Microsoft 365 is een digitale werkomgeving die oneindige mogelijkheden biedt. Voor sommigen kan de enorme hoeveelheid informatie over het gebruik van het product echter simpelweg overweldigend zijn. De vraag is: hoe kunnen wij als gebruikers het maximale uit de voordelen van dit systeem halen en alle functies zo slim en nuttig mogelijk inzetten?  

In dit webinar van donderdag 29 maart leiden we u door het proces om het maximale uit uw online Microsoft 365-werkomgeving te halen. In dit artikel delen we ook enkele inzichten die we hebben opgedaan uit de peilingen tijdens het evenement.

Hoe u Microsoft 365 aanpast aan uw organisatie

De beste manier om Microsoft 365 te integreren in uw virtuele werkomgeving is door bovenaan te beginnen, toch?

De opwaartse invloed op zakelijke technologie

Voordat we beginnen, is het belangrijk om te begrijpen dat beslissingen over software de afgelopen jaren aanzienlijk democratischer zijn geworden. Vroeger stelde het hogere management een lijst met eisen op over zaken als beveiliging en infrastructuur. De vraag welk specifiek type software nodig was om aan die eisen te voldoen, raakte daarbij op de achtergrond en werd bijzaak.

Eindgebruikers hebben nu meer macht dan ooit tevoren, zowel wat betreft hun stem binnen een organisatie als hun eigen technologische vaardigheden. Bovendien zijn ze er meer aan gewend geraakt om hun eigen (consumenten)software aan te schaffen en te gebruiken.  

Met de komst van de hybride werkomgeving en de toenemende populariteit van slim werken in ons dagelijks leven, is de Digital Employee Experience belangrijker dan ooit. Dit verklaart waarom er steeds meer aandacht is voor de kwaliteit en populariteit van de tools die werknemers helpen hun werk soepel en efficiënt uit te voeren.

Bovendien gaat zakelijke technologie steeds meer lijken op consumententechnologie, zowel qua gebruiksvriendelijkheid als beschikbaarheid. Dit geeft mensen een veel bredere keuze in het type software dat ze willen gebruiken en maakt het voor hen veel gemakkelijker om ermee aan de slag te gaan.  

Het biedt werknemers ook een alternatief voor het simpelweg moeten aanpassen aan het softwaresysteem dat hen door het management is opgelegd, of ze dat nu willen of niet. Organisaties moeten zelf wennen aan het idee dat bij elk technologisch project de behoeften van de mensen die de software dag in, dag uit gebruiken, altijd bovenaan de prioriteitenlijst moeten staan.  

Stap 1: Stel uw ideale Microsoft 365-team samen

Meestal is het de IT-afdeling die besluit om Microsoft 365 te gaan gebruiken als onderdeel van hun algemene cloudmigratiestrategie.

Echter, niet slechts één afdeling zou het laatste woord moeten hebben over de digitale werkomgeving van een bedrijf; het zou een groepsbesluit moeten zijn. De meningen van het hogere management, HR, Corporate Communicatie, mensen uit de business units en verantwoordelijken voor Innovatie of Business Transformation moeten worden meegenomen. Zij hebben allemaal verschillende perspectieven die niet over het hoofd gezien mogen worden, aangezien deze informatie cruciaal kan zijn voor het inrichten van een optimale virtuele werkomgeving die voldoet aan de behoeften van iedereen in de organisatie.

Tijdens het webinar hield Workspace 365 een peiling onder de deelnemers met de vraag: "Wie is er betrokken bij de implementaties van Microsoft 365 in uw organisatie?"Hoewel sommige resultaten te verwachten waren, waren er ook enkele verrassingen:

Het unanieme gebrek aan betrokkenheid van HR was enigszins verrassend, aangezien HR zonder twijfel zeer waardevolle inzichten kan bieden in de werkprocessen van mensen binnen de hele organisatie. Wij raden uiteraard aan om mensen uit al deze bedrijfsgebieden te betrekken. 

Stap 2: Uw doelen bepalen en de juiste tools kiezen om deze te bereiken

U heeft uw ideale team inmiddels samengesteld. Wat is de volgende stap?

Nu is het tijd om uw doelen te analyseren. Niet alleen voor Microsoft 365, maar voor uw organisatie als geheel, aangezien deze fundamentele doelen de kern moeten vormen van al uw softwaregerelateerde beslissingen.  

Microsoft 365 is zeer praktisch en uiterst veelzijdig, en dat is de reden waarom zoveel organisaties ermee zijn gaan werken. In veel gevallen wordt er echter pas gekeken hoe het kan helpen bij het behalen van organisatiedoelen zodra alles al in gebruik is genomen; dat is de verkeerde volgorde. ‍

De drie niveaus van organisatiedoelen

Organisatiedoelen kunnen worden onderverdeeld in drie verschillende categorieën: strategisch, tactisch en operationeel.

• Strategische doelen: doelen die nauw verbonden zijn met de organisatie als geheel, zoals het verhogen van de productiviteit van medewerkers of het opbouwen van een reputatie als innovatieve werkplek om toptalent aan te trekken.

• Tactisch: vaak te beschouwen als "subdoelen" op afdelings- of business unit-niveau die specificeren hoe de diverse strategische doelen zullen worden bereikt. Voorbeelden hiervan zijn het verminderen van het aantal vergaderingen en ervoor zorgen dat medewerkers toegang hebben tot alle voor hen relevante informatie en applicaties.

• Operationeel: nog specifieker zijn de doelen die betrekking hebben op concrete acties op individueel of teamniveau, zoals het verplichten van single sign-on (SSO) voor toegang tot applicaties.

We waren uiteraard ook benieuwd of de deelnemers aan het webinar al specifieke doelen hadden voor de digitale werkomgeving van hun organisatie en in hoeverre dat het geval was. De resultaten zijn hieronder te zien:

We willen benadrukken hoe belangrijk het is om pas over specifieke tools te praten nadat u een duidelijke set bedrijfsdoelen heeft vastgesteld. ‍

Belangrijkste tip: kies tools, geen merken

U bent gaan zitten om een duidelijke set doelen vast te stellen en bent nu klaar om de tools te selecteren waarmee u de online werkomgeving kunt creëren die nodig is om deze te realiseren. De fout die veel mensen in deze fase maken, is dat ze zich te veel focussen op de merknamen die de software leveren, in plaats van op de praktische aspecten.  

Onthoud dat u zich bij het zoeken naar tools moet richten op productcategorieën zoals "identiteitsprovider", "intranet" en "digitale werkomgeving". Het is van cruciaal belang dat u zich concentreert op de kwaliteit van de tools zelf en op hoe deze u praktisch gaan helpen, in plaats van u te laten verleiden tot de aanschaf van een specifiek product op basis van enkel de merknaam.  

Stap 3: Bestaande tools evalueren en testen

Nu u weet wat u wilt bereiken en heeft besloten dat Microsoft 365 een uitstekende keuze is voor u en uw organisatie, is de volgende stap om te controleren of alle tools die u nodig heeft beschikbaar zijn in Microsoft 365.  

Het ecosysteem van Microsoft is echter enorm en het is soms lastig om te weten waar u moet beginnen. Bieden de beschikbare tools op het platform de mogelijkheid om de doelen te behalen die u voor uw organisatie heeft gesteld? Om deze vraag te beantwoorden, staat uw Microsoft-partner klaar om u te helpen bij het vinden en implementeren van de juiste tools voor het creëren van uw ideale digitale werkplek.

Microsoft 365 uitbreiden door middel van integraties

Ondanks het brede scala aan tools in Microsoft 365, bestaat altijd de kans dat er iets ontbreekt dat u nodig heeft. Als dat het geval is, vergeet dan niet dat u de mogelijkheid heeft om externe tools te integreren om alles te verenigen.

Als de tool niet is verbonden met Microsoft 365, kunt u controleren of het mogelijk is om deze te integreren in uw huidige digitale werkplek of intranet. Lees meer over hoe u andere tools en taken kunt integreren met behulp van Power Apps, en kies daarbij altijd voor tools met een open systeem dat gecombineerd kan worden met andere platforms.

Stap 4: Het selecteren van een merk voor een tool

Zodra u heeft besloten welk type tool u nodig heeft om uw Microsoft 365-omgeving aan te vullen, is het tijd om een merk te kiezen. Naast de voor de hand liggende aspecten, zoals prijs en beveiliging, zijn er andere punten waar u rekening mee moet houden. Namelijk:

• Welk merk is het meest geschikt om mijn doelen te bereiken?
• Kan het worden geïntegreerd in mijn portaal, intranet, dashboard of digitale werkplek?
• Beschikt het over een API om applicaties te koppelen en processen te automatiseren?
• Is er een actieve ontwikkelingsgemeenschap?
• Vertrouw ik de verantwoordelijken voor de softwareoplossing?
• Is er een sterk partnernetwerk?

Vraag uzelf tot slot af of de tool het potentieel heeft om te evolueren en u niet alleen vandaag, maar ook in de toekomst te ondersteunen.

Innovatie door middel van Microsoft 365 en andere programma's

Laten we eens kijken naar de mogelijkheden die Workspace 365 biedt om het maximale uit Microsoft 365 te halen.

Een open systeem om u te helpen bij het personaliseren van uw ideale digitale werkplek

Workspace 365 biedt vele mogelijke integraties met Microsoft 365, waaronder Windows Virtual Desktop voor externe applicaties, Azure voor authenticatie en Exchange voor agenda en contactpersonen.

Naast Microsoft 365 integreren we ook systemen van andere leveranciers, omdat wij geloven dat een digitale werkplek toekomstbestendig en leveranciersonafhankelijk moet zijn. Dit bereiken we op verschillende manieren:

• Integratie van nieuwe en bestaande tools via API's
• Integratie van informatie, communicatie en processen
• Gebruik van micro-apps voor secundaire taken, zoals vakantieaanvragen, onkostennota's en nog veel meer
• Aanvraag en implementatie van applicaties als onderdeel van de onderzoeksfase

Door gebruik te maken van de API van andere systemen, kunnen we hun diensten integreren en combineren met Workspace 365. We creëren micro-apps zodat organisaties specifieke taken en informatie kunnen opnemen in de online werkplek en we helpen hen bij het bouwen van hun eigen apps. Hierdoor blijven gebruikers in hun workflow, worden processen geoptimaliseerd en worden onderbrekingen in taken voorkomen.

De veelzijdigheid van dit open systeem is zodanig dat Workspace 365 u niet alleen in staat stelt externe oplossingen te integreren, maar u ook de mogelijkheid biedt om uw eigen functies te implementeren in andere platforms, zoals een bestaand intranet of Microsoft Teams. Hiermee brengt u mensen elke dag samen op één centraal startpunt, zonder dat u de voordelen van Microsoft 365 of Workspace 365 verliest.