Microsoft 365 ist ein digitaler Arbeitsplatz mit unendlichen Möglichkeiten. Für manche Menschen kann die schiere Menge an Informationen darüber, wie man das Produkt nutzt, jedoch einfach überwältigend sein. Die Frage ist: Wie können wir als Nutzer die Vorteile dieses Systems optimal ausschöpfen und alle Funktionen so intelligent und gewinnbringend wie möglich einsetzen?  

In diesem Webinar vom Donnerstag, den 29. März, führen wir Sie durch den Prozess, wie Sie das Beste aus Ihrem Microsoft 365-Online-Arbeitsplatz herausholen. In diesem Artikel teilen wir zudem einige der Erkenntnisse, die wir aus den Umfragen während der Veranstaltung gewonnen haben.

So passen Sie Microsoft 365 an Ihr Unternehmen an

Der beste Weg, Microsoft 365 in Ihr virtuelles Arbeitsplatzsystem zu integrieren, ist, ganz oben anzufangen, oder etwa nicht?

Der Einfluss von unten nach oben in der Unternehmenstechnologie

Bevor wir beginnen, ist es wichtig zu verstehen, dass Softwareentscheidungen in den letzten Jahren deutlich demokratischer geworden sind. Früher erstellten Führungskräfte in einem Unternehmen eine Anforderungsliste zu Themen wie Sicherheit und Infrastruktur. Die Frage, welche spezifische Software benötigt wurde, um diese Anforderungen zu erfüllen, rückte dabei in den Hintergrund und wurde zweitrangig.

Endanwender haben heute mehr Macht als je zuvor – sowohl in Bezug auf ihr Mitspracherecht innerhalb eines Unternehmens als auch hinsichtlich ihrer eigenen technologischen Fähigkeiten. Zudem sind sie es gewohnt, ihre eigene (Consumer-)Software zu kaufen und zu nutzen.  

Mit dem Aufkommen des hybriden Arbeitsplatzes und der zunehmenden Verbreitung von intelligentem Arbeiten in unserem Alltag ist die Digital Employee Experience wichtiger denn je. Dies erklärt, warum der Qualität und Beliebtheit der Tools, die Mitarbeitern helfen, ihre Arbeit reibungslos und effizient zu erledigen, immer mehr Aufmerksamkeit geschenkt wird.

Darüber hinaus ähnelt Unternehmenstechnologie immer mehr der Consumer-Technologie, sowohl in Bezug auf die Benutzerfreundlichkeit als auch auf die Verfügbarkeit. Dies bietet den Menschen eine viel größere Auswahl an Software, die sie nutzen möchten, und erleichtert den Einstieg erheblich.  

Außerdem bietet es den Mitarbeitern eine Alternative dazu, sich einfach an das Softwaresystem anpassen zu müssen, das ihnen von Vorgesetzten vorgesetzt wurde – ob sie wollen oder nicht. Unternehmen selbst müssen sich an den Gedanken gewöhnen, dass bei jedem Technologieprojekt die Anliegen der Menschen, die die Software täglich nutzen, immer ganz oben auf der Prioritätenliste stehen sollten.  

Schritt 1: Stellen Sie Ihr ideales Microsoft 365-Team zusammen

Meistens ist es die IT-Abteilung, die entscheidet, Microsoft 365 als Teil ihrer allgemeinen Cloud-Migrationsstrategie einzuführen.

Es sollte jedoch nicht nur eine Abteilung das letzte Wort bei den digitalen Arbeitsplatzlösungen eines Unternehmens haben; es sollte eine Gruppenentscheidung sein. Die Meinungen der Geschäftsführung, der Personalabteilung, der Unternehmenskommunikation, der Fachbereiche sowie der Verantwortlichen für Innovation oder Geschäftstransformation sollten berücksichtigt werden. Sie alle haben unterschiedliche Perspektiven, die nicht übersehen werden sollten, da diese Informationen entscheidend für die Gestaltung eines optimalen virtuellen Arbeitsplatzes sein können, der die Bedürfnisse aller im Unternehmen erfüllt.

Während des Webinars führte Workspace 365 eine Umfrage unter den Teilnehmern durch: „Wer ist in Ihrem Unternehmen an der Implementierung von Microsoft 365 beteiligt?“?“. Auch wenn einige der Ergebnisse zu erwarten waren, gab es doch einige Überraschungen:

Die einhellige Nichtbeteiligung der Personalabteilung war etwas überraschend, da HR zweifellos sehr wertvolle Einblicke in die Arbeitsprozesse der Mitarbeiter im gesamten Unternehmen bieten kann. Wir empfehlen natürlich, Personen aus all diesen Geschäftsbereichen einzubeziehen. 

Schritt 2: Definieren Sie Ihre Ziele und wählen Sie die richtigen Werkzeuge, um sie zu erreichen

Sie haben Ihr ideales Team bereits zusammengestellt. Was kommt als Nächstes?

Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Ziele zu analysieren. Nicht nur für Microsoft 365, sondern für Ihr gesamtes Unternehmen, da diese grundlegenden Ziele den Kern all Ihrer softwarebezogenen Entscheidungen bilden sollten.  

Microsoft 365 ist sehr praktisch und äußerst vielseitig, weshalb so viele Unternehmen damit begonnen haben, es zu nutzen. In vielen Fällen fangen sie jedoch erst dann an zu analysieren, wie es ihnen beim Erreichen ihrer Unternehmensziele helfen kann, wenn bereits alles in Betrieb ist – das ist die falsche Reihenfolge. ‍

Die drei Ebenen der Unternehmensziele

Unternehmensziele lassen sich in drei verschiedene Kategorien unterteilen: strategische, taktische und operative Ziele.

• Strategische Ziele: Ziele, die eng mit dem Unternehmen als Ganzes verknüpft sind, wie etwa die Steigerung der Mitarbeiterproduktivität oder der Aufbau eines Rufs als innovativer Arbeitgeber, um Talente anzuziehen.

• Taktische Ziele: können oft als „Unterziele“ auf Abteilungs- oder Geschäftsbereichsebene betrachtet werden, die detailliert beschreiben, wie die verschiedenen strategischen Ziele erreicht werden sollen. Beispiele hierfür wären die Reduzierung der Anzahl von Meetings und die Sicherstellung, dass Mitarbeiter Zugriff auf alle für sie relevanten Informationen und Anwendungen haben.

• Operative Ziele: noch spezifischer sind Ziele, die sich auf konkrete Maßnahmen auf Einzel- oder Teamebene beziehen, wie etwa die Anforderung, dass jeder Single Sign-On (SSO) für den Zugriff auf Anwendungen nutzt.

Natürlich waren wir auch neugierig, ob die Teilnehmer des Webinars bereits spezifische Ziele für den digitalen Arbeitsplatz ihres Unternehmens hatten und in welchem Umfang. Die Ergebnisse sehen Sie unten:

Wir möchten betonen, wie wichtig es ist, erst dann über spezifische Tools zu sprechen, wenn eine klare Reihe von Geschäftszielen festgelegt wurde. ‍

Wichtiger Hinweis: Wählen Sie Werkzeuge, keine Marken

Sie haben sich bereits zusammengesetzt, um klare Ziele festzulegen, und sind nun bereit, die Werkzeuge auszuwählen, mit denen Sie den Online-Arbeitsplatz schaffen können, um diese Ziele zu verwirklichen. Der Fehler, den viele Menschen in dieser Phase machen, besteht darin, sich zu sehr auf die Markennamen der Softwareanbieter zu konzentrieren, anstatt auf die praktischen Aspekte.  

Denken Sie daran, sich bei der Suche nach Werkzeugen auf Produktkategorien wie „Identitätsanbieter“, „Intranet“ und „Digitaler Arbeitsplatz“ zu konzentrieren. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Sie sich auf die Qualität der Werkzeuge selbst konzentrieren und darauf, wie diese Ihnen auf praktischer Ebene helfen, anstatt sich dazu verleiten zu lassen, ein bestimmtes Produkt nur aufgrund des Markennamens zu kaufen.  

Schritt 3: Bestehende Werkzeuge bewerten und testen

Nachdem Sie nun wissen, was Sie erreichen möchten, und sich für Microsoft 365 als eine hervorragende Option für sich und Ihr Unternehmen entschieden haben, besteht der nächste Schritt darin, zu prüfen, ob alle benötigten Tools in Microsoft 365 verfügbar sind.  

Das Microsoft-Ökosystem ist jedoch riesig, und manchmal ist es schwierig zu wissen, wo man anfangen soll. Ermöglichen die auf der Plattform verfügbaren Tools das Erreichen der Ziele, die Sie sich für Ihr Unternehmen gesetzt haben? Um diese Frage zu beantworten, steht Ihnen Ihr Microsoft-Partner zur Seite, um die richtigen Tools für den Aufbau Ihres idealen digitalen Arbeitsplatzes zu finden und zu implementieren.

Erweiterung von Microsoft 365 durch Integrationen

Trotz der breiten Palette an Tools, die in Microsoft 365 verfügbar sind, besteht immer die Möglichkeit, dass etwas fehlt, das Sie benötigen. Wenn dies der Fall ist, denken Sie daran, dass Sie die Option haben, externe Tools zu integrieren, um alles zu vereinheitlichen.

Wenn das Tool nicht mit Microsoft 365 verbunden ist, können Sie prüfen, ob eine Integration in Ihren aktuellen digitalen Arbeitsplatz oder Ihr Intranet möglich ist. Informieren Sie sich mithilfe von Power Apps darüber, wie Sie andere Tools und Aufgaben integrieren können, und achten Sie dabei stets darauf, Tools mit einem offenen System zu wählen, das mit anderen Plattformen kombiniert werden kann.

Schritt 4: Auswahl der Marke eines Tools

Sobald Sie sich für die Art des Tools entschieden haben, das Sie zur Ergänzung Ihrer Microsoft 365-Umgebung benötigen, ist es an der Zeit, die Marke auszuwählen. Neben den offensichtlichen Aspekten wie Preis und Sicherheit gibt es weitere Punkte, die Sie berücksichtigen sollten. Nämlich:

• Welche Marke ist am besten geeignet, um Ihre Ziele zu erreichen?
• Lässt es sich in mein Portal, Intranet, Dashboard oder meinen digitalen Arbeitsplatz integrieren?
• Verfügt es über eine API, um Anwendungen zu verbinden und Prozesse zu automatisieren?
• Gibt es eine aktive Entwickler-Community?
• Vertraue ich den Verantwortlichen der Softwarelösung?
• Gibt es ein starkes Partnernetzwerk?

Fragen Sie sich abschließend, ob das Tool das nötige Potenzial besitzt, um sich weiterzuentwickeln und Sie nicht nur heute, sondern auch in Zukunft zu unterstützen.

Innovation durch Microsoft 365 und andere Programme

Werfen wir einen Blick auf die Möglichkeiten, die uns Workspace 365 bietet, um das Beste aus Microsoft 365 herauszuholen.

Ein offenes System, das Ihnen bei der Anpassung Ihres idealen digitalen Arbeitsplatzes hilft

Workspace 365 bietet viele Integrationsmöglichkeiten mit Microsoft 365, darunter Windows Virtual Desktop für Remote-Anwendungen, Azure für die Authentifizierung sowie Exchange für Kalender und Kontakte.

Neben Microsoft 365 integrieren wir auch Systeme anderer Anbieter, da wir davon überzeugt sind, dass ein digitaler Arbeitsplatz zukunftssicher und herstellerunabhängig sein sollte. Dies erreichen wir auf verschiedene Weise:

• Integration neuer und bestehender Tools mittels API
• Integration von Informationen, Kommunikation und Prozessen
• Nutzung von Micro-Apps für Nebenaufgaben wie Urlaubsanträge, Spesenabrechnungen und vieles mehr
• Anforderung und Implementierung von Anwendungen als Teil der Recherchephase

Durch die Nutzung der API anderer Systeme können wir deren Dienste integrieren und mit Workspace 365 kombinieren. Wir erstellen Micro-Apps, damit Unternehmen spezifische Aufgaben und Informationen in den Online-Arbeitsplatz einbinden können, und unterstützen sie bei der Erstellung eigener Anwendungen. So bleiben Ihre Nutzer in ihrem Arbeitsfluss, Prozesse werden optimiert und Unterbrechungen bei der Arbeit vermieden.

Die Vielseitigkeit dieses offenen Systems geht so weit, dass Sie nicht nur externe Lösungen integrieren, sondern auch eigene Funktionen von Workspace 365 in anderen Plattformen wie einem bestehenden Intranet oder Microsoft Teams implementieren können. So führen Sie Ihre Mitarbeiter jeden Tag an einem zentralen Ausgangspunkt zusammen, ohne auf die Vorteile von Microsoft 365 oder Workspace 365 verzichten zu müssen.