Immer mehr Institutionen erkennen die Bedeutung der Digitalisierung. Nicht nur, um historische Bestände zu bewahren, sondern auch, um Informationen zugänglicher, durchsuchbarer und besser verwaltbar zu machen.

Der Druck zur Digitalisierung wächst. Gesetze und Vorschriften stellen höhere Anforderungen an Nachhaltigkeit und Transparenz. Gleichzeitig steigt die öffentliche Erwartung, dass Archive digital verfügbar sind – für Bürger, Forscher und interne Nutzer. Papierarchive sind anfällig, schwer zu durchsuchen und oft über mehrere Standorte verteilt. In einer Zeit, in der Zugänglichkeit, Nachhaltigkeit und Rechenschaftspflicht entscheidend sind, ist die Digitalisierung ein wesentlicher Baustein für eine gute Archivverwaltung.

Doch der erste Schritt ist oft der schwerste. Wo fängt man an? Welche Entscheidungen müssen getroffen werden? Und wie verhindert man, dass der Prozess überfordernd wird?

Von der Digitalisierung zur nachhaltigen Archivverwaltung

Digitalisierung betrifft heute alle Kernaspekte der Archivverwaltung: von der nachhaltigen Speicherung bis hin zu Zugänglichkeit und Rechenschaftspflicht. Sie ist eng mit Gesetzgebung, Informationsmanagement, Barrierefreiheit und der Bewahrung des kulturellen Erbes verknüpft.
Genau deshalb ist es wichtig, die Digitalisierung nicht als isoliertes Projekt, sondern als Teil einer umfassenderen Strategie zu betrachten. Wer ohne Plan beginnt, riskiert eine Fragmentierung oder muss später nachbessern, weil Qualitätsstandards nicht eingehalten wurden.

Beginnen Sie mit dem, was gefährdet und wertvoll ist

Ein logischer erster Schritt ist die Identifizierung der Risiken innerhalb des bestehenden Bestands. Welche Archivstücke sind am stärksten von Verlust oder Verfall bedroht? Was ist inhaltlich unersetzlich oder wird häufig angefragt?
Durch diese Bewertung ergeben sich Prioritäten ganz von selbst. Das macht den Digitalisierungsprozess konkret und rechtfertigbar – auch gegenüber dem Vorstand oder Fördermittelgebern.

Arbeiten Sie in Phasen und behalten Sie die Kapazitäten im Blick

Der Übergang zu einem digitalen Archiv muss nicht auf einmal erfolgen. Ein phasenweiser Ansatz hilft dabei, den Prozess übersichtlich und handhabbar zu halten. Dies schafft Raum für Zwischenbewertungen, das Sammeln von Erfahrungen und notwendige Anpassungen.
Ein Fahrplan bietet hier Orientierung. Er gibt Aufschluss über die Reihenfolge der Digitalisierung, die benötigten Ressourcen und die Zeitpunkte für Qualitätskontrollen. Das verhindert unnötige Verzögerungen oder zusätzliche Kosten.

Lassen Sie sich von Qualitätsstandards leiten

Internationale Standards wie Metamorfoze, FADGI oder ISO 19264-1 sind mehr als nur technische Richtlinien. Sie helfen Ihnen auch dabei, klare Entscheidungen zu treffen. Nicht jedes Dokument muss auf höchstem Niveau gescannt werden, aber wenn es erforderlich ist, muss die Infrastruktur dafür geeignet sein.
Indem Sie diese Standards von Anfang an einbeziehen, vermeiden Sie spätere Reinvestitionen in Hardware oder Software – und garantieren die langfristige Nutzbarkeit des digitalen Archivs.

Digitalisierung als Chance, nicht als Last

Digitalisierung kann komplex erscheinen, muss es aber nicht. Mit dem richtigen Ansatz – basierend auf inhaltlichen Prioritäten, verfügbaren Ressourcen und klaren Standards – wird sie zu einem Prozess, der Sicherheit, Klarheit und Zukunftssicherheit schafft.
Für viele Institutionen ist dieser erste Schritt der schwierigste. Doch genau dieser Schritt entscheidet darüber, ob Digitalisierung als lästige Pflicht oder als Chance für die Zukunft wahrgenommen wird.