De plus en plus d'institutions reconnaissent l'importance de la numérisation. Non seulement pour préserver les collections historiques, mais aussi pour rendre l'information plus accessible, interrogeable et facile à gérer.

La pression pour numériser s'accentue également. La législation et les réglementations imposent des exigences plus strictes en matière de durabilité et de transparence. Parallèlement, le public s'attend de plus en plus à ce que les archives soient disponibles numériquement, tant pour les citoyens et les chercheurs que pour les utilisateurs internes. Les archives papier sont vulnérables, difficiles à consulter et souvent dispersées sur plusieurs sites. À une époque où l'accessibilité, la durabilité et la responsabilité sont essentielles, la numérisation constitue un pilier fondamental d'une bonne gestion des archives.

Pourtant, le premier pas est souvent le plus difficile. Par où commencer ? Quels choix devez-vous faire ? Et comment éviter que le processus ne devienne insurmontable ?

De la numérisation à la gestion durable des archives

La numérisation touche désormais tous les aspects fondamentaux de la gestion des archives : du stockage durable à l'accessibilité et à la responsabilité. Elle est étroitement liée à la législation et aux réglementations, à la gestion de l'information, à l'accessibilité et à la préservation du patrimoine.
C'est précisément pour cette raison qu'il est important de ne pas aborder la numérisation comme un projet isolé, mais comme faisant partie d'une stratégie plus large. Ceux qui se lancent sans plan courent le risque d'une fragmentation ou de devoir refaire le travail plus tard parce que les normes de qualité n'ont pas été respectées.

Commencez par ce qui est vulnérable et précieux

Une première étape logique consiste à identifier les risques au sein de la collection existante. Quels documents d'archives sont les plus vulnérables à la perte ou à la dégradation ? Qu'est-ce qui est irremplaçable en termes de contenu ou fréquemment demandé ?
En se concentrant sur cette évaluation, les priorités apparaissent naturellement. Cela rend le processus de numérisation concret et justifiable, y compris auprès du conseil d'administration ou des organismes subventionnaires.

Travaillez par phases, en tenant compte de vos capacités

La transition vers des archives numériques ne doit pas se faire en une seule fois. En réalité, une approche par étapes permet de garder le processus clair et gérable. Cela laisse de la place pour des évaluations intermédiaires, l'acquisition d'expérience et l'ajustement des choix si nécessaire.
Une feuille de route sert de guide à cet égard. Elle donne un aperçu de l'ordre de numérisation, des ressources nécessaires et des moments où le contrôle qualité doit intervenir. Cela évite les retards inutiles ou les coûts supplémentaires.

Laissez les normes de qualité guider vos choix

Les normes internationales telles que Metamorfoze, FADGI ou ISO 19264-1 ne sont pas seulement des directives techniques. Elles vous aident également à faire des choix clairs. Tous les documents n'ont pas besoin d'être numérisés au niveau le plus élevé, mais lorsqu'ils le nécessitent, il est important que l'infrastructure soit adaptée.
En intégrant ces normes dès le départ, vous évitez de devoir réinvestir dans du matériel ou des logiciels plus tard, et vous garantissez la pérennité de vos archives numériques.

La numérisation comme une opportunité, pas comme une corvée

La numérisation peut sembler complexe, mais ce n'est pas une fatalité. Avec la bonne approche – basée sur les priorités de contenu, les ressources disponibles et des normes claires – elle devient un processus qui apporte sérénité, clarté et pérennité.
Pour de nombreuses institutions, ce premier pas est le plus difficile. Pourtant, c'est précisément cette première étape qui détermine si la numérisation sera vécue comme une corvée ou comme une opportunité de se tourner vers l'avenir.