose en algo secundario.

Los usuarios finales tienen ahora más poder que en cualquier otro momento de la historia, tanto en términos de la voz que tienen dentro de una organización como de sus propias capacidades tecnológicas. Además, están más acostumbrados a comprar y utilizar su propio software (de consumo).  

Con la llegada del espacio de trabajo híbrido y la creciente prevalencia del trabajo inteligente en nuestra vida diaria, la Experiencia Digital del Empleado es más importante que nunca. Esto explica por qué se presta cada vez más atención a la calidad y popularidad de las herramientas que se utilizan para ayudar a los trabajadores a realizar su labor de forma fluida y eficiente.

Además, la tecnología empresarial es cada vez más similar a la tecnología de consumo, tanto en términos de facilidad de uso como de disponibilidad. Esto ofrece a las personas una gama mucho más amplia de opciones sobre el tipo de software que desean utilizar y les facilita mucho el proceso de empezar a trabajar con él.  

Asimismo, ofrece a los empleados una alternativa a tener que adaptarse simplemente al sistema de software que les han impuesto los responsables, les guste o no. Las propias organizaciones deben acostumbrarse a la idea de que, en cualquier proyecto tecnológico, las preocupaciones de las personas que utilizan el software día tras día deben ocupar siempre el primer lugar en su lista de prioridades.  

Paso 1: Cree su equipo ideal para Microsoft 365

La mayoría de las veces, es el departamento de TI el que decide empezar a utilizar Microsoft 365 como parte de su estrategia general de migración a la nube.

Sin embargo, no debería ser solo un departamento el que tenga la última palabra sobre las soluciones de espacio de trabajo digital de una empresa; debería ser una decisión de grupo. Se deben tener en cuenta las opiniones de la alta dirección, el departamento de RR. HH., Comunicación Corporativa, las personas de las líneas de negocio y los responsables de Innovación o Transformación Empresarial. Todos ellos tienen perspectivas diferentes que no deben pasarse por alto, ya que dicha información puede ser fundamental para configurar un espacio de trabajo virtual óptimo que satisfaga las necesidades de todos en la organización.

Durante el seminario web, Workspace 365 realizó una encuesta preguntando a los participantes: "¿Quién participa en las implementaciones de Microsoft 365 en su organización??". Aunque algunos de los resultados eran de esperar, hubo algunas sorpresas:

La falta unánime de participación de RR. HH. resultó un tanto sorprendente, dado que RR. HH. puede ofrecer, sin duda, información muy valiosa sobre los procesos de trabajo de las personas en toda la empresa. Por supuesto, recomendamos involucrar a personas de todas estas áreas de negocio. 

Paso 2: Definir sus objetivos y elegir las herramientas adecuadas para alcanzarlos

Ya ha reunido a su equipo ideal. ¿Qué viene ahora?

Ahora es el momento de analizar sus objetivos. No solo para Microsoft 365, sino para su organización en su conjunto, ya que estos objetivos fundamentales deben ser el núcleo de todas sus decisiones relacionadas con el software.  

Microsoft 365 es muy práctico y extremadamente versátil, razón por la cual tantas organizaciones han comenzado a utilizarlo. Sin embargo, en muchos casos, solo empiezan a analizar cómo puede ayudarles a alcanzar sus objetivos organizativos una vez que ya tienen todo en marcha; este es el orden equivocado. ‍

Los tres niveles de objetivos organizativos

Los objetivos organizativos pueden dividirse en tres categorías distintas: estratégicos, tácticos y operativos.

• Objetivos estratégicos: objetivos estrechamente vinculados con la organización en su conjunto, como aumentar la productividad de los empleados o hacerse un nombre como lugar innovador para atraer la atención de personas con talento.

• Tácticos: a menudo pueden considerarse "subobjetivos" a nivel de departamento o unidad de negocio que detallan cómo se alcanzarán los diversos objetivos estratégicos. Ejemplos de ello podrían ser reducir el número de reuniones y asegurarse de que los empleados tengan acceso a toda la información y aplicaciones que les resulten relevantes.

• Operativos: aún más específicos son los objetivos relacionados con acciones concretas a nivel individual o de equipo, como exigir que todo el mundo utilice el inicio de sesión único (SSO) para acceder a las aplicaciones.

Por supuesto, también teníamos curiosidad por saber si los asistentes al seminario web ya tenían objetivos específicos para el espacio de trabajo digital de su organización y en qué medida. Los resultados se pueden ver a continuación:

Queremos hacer hincapié en la importancia de esperar a hablar de herramientas específicas hasta haber establecido un conjunto claro de objetivos empresariales. ‍

Consejo principal: seleccione herramientas, no marcas

Ya se ha sentado a establecer un conjunto claro de objetivos y ahora está listo para seleccionar las herramientas que le permitirán crear el espacio de trabajo en línea necesario para hacerlos realidad. En esta etapa, el error que comete mucha gente es centrarse demasiado en los nombres de las marcas que proporcionan el software, en lugar de en los aspectos prácticos.  

Recuerde, cuando busque herramientas, centrarse en categorías de productos como "proveedor de identidad", "intranet" y "espacio de trabajo digital". Es de vital importancia que se centre en la calidad de las herramientas en sí y en cómo le ayudarán a nivel práctico, en lugar de dejarse llevar por la compra de un producto específico basándose únicamente en el nombre de la marca.  

Paso 3: Evaluar y probar las herramientas existentes

Ahora que sabe lo que quiere conseguir y ha decidido que Microsoft 365 puede ser una gran opción para usted y su organización, el siguiente paso es comprobar si todas las herramientas que necesita están disponibles en Microsoft 365.  

Sin embargo, el ecosistema de Microsoft es inmenso y a veces resulta difícil saber por dónde empezar. ¿Permiten las herramientas disponibles en la plataforma alcanzar los objetivos que se ha marcado para su organización? Para responder a esta pregunta, su partner de Microsoft está aquí para ayudarle a localizar e implementar las herramientas adecuadas para crear su espacio de trabajo digital ideal.

Ampliación de Microsoft 365 mediante integraciones

A pesar de la amplia gama de herramientas disponibles en Microsoft 365, siempre existe la posibilidad de que falte algo que usted necesita. Si es así, no olvide que tiene la opción de integrar herramientas externas para ayudarle a unificarlo todo.

Si la herramienta no está conectada a Microsoft 365, puede confirmar si es posible integrarla en su espacio de trabajo digital o intranet actual. Infórmese sobre cómo integrar otras herramientas y tareas con la ayuda de Power Apps, recordando elegir siempre herramientas con un sistema abierto que pueda combinarse con otras plataformas.

Paso 4: Selección de la marca de una herramienta

Una vez que haya decidido el tipo de herramienta que necesita para complementar su entorno de Microsoft 365, llega el momento de elegir la marca. Además de los aspectos obvios, como el precio y la seguridad, hay otros puntos que debe tener en cuenta. A saber:

• ¿Qué marca es la mejor para alcanzar sus objetivos?
• ¿Se puede integrar en mi portal, intranet, panel de control o espacio de trabajo digital?
• ¿Dispone de API para conectar aplicaciones y automatizar procesos?
• ¿Existe una comunidad de desarrollo activa?
• ¿Confío en los responsables de la solución de software?
• ¿Existe una red de partners sólida?

Por último, pregúntese si la herramienta tiene el potencial necesario para evolucionar y apoyarle no solo hoy, sino también en el futuro.

Innovación mediante Microsoft 365 y otros programas

Echemos un vistazo a las posibilidades que nos ofrece Workspace 365 para ayudarnos a sacar el máximo partido a Microsoft 365.

Un sistema abierto para ayudarle a personalizar su espacio de trabajo digital ideal

Workspace 365 ofrece muchas integraciones posibles con Microsoft 365, incluyendo Windows Virtual Desktop para aplicaciones remotas, Azure para la autenticación y Exchange para el calendario y los contactos.

Además de Microsoft 365, también integramos sistemas de otros proveedores, porque creemos que un espacio de trabajo digital debe estar preparado para el futuro y ser independiente del proveedor. Lo conseguimos de varias formas:

• Integración de herramientas nuevas y existentes mediante API
• Integración de información, comunicación y procesos
• Uso de microaplicaciones para tareas secundarias, como solicitudes de vacaciones, notas de gastos y mucho más
• Solicitud e implementación de aplicaciones como parte de la fase de investigación

Al utilizar la API de otros sistemas, podemos integrar sus servicios y combinarlos con Workspace 365. Creamos microaplicaciones para que las organizaciones puedan incorporar tareas e información específicas al espacio de trabajo online y les ayudamos a crear las suyas propias. Esto le permite mantener a los usuarios en su flujo de trabajo, optimizando los procesos y evitando interrupciones en las tareas.

La versatilidad de este sistema abierto es tal que, además de permitirle integrar soluciones externas, Workspace 365 también le ofrece la posibilidad de implementar sus propias funciones en otras plataformas, como una intranet existente o Microsoft Teams. Esto le permite reunir a las personas cada día en un mismo punto de partida sin perder ninguna de las ventajas de Microsoft 365 o Workspace 365.