De laatste tijd zien we dat steeds meer bedrijven Microsoft 365 zijn gaan gebruiken als onderdeel van hun digitale werkplekoplossingen. Dit cloudgebaseerde platform, ook wel bekend als Office 365, bevat een breed scala aan essentiële online werkplektools, waaronder Outlook, Office (Word, Excel, PowerPoint), SharePoint, Microsoft Teams, Yammer, het Power Platform en meer.
Microsoft 365 biedt gebruikers tal van voordelen; van het verhogen van de efficiëntie tot het stimuleren van samenwerking en het mogelijk maken van een volledige digitale transformatie. Het is ook van essentieel belang geweest voor het faciliteren van werken op afstand tijdens de recente wereldwijde pandemie.

Als divers en krachtig platform kan Microsoft 365 een transformationele impact hebben op bijna elke rol binnen een organisatie. Het heeft bewezen bijzonder nuttig te zijn voor ondersteunende functies zoals IT, Marketing en Human Resources (HR).

Sterker nog, de toegenomen implementatie van Microsoft 365 is vooral goed nieuws voor deze laatste groep professionals, omdat het zorgt voor een hogere efficiëntie in kernprocessen van HR, terwijl het tegelijkertijd doelstellingen ondersteunt zoals het verbeteren van de werknemerservaring.

In dit artikel duiken we dieper in op slechts enkele van de vele functies die Microsoft 365 te bieden heeft, om je een beter inzicht te geven in hoe het platform HR-functies ten goede komt.

Hoe helpt Microsoft 365 HR-professionals?

Op macroniveau ondersteunt Microsoft 365 HR-professionals en -teams op vier belangrijke gebieden:

1. Verbeteren van de werknemerservaring

Tegenwoordig is er steeds meer aandacht voor het belang van de zogenaamde Employee Experience – de algehele ervaring die iemand heeft met zijn of haar bedrijf via verschillende contactmomenten. Uit onderzoek is gebleken dat dit een aanzienlijke impact kan hebben op zaken als het behoud van talent en het vermogen om nieuwe mensen aan te trekken voor een organisatie.

Een evaluatie van de werknemerservaring vereist een holistische en strategische blik op de Employee Value Proposition (EVP) die gedurende de gehele loopbaan van een persoon bij een bedrijf wordt aangeboden. Dit omvat een nauwkeurige blik op de werkomgeving en inzicht in de dagelijkse ervaringen van mensen met technologie.

In die zin kan Microsoft 365 een succesvolle rol spelen bij het verbeteren van de dagelijkse ervaring van werknemers met de digitale werkplek. Belangrijke processen zoals onboarding of leren en ontwikkelen kunnen aanzienlijk worden verbeterd, en het platform kan ook helpen bij het koesteren van een gezondere organisatiecultuur, wat onvermijdelijk een positieve invloed zal hebben op de werknemerservaring.

‍2. Productiviteit stimuleren

Het aanmoedigen van efficiëntere werkwijzen, diensten en ondersteuning zou een constante prioriteit moeten zijn voor elke HR-afdeling. Met dit in gedachten kan Microsoft 365 een belangrijke rol spelen door een aantal kernprocessen van HR te transformeren en in sommige gevallen zelfs te revolutioneren. Dit kan op de volgende manieren:

• Het stimuleren van de standaardisatie van HR-praktijken binnen grotere organisaties door ervoor te zorgen dat iedereen toegang heeft tot de juiste informatie en documenten.
• De druk op drukke HR-ondersteuningsteams verlichten door handmatige of e-mailgebaseerde processen, zoals het boeken van vakantiedagen, te digitaliseren. Dit verbetert de productiviteit en biedt tools en informatie die zelfservice bevorderen.
• Automatisering inzetten om HR-transacties te stroomlijnen en informatie voor werknemers te verstrekken, door gebruik te maken van tools zoals chatbots.
• Power BI gebruiken om rapportagedashboards te bieden voor personeels- en workforce-analytics.‍

3. Ondersteuning van slim werken

Werknemers de keuze geven waar ze werken – of dat nu thuis is of op een andere locatie – is altijd al een aantrekkelijke optie geweest. Virtuele werkplekplatforms zoals Microsoft 365 stimuleren al jaren de evolutie van de hybride werkomgeving, waardoor het vooruitzicht van slim werken voor steeds meer mensen wereldwijd werkelijkheid wordt. De pandemie in 2020 zorgde echter voor het echte kantelpunt, waardoor de vraag naar een hoogwaardige virtuele werkplek die mensen in staat stelt flexibel en op afstand te werken, exponentieel toenam. De revolutie van slim werken is ingrijpend en zal ook in een post-pandemische wereld deel blijven uitmaken van ons leven. ‍

4. Samenwerking binnen het HR-team bevorderen

Microsoft 365 bevat diverse tools zoals Yammer, Microsoft Teams en SharePoint waarmee HR-teams kunnen communiceren, samenwerken aan belangrijke projecten, hun activiteiten kunnen coördineren en documenten kunnen inzien. In grote organisaties die over meerdere locaties verspreid zijn, helpen deze tools om HR-functies veel dichter bij elkaar te brengen. Ze benutten het volledige potentieel van de virtuele werkplek door het mogelijk te maken als een veel hechter team samen te werken.

Hoe ondersteunt een platform als Workspace 365 HR-professionals?

Een veelvoorkomend probleem met Microsoft 365 is dat het vaak lastig kan zijn voor mensen die zich de enorme variëteit aan beschikbare tools en functies eigen proberen te maken. De enorme hoeveelheid hiervan, waarvan er vele nieuwe manieren van werken faciliteren, kan soms overweldigend zijn. Governance, coördinatie en verandermanagement zijn nodig om het maximale uit het platform te halen.

Om deze reden kiezen veel organisaties ervoor om het rendement op hun investering in Microsoft 365 te maximaliseren door een digitale werkplekoplossing aan te schaffen die hiernaast draait. Dit biedt een algehele ervaring die beter is afgestemd op de specifieke behoeften van hun werknemers. Een platform als Workspace 365 kan enorm voordelig zijn voor HR-teams, omdat het hen in staat stelt precies de digitale werknemerservaring te creëren die zij wensen, zonder dat ze hoeven in te leveren op de voordelen van Microsoft 365.

Laten we kijken naar enkele manieren waarop platforms zoals Workspace 365 HR-teams kunnen helpen bij hun dagelijkse taken.

‍1. Alles wat je nodig hebt op één plek

‍Een van de meest gehoorde klachten over de online werkomgeving is dat deze veel te gefragmenteerd is. Werknemers moeten vaak met verschillende applicaties werken, afhankelijk van de taak, informatie zit soms verborgen in silo's en daardoor gaat er enorm veel tijd verloren.

Workspace 365 stelt je in staat om één centrale, allesomvattende en veilige digitale werkomgeving te creëren waar werknemers Single Sign-On gebruiken om toegang te krijgen tot verschillende apps, informatie te vinden en taken uit te voeren. Mensen hoeven niet langer de frustratie te ervaren van het schakelen tussen meerdere platforms om te vinden wat ze nodig hebben voor hun werk. Dit draagt bij aan een betere algehele werknemerservaring, omdat mensen merken dat de virtuele werkplek voor hen werkt, wat de informatieoverload vermindert en de productiviteit verhoogt.

‍2. Adoptie ondersteunen van Microsoft 365-tools die efficiëntie stimuleren

‍Workspace 365 ondersteunt de adoptie van tools en elementen van een SharePoint-omgeving waarmee je HR-processen effectief kunt stroomlijnen en zelfservice voor werknemers kunt aanmoedigen. Door deze tools uit te lichten, eenvoudige toegang via Single Sign-On te bieden en "how-to"-bronnen te delen, kun je jouw afdeling inrichten rondom de digitale werkplekoplossingen van jouw keuze.

Binnen de werkplek kun je ook Microsoft Forms of Power Apps integreren om de tevredenheid van werknemers te onderzoeken, hen in staat te stellen vakantiedagen aan te vragen of declaraties in te dienen.‍

3. Eenvoudige toegang tot belangrijke documenten en beleid ‍

Workspace 365 biedt eenvoudige toegang tot belangrijke bestanden en informatie, terwijl het tegelijkertijd zelfservice voor werknemers en de standaardisatie van HR-praktijken aanmoedigt. Dit elimineert verwarring, neemt de mogelijkheid weg om verouderde documenten tegen te komen en vermindert aanzienlijk de tijd die HR-medewerkers kwijt zijn aan het beantwoorden van basisvragen en routinetaken.

Je kunt tegels op de digitale werkplek aanmaken die belangrijke documenten weergeven, zoals personeelshandboeken, functiebeschrijvingen, beoordelingsformulieren, salarisschalen, informatie over arbeidsvoorwaarden en nog veel meer.‍

4. Content targeting gebruiken om ervoor te zorgen dat verschillende rollen en locaties toegang hebben tot de juiste HR-informatie

Door gebruik te maken van een virtueel werkplekplatform zoals Workspace 365 kun je alle communicatie en informatie centraliseren, terwijl je er tegelijkertijd voor zorgt dat de aangeboden content relevant is voor de specifieke rollen, locaties en divisies binnen jouw organisatie. Content targeting op basis van Active Directory-groepen betekent dat managers met specifieke HR-processen, werknemers op verschillende kantoren die andere HR-systemen gebruiken, en groepen die in meerdere talen werken, alleen de informatie zien die voor hen relevant is.‍

5. HR-updates en meldingen samen op één plek aanbieden

Medewerkers worden vaak overspoeld met e-mails van HR met herinneringen, verzoeken, goedkeuringen en updates. Dit is niet alleen overweldigend, maar zorgt er ook voor dat belangrijke informatie gemakkelijk verloren gaat in de dagelijkse stroom aan e-mails, of dat er knelpunten ontstaan in goedkeuringsprocessen.

Met Workspace 365 kunnen medewerkers en managers het Aankondigingscentrum gebruiken om alle HR-updates en meldingen op één handige plek samen te brengen, waardoor zij taken sneller en productiever kunnen uitvoeren.‍

6. Micro Apps gebruiken om HR-selfservice te stimuleren

Workspace 365 helpt u bij het bouwen van aangepaste Micro Apps die uitstekend geschikt zijn voor het bevorderen van selfservice bij belangrijke HR-taken, zoals het aanvragen van vakantiedagen, het indienen van een supportticket, het organiseren van functioneringsgesprekken, het inzien van verplichte trainingen en nog veel meer.

Door uw HR-systemen te integreren, kunt u Micro Apps maken waarmee medewerkers sneller hun werk kunnen doen, zonder dat zij daadwerkelijk zelf toegang hoeven te hebben tot de HR-systemen.‍

7. Chatbots inzetten om de werkdruk van HR-supportmedewerkers te verlagen

Chatbots maken gebruik van AI en natuurlijke taalverwerking om medewerkers in staat te stellen informatie te vinden en transacties uit te voeren via een meer natuurlijke manier van communiceren.

Het Workspace 365-platform kan een HR-supportchatbot bevatten, wat de druk op drukke HR-helpdesks aanzienlijk verlaagt. Dit gebeurt door eenvoudige taken te automatiseren, zoals het aanmaken van een ticket, het doorverwijzen naar veelgestelde vragen en het verstrekken van andere relevante informatie.‍

8. Ondersteuning voor werken op afstand

Werken op afstand zal in de post-pandemische wereld een steeds belangrijkere rol gaan spelen. Workspace 365 biedt een veilige hybride werkomgeving die vanaf elke locatie toegankelijk is en moeiteloos alle vormen van opgeschaald werken op afstand ondersteunt. De werkomgeving past zich automatisch aan de individuele rol, het apparaat, de locatie, het besturingssysteem en de browser van elke medewerker aan.‍

9. Onboarding van medewerkers

Een cruciaal proces voor HR-professionals is de onboarding van medewerkers. Wanneer dit goed wordt aangepakt, is aangetoond dat dit het verloop van medewerkers effectief vermindert. Het zorgt er bovendien voor dat nieuwe medewerkers zich welkom voelen en verhoogt de efficiëntie doordat zij snel wegwijs worden gemaakt in de werkwijze van uw bedrijf.

Workspace 365 helpt om alle informatie, checklists en formulieren die nieuwe medewerkers nodig hebben op één plek samen te brengen. Het is zelfs mogelijk om hen al vóór hun eerste werkdag toegang te geven tot het platform, zodat zij direct aan de slag kunnen.‍

10. Hulpbronnen bieden voor HR-professionals

Workspace 365 brengt HR-medewerkers dichter bij elkaar door hen een gerichte virtuele werkomgeving te bieden waar zij toegang hebben tot alle middelen, systemen en documenten die zij nodig hebben om hun werk te doen. Het stelt met name wereldwijde HR-teams in staat om beter verbonden te blijven, doordat zij effectief kunnen samenwerken en communiceren over meerdere locaties heen.

Vraag een gratis Workspace 365-demo aan

‍Zoals veel HR-professionals al ontdekken, kan het integreren van Microsoft 365 en Workspace 365 in de digitale werkomgeving van een bedrijf een transformerende impact hebben op de algehele ervaring van medewerkers.

Steeds meer organisaties plukken de vruchten van wat deze platforms te bieden hebben, waardoor zij hun algehele productiviteit kunnen verhogen en allerlei strategische en operationele doelstellingen in de virtuele werkomgeving kunnen behalen.

U hoeft ons echter niet zomaar op ons woord te geloven. Vergeet niet dat de beste manier om Workspace 365 te ervaren is door het zelf te proberen en een gratis demo aan te vragen.