En los últimos tiempos, hemos visto cómo cada vez más empresas han comenzado a utilizar Microsoft 365 como parte de sus soluciones de entorno de trabajo digital. También conocida como Office 365, esta plataforma basada en la nube cuenta con una amplia variedad de herramientas esenciales de trabajo en línea, como Outlook, Office (Word, Excel, PowerPoint), SharePoint, Microsoft Teams, Yammer, Power Platform y más.
Microsoft 365 ofrece a los usuarios una gran variedad de beneficios; desde impulsar la eficiencia hasta fomentar la colaboración y permitirles llevar a cabo una transformación digital integral. También ha sido de vital importancia para facilitar el trabajo remoto durante la reciente pandemia mundial.

Como plataforma diversa y potente, Microsoft 365 puede tener un impacto transformador en casi todos los roles dentro de una organización. Ha demostrado ser especialmente útil para funciones de apoyo como TI, Marketing y Recursos Humanos (RR. HH.).

De hecho, la creciente implementación de Microsoft 365 es una excelente noticia para este último grupo de profesionales en particular, ya que permite una mayor eficiencia en los procesos clave de RR. HH., al tiempo que respalda objetivos como la mejora de la experiencia del empleado.

En el siguiente artículo, analizaremos en profundidad algunas de las muchas funciones que ofrece Microsoft 365 para que comprenda mejor cómo beneficia esta plataforma a las funciones de RR. HH.

¿Cómo ayuda Microsoft 365 a los profesionales de RR. HH.?

A nivel macro, Microsoft 365 apoya a los profesionales y equipos de RR. HH. en cuatro áreas principales:

1. Mejora de la experiencia del empleado

Hoy en día existe una mayor conciencia sobre la importancia de lo que se conoce como experiencia del empleado: la vivencia general que tiene una persona con su empresa a través de diversos puntos de contacto. La evidencia nos ha demostrado cómo esto puede tener un impacto considerable en aspectos como la retención de talento y la capacidad de atraer a nuevas personas a una organización.

La evaluación de la experiencia del empleado implica adoptar una visión holística y estratégica de la Propuesta de Valor al Empleado (EVP) que se ofrece durante todo el tiempo que una persona permanece en la empresa. Esto incluye examinar de cerca el entorno de trabajo del empleado y conocer sus experiencias cotidianas con la tecnología.

En este sentido, Microsoft 365 puede desempeñar un papel fundamental a la hora de mejorar la experiencia diaria de los empleados en el entorno de trabajo digital. Procesos importantes como la incorporación (onboarding) o el aprendizaje y desarrollo pueden mejorarse notablemente, y la plataforma también puede ayudar a fomentar una cultura organizacional más saludable que, inevitablemente, tendrá un impacto positivo en la experiencia del empleado.

‍2. Impulso de la productividad

Fomentar prácticas, servicios y apoyo más eficientes debería ser una prioridad constante para cualquier departamento de RR. HH. Con esto en mente, Microsoft 365 puede desempeñar un papel importante para lograrlo, transformando y, en algunos casos, revolucionando una serie de procesos clave de RR. HH. Permite hacerlo de las siguientes maneras:

• Impulsar la estandarización de las prácticas de RR. HH. en organizaciones más grandes, garantizando que todos tengan acceso a la información y los documentos correctos.
• Aliviar la carga de los equipos de soporte de RR. HH. mediante la digitalización de procesos manuales o basados en correo electrónico, como la solicitud de vacaciones anuales, mejorando así la productividad y proporcionando herramientas e información que ayudan a fomentar el autoservicio.
• Utilizar la automatización para agilizar las transacciones de RR. HH. y proporcionar información a los empleados mediante herramientas como los chatbots.
• Utilizar Power BI para proporcionar paneles de informes para el análisis de personas y de la fuerza laboral.‍

3. Apoyo al trabajo inteligente

Dar a los empleados la posibilidad de elegir dónde trabajar, ya sea desde casa o desde otra ubicación, siempre ha sido una opción atractiva. Las plataformas de entorno de trabajo virtual como Microsoft 365 llevan años impulsando la evolución del entorno de trabajo híbrido, haciendo que la perspectiva del trabajo inteligente sea una realidad para cada vez más personas en todo el mundo. Sin embargo, fue la pandemia de 2020 la que realmente marcó el momento del cambio, aumentando exponencialmente la demanda de un entorno de trabajo virtual de alta calidad que permita a las personas trabajar de forma flexible y remota. La revolución del trabajo inteligente ha sido profunda y seguirá formando parte de nuestras vidas en un mundo pospandémico. ‍

4. Fomento de la colaboración en el equipo de RR. HH.

Microsoft 365 contiene varias herramientas como Yammer, Microsoft Teams y SharePoint que permiten a los equipos de RR. HH. comunicarse, colaborar en proyectos clave, coordinar sus actividades y acceder a documentos. En organizaciones grandes repartidas en múltiples ubicaciones, estas herramientas ayudan a unir mucho más las funciones de RR. HH., aprovechando al máximo el potencial del espacio de trabajo virtual al hacer posible trabajar como parte de un equipo mucho más compacto.

¿Cómo ayuda una plataforma como Workspace 365 a los profesionales de RR. HH.?

Un problema frecuente con Microsoft 365 es que a menudo puede resultar complicado para las personas que intentan familiarizarse con la enorme variedad de herramientas y funciones que ofrece. El gran volumen de estas, muchas de las cuales facilitan nuevas formas de trabajar, puede resultar abrumador a veces, y se necesita gobernanza, coordinación y gestión del cambio para aprovechar al máximo la plataforma.

Por este motivo, muchas organizaciones deciden maximizar el retorno de la inversión con Microsoft 365 adquiriendo un producto de espacio de trabajo digital que se integre con él, ofreciendo una experiencia general más adaptada a las necesidades específicas de sus empleados. Una plataforma como Workspace 365 puede ser enormemente beneficiosa para los equipos de RR. HH., ya que les permite crear exactamente el tipo de experiencia digital para el empleado que desean sin tener que sacrificar ninguna de las ventajas de Microsoft 365.

Veamos algunas de las formas en que plataformas como Workspace 365 pueden ayudar a los equipos de RR. HH. a realizar sus tareas diarias.

‍1. Centralizar todo lo que necesita en un solo lugar

‍Una de las quejas más comunes que tiene la gente sobre su espacio de trabajo en línea es que está demasiado fragmentado. Los empleados a menudo tienen que trabajar con varias aplicaciones diferentes según la tarea, la información a veces está oculta en silos y, en consecuencia, se pierde una enorme cantidad de tiempo.

Workspace 365 le permite crear un entorno de trabajo digital único, integral y seguro donde los empleados utilizan el inicio de sesión único (Single Sign-On) para acceder a varias aplicaciones diferentes, encontrar información y realizar tareas. Las personas ya no tienen que lidiar con la frustración de tener que saltar entre múltiples plataformas para encontrar lo que necesitan para hacer su trabajo. Esto contribuye a una mejor experiencia general del empleado, ya que las personas perciben que el espacio de trabajo virtual trabaja para ellos, reduciendo la sobrecarga de información y aumentando su nivel general de productividad.

‍2. Fomentar la adopción de herramientas de Microsoft 365 que impulsan la eficiencia

‍Workspace 365 apoya la adopción de herramientas y elementos de un espacio de trabajo de SharePoint que le permiten optimizar eficazmente los procesos de RR. HH. y fomentar el autoservicio del empleado. Al destacar estas herramientas, proporcionar un acceso sencillo mediante el inicio de sesión único y compartir recursos de "cómo hacer", puede estructurar su departamento en torno a las soluciones de espacio de trabajo digital que elija.

Dentro del espacio de trabajo, también puede integrar Microsoft Forms o Power Apps para investigar el índice de satisfacción de sus empleados, permitirles solicitar vacaciones anuales o enviar reclamaciones.‍

3. Proporcionar un acceso sencillo a documentos y políticas clave ‍

Workspace 365 proporciona un acceso sencillo a archivos e información clave, al tiempo que fomenta el autoservicio del empleado y la estandarización de las prácticas de RR. HH. Esto elimina la confusión, elimina la posibilidad de encontrarse con documentos obsoletos y reduce considerablemente el tiempo que los trabajadores de RR. HH. dedican a gestionar preguntas básicas y rutinarias.

Puede crear uno o varios mosaicos en el espacio de trabajo digital que muestren documentos importantes como manuales del empleado, descripciones de puestos, formularios de evaluación del desempeño, escalas salariales, información sobre las condiciones laborales y mucho más.‍

4. Utilizar la segmentación de contenido para garantizar que los diferentes roles y ubicaciones tengan acceso a la información de RR. HH. adecuada

El uso de una plataforma de espacio de trabajo virtual como Workspace 365 le permite centralizar toda la comunicación y la información, al tiempo que garantiza que el contenido entregado sea relevante para los respectivos roles, ubicaciones y divisiones que conforman su organización. La segmentación de contenido basada en grupos de Active Directory significa que los gerentes con procesos de RR. HH. específicos que llevar a cabo, los empleados en diferentes oficinas que utilizan sistemas de RR. HH. separados y los grupos que trabajan en varios idiomas solo verán la información que sea relevante para ellos.‍

5. Proporcionar actualizaciones y notificaciones de RR. HH. juntas en un solo lugar

Los empleados a menudo son bombardeados con correos electrónicos de RR. HH. con recordatorios, solicitudes, aprobaciones y actualizaciones. Además de ser abrumador, esto significa que la información importante puede perderse fácilmente en el mar de ruido general de la bandeja de entrada o crear cuellos de botella en los procesos de aprobación.

Con Workspace 365, los empleados y gerentes pueden hacer uso del Centro de Anuncios para reunir todas las actualizaciones y notificaciones de RR. HH. en un lugar conveniente, lo que les permite realizar tareas con mayor rapidez y productividad.‍

6. Utilizar Micro Apps para fomentar el autoservicio de RR. HH.

Workspace 365 puede ayudarle a crear Micro Apps personalizadas que son excelentes para fomentar el autoservicio en tareas clave de RR. HH., como solicitar vacaciones, registrar una incidencia, organizar evaluaciones de desempeño, revisar la formación obligatoria y mucho más.

Al integrar sus sistemas de RR. HH., puede crear Micro Apps que ayuden a los empleados a realizar sus gestiones con mayor rapidez, sin necesidad de acceder directamente a los sistemas de RR. HH.‍

7. Uso de chatbots para reducir la carga de trabajo del personal de soporte de RR. HH.

Los chatbots utilizan IA y procesamiento de lenguaje natural para permitir que los empleados encuentren información y completen transacciones con un estilo de conversación más natural.

La plataforma Workspace 365 puede incorporar un chatbot de soporte de RR. HH., lo que alivia en gran medida la presión sobre los servicios de asistencia de RR. HH. Esto se logra automatizando tareas sencillas como el registro de incidencias, la derivación a preguntas frecuentes y el suministro de otra información relevante para sus consultas.‍

8. Apoyo al trabajo remoto

El trabajo remoto desempeñará un papel cada vez más importante en el mundo pospandémico. Workspace 365 ofrece un entorno de trabajo híbrido y seguro al que se puede acceder desde cualquier lugar, capaz de soportar todo tipo de capacidades de trabajo remoto a gran escala. El espacio de trabajo se adapta automáticamente al puesto, dispositivo, ubicación, sistema operativo y navegador de cada empleado.‍

9. Incorporación de empleados (onboarding)

Un proceso clave para los profesionales de RR. HH. es la incorporación de nuevos empleados. Cuando se realiza correctamente, se ha demostrado que reduce eficazmente la rotación de personal. Además, hace que los nuevos empleados se sientan más bienvenidos y mejora la eficiencia al ponerlos al día sobre el funcionamiento de la empresa.

Workspace 365 ayuda a centralizar toda la información, listas de tareas y formularios que los nuevos empleados necesitan. Incluso es posible darles acceso a la plataforma antes de su primer día para asegurar que empiecen con buen pie.‍

10. Provisión de recursos para profesionales de RR. HH.

Workspace 365 acerca a los empleados de RR. HH. al proporcionarles un espacio de trabajo virtual enfocado donde tienen acceso a todos los recursos, sistemas y documentos necesarios para realizar su labor. Permite que los equipos de RR. HH. globales, en particular, permanezcan más conectados, ofreciéndoles la posibilidad de colaborar y comunicarse eficazmente a través de múltiples ubicaciones.

Solicite una demostración gratuita de Workspace 365

‍Como muchos profesionales de RR. HH. ya están descubriendo, integrar Microsoft 365 y Workspace 365 en las soluciones de espacio de trabajo digital de una empresa puede tener un impacto transformador en la experiencia general de los empleados.

Cada vez más organizaciones disfrutan de las ventajas que ofrecen estas plataformas, lo que les permite aumentar la productividad general y alcanzar todo tipo de objetivos estratégicos y operativos en el espacio de trabajo virtual.

Sin embargo, no tiene por qué creernos solo a nosotros. Recuerde que la mejor forma de conocer Workspace 365 es probarlo usted mismo y solicitar una demostración gratuita.