Cada vez más instituciones reconocen la importancia de la digitalización. No solo para preservar las colecciones históricas, sino también para hacer que la información sea más accesible, fácil de buscar y manejable.

La presión por digitalizar también va en aumento. La legislación y la normativa imponen requisitos más estrictos en cuanto a sostenibilidad y transparencia. Al mismo tiempo, crece la expectativa pública de que los archivos estén disponibles en formato digital para ciudadanos, investigadores y usuarios internos. Los archivos en papel son vulnerables, difíciles de consultar y, a menudo, están dispersos en varias ubicaciones. En una era en la que la accesibilidad, la sostenibilidad y la rendición de cuentas son fundamentales, la digitalización es un pilar esencial para una buena gestión de archivos.

Sin embargo, el primer paso suele ser el más difícil. ¿Por dónde empezar? ¿Qué decisiones hay que tomar? ¿Y cómo evitar que el proceso se vuelva abrumador?

De la digitalización a la gestión sostenible de archivos

La digitalización abarca hoy todos los aspectos fundamentales de la gestión de archivos: desde el almacenamiento sostenible hasta la accesibilidad y la rendición de cuentas. Está estrechamente vinculada a la legislación y la normativa, la gestión de la información, la accesibilidad y la preservación del patrimonio.
Precisamente por eso es importante no abordar la digitalización como un proyecto aislado, sino como parte de una estrategia más amplia. Quienes comienzan sin un plan corren el riesgo de fragmentar el proceso o de tener que repetir el trabajo más adelante por no haber cumplido con los estándares de calidad.

Empiece por lo que es vulnerable y valioso

Un primer paso lógico es identificar los riesgos dentro de la colección existente. ¿Qué elementos del archivo son más vulnerables a la pérdida o al deterioro? ¿Qué es insustituible en cuanto a contenido o qué es lo que se solicita con mayor frecuencia?
Al centrarse en esta evaluación, las prioridades surgirán de forma natural. Esto hace que el proceso de digitalización sea concreto y justificable, incluso ante la junta directiva o los organismos que otorgan subvenciones.

Trabaje por fases, teniendo en cuenta la capacidad

La transición a un archivo digital no tiene por qué realizarse de una sola vez. De hecho, un enfoque por fases ayuda a mantener el proceso claro y manejable. Esto permite realizar evaluaciones intermedias, adquirir experiencia y ajustar las decisiones cuando sea necesario.
Una hoja de ruta sirve de guía en este sentido. Ofrece una visión clara del orden de digitalización, los recursos necesarios y los momentos en los que se debe realizar el control de calidad. Esto evita retrasos innecesarios o costes adicionales.

Deje que los estándares de calidad marquen el rumbo

Los estándares internacionales como Metamorfoze, FADGI o ISO 19264-1 no son solo directrices técnicas. También le ayudan a tomar decisiones claras. No todos los documentos necesitan ser escaneados al nivel más alto, pero cuando sea necesario, es importante que la infraestructura sea la adecuada.
Al incorporar estos estándares desde el principio, evitará tener que reinvertir en equipos o software más adelante y garantizará la utilidad a largo plazo del archivo digital.

La digitalización como oportunidad, no como una carga

La digitalización puede parecer compleja, pero no tiene por qué serlo. Con el enfoque adecuado -basado en las prioridades de contenido, los recursos disponibles y unos estándares claros- se convierte en un proceso que aporta tranquilidad, claridad y preparación para el futuro.
Para muchas instituciones, ese primer paso es el más difícil. Pero es precisamente ese primer paso el que determina si la digitalización se percibe como una carga o como una oportunidad para mirar hacia el futuro.