Stel je voor dat je met één druk op de knop toegang hebt tot eeuwen aan Portugese geschiedenis; dit is nu mogelijk dankzij het ambitieuze digitaliseringsproject van de Nationale Bibliotheek van Portugal (BNP). De BNP, hoeder van het rijke documentaire erfgoed van het land, zet zich in voor het verzamelen, bewaren en verspreiden van Portugese culturele schatten in alle formaten. Om haar enorme collectie in het digitale tijdperk toegankelijk te maken voor het publiek, is de BNP een transformatief digitaliseringsproject gestart.

In samenwerking met RFS, Dyanix en Image Access — marktleiders op het gebied van telecommunicatie, documentbeheer en beeldvormingstechnologie — stelde de BNP zich ten doel om miljoenen manuscripten, boeken, kranten en andere onschatbare materialen te digitaliseren, waarbij strikte technische vereisten werden nageleefd en de integriteit van de originelen behouden bleef.

Historische context en betekenis

De collectie van de BNP bevat onschatbare items zoals zeldzame manuscripten, vroege gedrukte boeken, historische kranten en unieke cartografische materialen. Onder deze schatten bevinden zich originele werken van beroemde Portugese auteurs zoals Luís de Camões, documenten van belangrijke historische gebeurtenissen zoals het Portugese tijdperk van de ontdekkingsreizen, en zeldzame kaarten die de ontdekkingen uit deze periode in kaart brengen. De digitalisering van deze materialen zorgt er niet alleen voor dat ze bewaard blijven, maar maakt ze ook toegankelijk voor onderzoekers, historici en het grote publiek wereldwijd, wat bijdraagt aan een dieper begrip van het culturele en historische erfgoed van Portugal.

Klantprofiel

De BNP, opgericht met de missie om het Portugese documentaire erfgoed te verzamelen, verwerken en bewaren, fungeert als het nationale bibliografische agentschap. De bibliotheek beheert wettelijke depotdiensten, bibliografische databases en initiatieven voor professionele ontwikkeling in de bibliotheeksector. Haar toewijding aan het beschermen en promoten van de bibliografische schatten van Portugal strekt zich uit tot samenwerkingsprojecten in binnen- en buitenland, waardoor dit erfgoed voor toekomstige generaties behouden blijft.

Dienstverleners

RFS, opgericht in 1993, is gespecialiseerd in de sectoren telecommunicatie, documentbeheer en kantoorapparatuur. Het bedrijf biedt een breed scala aan diensten, van het leveren en onderhouden van apparatuur tot gespecialiseerde oplossingen voor documentbeheer. RFS staat bekend om zijn kwaliteit en expertise en speelt een cruciale rol in het succes van het project.  

Dyanix, een vertrouwde partner van RFS, levert geavanceerde scantechnologie en technische ondersteuning, wat zorgt voor een naadloze uitvoering van het project en naleving van de best practices op het gebied van digitale conservering.  

Image Access, een wereldleider in hoogwaardige scanapparatuur, biedt innovatieve oplossingen voor digitaliseringsprojecten over de hele wereld. Hun geavanceerde technologie zorgt voor superieure beeldkwaliteit en efficiëntie, wat perfect aansluit bij de visie van de BNP voor het digitaliseringsproject. Dit komt uiteindelijk de gebruikers ten goede, doordat zij toegang krijgen tot digitale afbeeldingen met een hoge resolutie van onbetaalbare documenten.

Projectomvang en oplossing

Het project was gericht op het digitaliseren van miljoenen diverse materialen, waaronder manuscripten, oude boeken, kranten en cartografische documenten. Om dit te bereiken, had de BNP behoefte aan planetaire scanners of handmatig bediende digitale camera's, naleving van specifieke resolutie- en formaatnormen, en de implementatie van optische tekenherkenning (OCR) voor gedrukte teksten. Daarnaast was strikte naleving van de naamgevings- en structuurregels van de Nationale Bibliotheek noodzakelijk om de consistentie en toegankelijkheid van de digitale bestanden voor gebruikers te waarborgen. Een grote uitdaging was het beschermen van de kwetsbare en verouderde documenten tijdens het digitaliseringsproces. Om dit aan te pakken, werden niet-invasieve planetaire scanners gebruikt in combinatie met zorgvuldige hanteringstechnieken. Het garanderen van een consistente beeldkwaliteit en nauwkeurige OCR voor documenten met variërende leesbaarheid vereiste nauwgezette kalibratie en kwaliteitscontrole. Om aan deze eisen te voldoen, werden geavanceerde scanapparatuur van Image Access ingezet, waaronder de Bookeye 5 V2 Archive + Flat Glass en de Bookeye 5 V1, ondersteund door de technische expertise van Dyanix. Deze oplossingen zijn ontworpen volgens de best practices voor digitale conservering, waardoor de gedigitaliseerde materialen wereldwijd toegankelijk zijn via de Nationale Digitale Bibliotheek en het culturele erfgoed van Portugal voor toekomstige generaties wordt veiliggesteld.

Projectuitvoering en impact

De integratie van de scanners van Image Access is soepel verlopen; operators werden snel vaardig, wat leidde tot een efficiëntere workflow. De toevoeging van een tweede scherm heeft de digitaliseringsefficiëntie aanzienlijk verbeterd, waardoor kaders beter konden worden aangepast en fouten werden verminderd. Gebruikers en belanghebbenden zijn tevreden over de hoge kwaliteit van de geproduceerde afbeeldingen en sommigen hebben nuttige suggesties gedaan voor software-optimalisatie om de gebruikerservaring verder te verbeteren.

Initiële uitdagingen waren onder meer het verminderen van fouten die leidden tot afgekeurde batches afbeeldingen, maar de implementatie van twee schermen voor een betere beoordeling van de afbeeldingen loste deze problemen op en verhoogde de werkkwaliteit. Over het geheel genomen heeft het project met succes miljoenen documenten gedigitaliseerd, waardoor hun culturele en historische betekenis behouden is gebleven. Deze gedigitaliseerde materialen zijn nu voor het publiek toegankelijk via de Nationale Digitale Bibliotheek, wat de verspreiding van kennis en culturele verrijking voor toekomstige generaties bevordert.

Afsluiting van de samenwerking: een blijvende inzet voor het behoud van cultureel erfgoed

Het partnerschap tussen de BNP, RFS, Dyanix en Image Access illustreert de kracht van samenwerking bij het behouden en promoten van cultureel erfgoed. Door nauwgezette planning, innovatieve oplossingen en niet-aflatende toewijding heeft het project miljoenen onschatbare documenten met succes gedigitaliseerd, waardoor hun toegankelijkheid en behoud voor toekomstige generaties zijn gewaarborgd. Terwijl de technologie zich blijft ontwikkelen, blijft de BNP toegewijd aan haar missie om erfgoed te bewaren en kennisverspreiding te bevorderen, geleid door de principes van uitmuntendheid en integriteit.  

Met het oog op de toekomst blijft de BNP nieuwe technologieën en strategieën verkennen om haar digitale aanbod verder te verbeteren, zodat het culturele erfgoed van Portugal behouden blijft en voor iedereen toegankelijk is.