De Covid-19-pandemie was voor bedrijven een wake-upcall om gedetailleerde plannen voor bedrijfscontinuïteit op te stellen. Door de plotselinge overstap naar thuiswerken werd duidelijk dat elke organisatie door een ramp kan worden getroffen. In dit artikel onderzoeken we hoe de cloud, het intranet en digitale werkplekken essentiële technologieën zijn die de ruggengraat vormen van een Business Continuity Plan (BCP) en hoe bedrijven een alomvattende aanpak moeten hanteren om hun continuïteit te waarborgen. We beginnen met het definiëren van bedrijfscontinuïteit en BCP's.

Wat is bedrijfscontinuïteit?

Bedrijfscontinuïteit verwijst naar het vermogen van een organisatie om met minimale verstoring te blijven functioneren in het geval van onverwachte incidenten zoals natuurrampen, cyberaanvallen of pandemieën. Een Business Continuity Plan (BCP) omvat het identificeren van kritieke functies, het beoordelen van risico's en het ontwikkelen van nood- en herstelprocedures. Het doel van een BCP is om de negatieve impact van een crisis te minimaliseren en het risico op financieel verlies en reputatieschade te verminderen. BCP's worden doorgaans opgeslagen in de cloud of op het intranet, maar deze technologieën zijn op zichzelf onvolledig.

Houd je hoofd niet in de cloud.

Als een kantoor wordt beschadigd door brand of overstroming, leeft je bedrijf voort in de cloud, waar je een back-up hebt gemaakt van je documenten en gegevens. Hierdoor kun je “gewoon” verdergaan waar je was gebleven, maar op een andere locatie – en dit is wat er gebeurde tijdens Covid.

Cloudmigratie op zich verbetert de bedrijfscontinuïteit, omdat virtuele servers over het algemeen een veiligere plek zijn om je apps en gegevens op te slaan dan een verouderde server op locatie (die ook door brand en overstroming kan worden getroffen).

Bovendien worden cloudgegevens in realtime of in ieder geval zeer frequent geback-upt, wat betekent dat in het geval van een verstorende crisis de schade kan worden beperkt omdat je altijd over een recente back-up beschikt.

Ja, de cloud is onmisbaar voor bedrijfscontinuïteit. Maar er zijn valkuilen:

1. Zelfgenoegzaamheid

De verleiding is groot om de cloud te verwarren met bedrijfscontinuïteit. Het zijn niet hetzelfde, niet in de laatste plaats omdat de cloud zelf een bedrijf blootstelt aan bepaalde risico's, zoals grootschalige datalekken. Een andere achilleshiel is “schaduw-IT”, waarbij medewerkers apps downloaden en gebruiken die niet door het bedrijf zijn voorgeschreven. Dit brengt ons bij onze tweede valkuil van de cloud.

2. Op eigen houtje

De cloud is een rijke bron van applicaties die nuttig lijken voor je medewerkers, maar je kwetsbaar maken voor risico's als niet-naleving van gegevensvoorschriften, gegevensverlies of licentie-overtredingen. In het geval van een crisis, wanneer je medewerkers fysiek en vaak ook psychologisch geïsoleerd zijn van de werkplek, is het belangrijker dan ooit dat ze software gebruiken die door jou is goedgekeurd en gecontroleerd, en dat de werkruimte die ze gebruiken vertrouwd en geruststellend is.  

Dit is een van de manieren waarop een digitale werkruimte zoals Workspace 365 een cruciale rol speelt bij het waarborgen van bedrijfscontinuïteit.

Vertrouwen en continuïteit met Workspace 365.

Workspace 365 is een adaptieve digitale werkplek die apps, gegevens, documenten en processen in één omgeving samenbrengt. Integraties met het Microsoft no-code/low-code-platform Power Apps geven organisaties de mogelijkheid om bedrijfsprocessen zoals onkostendeclaraties of verlofaanvragen te automatiseren en te vereenvoudigen – workflows die traditioneel via het intranet worden afgehandeld.

Workspace 365 verbetert de bedrijfscontinuïteit op verschillende manieren.

Het minimaliseert ‘digitale wildgroei’ door elke individuele gebruiker een gepersonaliseerde en op maat gemaakte digitale werkruimte toe te wijzen op basis van zijn rol of verantwoordelijkheden.

We hebben al gezien hoe het toewijzen van specifieke clouddiensten aan specifieke rollen of medewerkers de risico's voor de bedrijfscontinuïteit verkleint door te voorkomen dat personeel ongeautoriseerde apps of gegevensbronnen gebruikt. Het is ook een van de manieren waarop Workspace 365 je geld bespaart, omdat je precies implementeert wat je nodig hebt, en niets meer.

Workspace 365 verhoogt de productiviteit door de dagelijkse verspilling en chaos van het schakelen tussen verschillende apps met verschillende wachtwoorden te minimaliseren – een fragmentatie die je bedrijf kwetsbaarder maakt voor inbreuken of hacking, zowel vóór een kritiek incident als in de nasleep ervan.

Door een bestaand intranet te integreren, maakt Workspace 365 het een natuurlijk onderdeel van de dagelijkse workflows, terwijl de naleving van het bedrijfscontinuïteitsplan (BCP) wordt geoptimaliseerd in het onvoorziene geval van een crisis.

Je zult zo'n crisis met vertrouwen tegemoet treden als je je werk kunt uitvoeren zoals je altijd hebt gedaan – rustig, efficiënt en in samenwerking binnen je Workspace 365-omgeving.

Call to action:

Zorg dat je bedrijfscontinuïteitsplan volledig en veilig is met Workspace 365. De cloud is essentieel, maar op zichzelf is het niet genoeg. Vermijd de valkuilen van zelfgenoegzaamheid en schaduw-IT door een digitale werkplek te gebruiken die apps, gegevens, documenten en processen samenbrengt in één omgeving.

Workspace 365 verhoogt de productiviteit, optimaliseert de naleving van het bedrijfscontinuïteitsplan en minimaliseert digitale wildgroei, waardoor je geld bespaart en je vertrouwen versterkt in het geval van een crisis. Laat je bedrijfscontinuïteit niet aan het toeval over – investeer vandaag nog in Workspace 365.