Que sont les scanners de bureau

Les scanners de bureau sont conçus pour la numérisation quotidienne de documents au sein des postes de travail, des équipes et des environnements de bureau partagés.

Ils sont conçus pour :

• Numériser des factures, des contrats, des formulaires et de la correspondance
• Créer des fichiers interrogeables grâce à l'OCR
• Standardiser la capture de documents entre les équipes et les sites
• Préparer les documents pour le stockage, les flux de travail et l'extraction de données
• Réduire les manipulations manuelles et la charge administrative

Ils constituent un choix pratique lorsque les documents doivent être numérisés de manière fiable, sans pour autant nécessiter un environnement de numérisation de production centralisé.

Où sont-ils utilisés

Les scanners de bureau prennent en charge la capture décentralisée de documents partout où le papier entre dans l'entreprise.

Les cas d'utilisation typiques incluent :

• Postes de travail individuels et bureaux à domicile
• Espaces de bureau partagés
• Équipes financières traitant des factures
• Services RH numérisant les dossiers des employés
• Services administratifs et back-office
• Environnements de front-office et en contact avec la clientèle

La solution idéale dépend du nombre d'utilisateurs, des types de documents, des volumes quotidiens et des systèmes devant recevoir les informations numérisées.

Fonctionnalités clés

Les scanners de bureau offrent la convivialité et la flexibilité nécessaires pour une numérisation de documents quotidienne et cohérente.

Les fonctionnalités clés incluent :

• Des designs compacts pour les bureaux, les espaces partagés et le télétravail
• Des chargeurs automatiques de documents pour les dossiers multipages
• La reconnaissance optique de caractères (OCR) pour créer des fichiers numériques interrogeables
• L'amélioration d'image pour des résultats nets et lisibles
• La prise en charge d'une large gamme de types et de formats de documents
• Des options de connectivité pour un accès partagé et une intégration aux flux de travail

Ensemble, ces capacités aident les équipes à numériser leurs documents efficacement et à rendre les informations disponibles plus rapidement.

Fonctionnement

Les scanners de bureau s'intègrent dans un flux de travail de capture documentaire. Les documents sont numérisés au point d'entrée, puis préparés pour le stockage, le traitement ou la distribution.

L'appareil lui-même assure :

• L'alimentation et la capture des documents
• L'amélioration de la qualité et de la lisibilité des images
• La création de fichiers numériques pour un traitement ultérieur
• L'envoi des documents vers des dossiers, systèmes ou flux de travail définis

Ils peuvent être combinés avec :

• Un logiciel de capture pour le traitement, l'indexation et l'acheminement
• Le traitement intelligent de documents (IDP) pour la classification, l'automatisation et l'extraction de données

Fournisseurs de scanners de bureau

Dyanix collabore avec des fabricants sélectionnés qui proposent des solutions de numérisation de bureau adaptées à différents utilisateurs, environnements et exigences de flux de travail :

• Canon
• Kodak Alaris
• Ricoh
• Avision

Chaque fournisseur offre des atouts différents en matière de facilité d'utilisation, de connectivité, de performance et d'intégration aux flux de travail. Dyanix vous aide à choisir la solution qui répond le mieux à vos besoins.

Comment cela s'intègre dans votre flux de travail

Les scanners de bureau constituent un élément d'un environnement de traitement documentaire plus large.

Ils se connectent à :

• Des solutions de numérisation et de capture de documents
• Des logiciels de capture
• Des solutions de traitement intelligent des documents (IDP)
• Des systèmes de gestion de l'information et de gestion électronique de documents (GED)

Cela garantit que les documents capturés peuvent être recherchés, acheminés, gérés et intégrés à vos processus métier.

Mis en œuvre et pris en charge par Dyanix

Le bon scanner n'est qu'une partie de la solution. Pour une capture de documents fiable, la configuration doit refléter la manière dont les documents circulent au sein de votre organisation.

Dyanix prend en charge :

• La sélection du matériel en fonction des utilisateurs, des volumes et des types de documents
• L'installation et la configuration
• La configuration des logiciels de capture et d'OCR
• Intégration aux systèmes de gestion d'entreprise et de documents
• Formation des utilisateurs
• Maintenance et support continus

Le choix du scanner de bureau adapté dépend du point d'entrée des documents dans votre organisation, de la manière dont ils doivent être traités et de leur intégration dans vos flux de travail globaux.

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