Wat zijn kantoorscanners

Kantoorscanners zijn ontworpen voor het dagelijks scannen van documenten op werkplekken, binnen teams en in gedeelde kantooromgevingen.

Ze zijn bedoeld om:

• Facturen, contracten, formulieren en correspondentie te digitaliseren
• Doorzoekbare bestanden te maken met OCR
• Het scannen van documenten te standaardiseren voor verschillende teams en locaties
• Documenten voor te bereiden voor opslag, workflows en data-extractie
• Handmatige verwerking en administratieve lasten te verminderen

Ze zijn een praktische keuze wanneer documenten betrouwbaar moeten worden ingescand, maar de volumes geen gecentraliseerde productie-scanomgeving vereisen.

Waar worden ze gebruikt

Kantoorscanners ondersteunen gedecentraliseerde documentverwerking op elke plek waar papieren documenten de organisatie binnenkomen.

Veelvoorkomende toepassingen zijn:

• Individuele werkplekken en thuiswerkplekken
• Gedeelde kantoorruimtes
• Financiële afdelingen die facturen verwerken
• HR-afdelingen die personeelsdossiers digitaliseren
• Administratieve en back-office afdelingen
• Front-office en klantgerichte omgevingen

De juiste oplossing hangt af van het aantal gebruikers, de documenttypen, de dagelijkse volumes en de systemen die de gescande informatie moeten ontvangen.

Belangrijkste mogelijkheden

Kantoorscanners bieden de gebruiksvriendelijkheid en flexibiliteit die nodig zijn voor het consistent en dagelijks digitaliseren van documenten.

De belangrijkste mogelijkheden zijn:

• Compacte ontwerpen voor bureaus, gedeelde ruimtes en thuiswerkplekken
• Automatische documentinvoer voor documenten van meerdere pagina's
• OCR voor het maken van doorzoekbare digitale bestanden
• Beeldverbetering voor heldere, leesbare resultaten
• Ondersteuning voor uiteenlopende documenttypen en -formaten
• Connectiviteitsopties voor gedeelde toegang en workflow-integratie

Deze mogelijkheden helpen teams samen om documenten efficiënt vast te leggen en informatie sneller beschikbaar te maken.

Hoe ze werken

Kantoorscanners werken als onderdeel van een workflow voor documentverwerking. Documenten worden bij binnenkomst gescand en vervolgens voorbereid voor opslag, verwerking of distributie.

Het apparaat zelf is verantwoordelijk voor:

• Het invoeren en scannen van documenten
• Het verbeteren van de beeldkwaliteit en leesbaarheid
• Het aanmaken van digitale bestanden voor verdere verwerking
• Het verzenden van documenten naar gedefinieerde mappen, systemen of workflows

Ze kunnen worden gecombineerd met:

• Capture-software voor verwerking, indexering en routering
• Intelligent Document Processing voor classificatie, automatisering en gegevensextractie

Leveranciers van kantoorscanners

Dyanix werkt samen met geselecteerde fabrikanten die kantoor-scansoftware bieden voor uiteenlopende gebruikers, omgevingen en workflowvereisten:

• Canon
• Kodak Alaris
• Ricoh
• Avision

Elke leverancier heeft eigen sterke punten op het gebied van gebruiksvriendelijkheid, connectiviteit, prestaties en workflow-integratie. Dyanix helpt u bij het selecteren van de oplossing die het beste aansluit op uw behoeften.

Hoe dit in uw workflow past

Kantoorscanners vormen slechts één onderdeel van een bredere omgeving voor documentverwerking.

Ze maken verbinding met:

• Oplossingen voor het digitaliseren en vastleggen van documenten
• Capture-software
• Oplossingen voor Intelligent Document Processing
• Systemen voor informatiebeheer en documentbeheer

Dit zorgt ervoor dat vastgelegde documenten doorzoekbaar, routeerbaar en beheerbaar zijn en naadloos kunnen worden geïntegreerd in uw bedrijfsprocessen.

Geïmplementeerd en ondersteund door Dyanix

De juiste scanner is slechts een deel van de oplossing. Voor een betrouwbare documentverwerking moet de inrichting aansluiten bij de manier waarop documenten door uw organisatie stromen.

Dyanix ondersteunt:

• Hardwareselectie op basis van gebruikers, volumes en documenttypen
• Installatie en configuratie
• Installatie van capture- en OCR-software
• Integratie met bedrijfs- en documentbeheersystemen
• Gebruikerstraining
• Doorlopend onderhoud en ondersteuning

De keuze voor de juiste kantoorscanner hangt af van waar documenten uw organisatie binnenkomen, hoe ze verwerkt moeten worden en hoe ze passen in uw bredere werkprocessen.

‍

‍