Ces derniers temps, nous avons constaté que de plus en plus d'entreprises ont commencé à utiliser Microsoft 365 dans le cadre de leurs solutions de travail numérique. Également connue sous le nom d'Office 365, cette plateforme basée sur le cloud propose une grande variété d'outils de travail en ligne essentiels, notamment Outlook, Office (Word, Excel, PowerPoint), SharePoint, Microsoft Teams, Yammer, la Power Platform, et bien plus encore.
Microsoft 365 offre aux utilisateurs une grande variété d'avantages, allant de l'amélioration de l'efficacité à l'encouragement de la collaboration, en leur permettant de mener à bien une transformation numérique complète. Elle a également joué un rôle essentiel en facilitant le travail à distance pendant la récente pandémie mondiale.

Plateforme diversifiée et puissante, Microsoft 365 peut avoir un impact transformationnel sur presque tous les rôles au sein d'une organisation. Elle s'est avérée particulièrement utile pour les fonctions de support telles que l'informatique, le marketing et les ressources humaines (RH).

En fait, le déploiement accru de Microsoft 365 est une excellente nouvelle pour ce dernier groupe de professionnels en particulier, car il permet une plus grande efficacité dans les processus RH fondamentaux tout en soutenant des objectifs tels que l'amélioration de l'expérience collaborateur.

Dans l'article suivant, nous allons examiner en profondeur certaines des nombreuses fonctionnalités offertes par Microsoft 365 afin de vous donner une meilleure compréhension de la manière dont la plateforme profite aux fonctions RH.

Comment Microsoft 365 aide-t-il les professionnels des RH ?

À un niveau macro, Microsoft 365 soutient les professionnels et les équipes RH dans quatre domaines majeurs :

1. Améliorer l'expérience collaborateur

Il existe aujourd'hui une prise de conscience accrue de l'importance de ce que l'on appelle l'expérience collaborateur, c'est-à-dire l'expérience globale qu'une personne vit avec son entreprise à travers divers points de contact. Les preuves nous ont montré à quel point cela peut avoir un impact considérable sur des aspects tels que la rétention des talents et la capacité à attirer de nouveaux profils au sein d'une organisation.

L'évaluation de l'expérience collaborateur implique une vision holistique et stratégique de la proposition de valeur aux employés (EVP) offerte tout au long du parcours d'une personne dans l'entreprise. Cela inclut un examen attentif de l'espace de travail des employés et une compréhension de leurs expériences quotidiennes avec la technologie.

En ce sens, Microsoft 365 peut jouer un rôle déterminant dans l'amélioration de l'expérience quotidienne des employés au sein de l'espace de travail numérique. Des processus importants comme l'intégration ou la formation et le développement peuvent être grandement améliorés, et la plateforme peut également contribuer à favoriser une culture organisationnelle plus saine, ce qui aura inévitablement un impact positif sur l'expérience collaborateur.

‍2. Stimuler la productivité

Encourager des pratiques, des services et un support plus efficaces devrait être une priorité constante pour tout département RH. Dans cette optique, Microsoft 365 peut jouer un rôle significatif en transformant, et dans certains cas en révolutionnant, un certain nombre de processus RH fondamentaux. Il vous permet d'y parvenir de la manière suivante :

• Favoriser la standardisation des pratiques RH au sein des grandes organisations en garantissant que chacun a accès aux bonnes informations et aux bons documents.
• Alléger la charge des équipes de support RH en numérisant les processus manuels ou basés sur les e-mails, comme la gestion des congés payés, améliorant ainsi la productivité et fournissant des outils et des informations qui favorisent l'autonomie des collaborateurs.
• Utiliser l'automatisation pour rationaliser les transactions RH et fournir des informations aux employés, en utilisant des outils tels que les chatbots.
• Utiliser Power BI pour fournir des tableaux de bord de reporting pour le suivi des effectifs et les analyses RH.‍

3. Soutenir le travail intelligent

Offrir aux employés la possibilité de choisir leur lieu de travail, que ce soit à domicile ou ailleurs, a toujours été une option attrayante. Les plateformes d'espace de travail virtuel telles que Microsoft 365 stimulent l'évolution de l'espace de travail hybride depuis plusieurs années, faisant du travail intelligent une réalité pour un nombre croissant de personnes dans le monde. Cependant, c'est la pandémie de 2020 qui a véritablement marqué un tournant, faisant exploser la demande pour un espace de travail virtuel de haute qualité permettant aux collaborateurs de travailler de manière flexible et à distance. La révolution du travail intelligent est profonde et continuera de faire partie de notre quotidien dans un monde post-pandémique. ‍

4. Favoriser la collaboration au sein de l'équipe RH

Microsoft 365 propose plusieurs outils tels que Yammer, Microsoft Teams et SharePoint qui permettent aux équipes RH de communiquer, de collaborer sur des projets clés, de coordonner leurs activités et d'accéder à des documents. Dans les grandes organisations réparties sur plusieurs sites, ces outils contribuent à rapprocher les fonctions RH, en exploitant tout le potentiel de l'espace de travail virtuel pour permettre de travailler au sein d'une équipe beaucoup plus soudée.

Comment une plateforme comme Workspace 365 aide-t-elle les professionnels des RH ?

Un problème fréquent avec Microsoft 365 est qu'il peut souvent être complexe pour les utilisateurs qui tentent de maîtriser la grande variété d'outils et de fonctionnalités proposés. Le volume considérable de ces outils, dont beaucoup facilitent de nouvelles méthodes de travail, peut parfois être déconcertant. Une gouvernance, une coordination et une gestion du changement sont nécessaires pour tirer le meilleur parti de la plateforme.

C'est pourquoi de nombreuses organisations choisissent de maximiser leur retour sur investissement avec Microsoft 365 en achetant un produit d'espace de travail numérique complémentaire, offrant une expérience globale mieux adaptée aux besoins spécifiques de leurs employés. Une plateforme comme Workspace 365 peut être extrêmement bénéfique pour les équipes RH, car elle leur permet de construire exactement le type d'expérience numérique qu'elles souhaitent pour leurs collaborateurs, sans avoir à sacrifier les avantages de Microsoft 365.

Examinons quelques-unes des façons dont des plateformes comme Workspace 365 peuvent aider les équipes RH à accomplir leurs tâches quotidiennes.

‍1. Centraliser tout ce dont vous avez besoin en un seul endroit

‍L'une des plaintes les plus fréquentes concernant l'espace de travail en ligne est sa trop grande fragmentation. Les employés doivent souvent jongler avec plusieurs applications différentes selon la tâche, les informations sont parfois cloisonnées et, par conséquent, une quantité considérable de temps est perdue.

Workspace 365 vous permet de créer un environnement de travail numérique unique, complet et sécurisé, où les employés utilisent l'authentification unique (Single Sign-On) pour accéder à plusieurs applications, trouver des informations et effectuer des tâches. Les collaborateurs n'ont plus à subir la frustration de devoir passer d'une plateforme à l'autre pour trouver ce dont ils ont besoin pour travailler. Cela contribue à une meilleure expérience globale pour l'employé, qui perçoit que l'espace de travail virtuel travaille pour lui, réduisant ainsi la surcharge d'informations et augmentant son niveau de productivité global.

‍2. Soutenir l'adoption des outils Microsoft 365 qui favorisent l'efficacité

‍Workspace 365 soutient l'adoption d'outils et d'éléments d'un espace de travail SharePoint qui vous permettent de rationaliser efficacement les processus RH et d'encourager l'autonomie des employés. En mettant en avant ces outils, en offrant un accès facile via l'authentification unique et en partageant des ressources pratiques, vous pouvez structurer votre département autour des solutions de travail numérique de votre choix.

Au sein de l'espace de travail, vous pouvez également intégrer Microsoft Forms ou Power Apps pour étudier le taux de satisfaction de vos employés, leur permettre de demander des congés payés ou de soumettre des notes de frais.‍

3. Offrir un accès facile aux documents et politiques clés ‍

Workspace 365 offre un accès facile aux fichiers et informations essentiels tout en encourageant l'autonomie des employés et la standardisation des pratiques RH. Cela élimine la confusion, supprime le risque de tomber sur des documents obsolètes et réduit considérablement le temps que les équipes RH consacrent aux questions basiques et routinières.

Vous pouvez créer une ou plusieurs tuiles sur l'espace de travail numérique affichant des documents importants tels que les manuels de l'employé, les descriptions de poste, les formulaires d'évaluation des performances, les grilles salariales, les informations sur les conditions de travail, et bien plus encore.‍

4. Utiliser le ciblage de contenu pour garantir que les différents rôles et sites ont accès aux bonnes informations RH

L'utilisation d'une plateforme d'espace de travail virtuel comme Workspace 365 vous permet de centraliser toute la communication et l'information tout en garantissant que le contenu diffusé est pertinent pour les rôles, les sites et les divisions qui composent votre organisation. Le ciblage de contenu basé sur les groupes Active Directory signifie que les managers ayant des processus RH spécifiques à gérer, les employés dans différents bureaux utilisant des systèmes RH distincts, et les groupes travaillant dans plusieurs langues ne verront que les informations qui leur sont pertinentes.‍

5. Regrouper les mises à jour et notifications RH en un seul endroit

Les employés sont souvent submergés par les e-mails des RH contenant des rappels, des demandes, des approbations et des mises à jour. En plus d'être accablant, cela signifie que des informations importantes peuvent facilement se perdre dans le bruit ambiant de la boîte de réception ou créer des goulots d'étranglement dans les processus d'approbation.

Avec Workspace 365, les employés et les managers peuvent utiliser le Centre d'annonces pour regrouper toutes les mises à jour et notifications RH en un seul endroit pratique, leur permettant d'effectuer leurs tâches avec plus de rapidité et de productivité.‍

6. Utiliser des Micro Apps pour encourager le libre-service RH

Workspace 365 peut vous aider à créer des Micro Apps personnalisées, idéales pour promouvoir le libre-service sur des tâches RH clés telles que la demande de congés, l'ouverture d'un ticket de support, l'organisation d'entretiens annuels, la consultation des formations obligatoires, et bien plus encore.

En intégrant vos systèmes RH, vous pouvez créer des Micro Apps qui aident les employés à accomplir leurs tâches plus rapidement, sans avoir à accéder directement aux systèmes RH eux-mêmes.‍

7. Utiliser des chatbots pour réduire la charge de travail du personnel de support RH

Les chatbots utilisent l'IA et le traitement du langage naturel pour permettre aux employés de trouver des informations et d'effectuer des transactions avec un style de conversation plus naturel.

La plateforme Workspace 365 peut intégrer un chatbot de support RH, soulageant ainsi considérablement les services d'assistance RH très sollicités. Il automatise des tâches simples telles que l'ouverture d'un ticket, l'orientation vers des FAQ et la fourniture d'informations pertinentes en réponse aux questions posées.‍

8. Soutenir le travail à distance

Le travail à distance jouera un rôle de plus en plus important dans le monde post-pandémique. Workspace 365 offre un environnement de travail hybride sécurisé, accessible absolument partout, capable de prendre en charge tous types de capacités de travail à distance à grande échelle. L'espace de travail s'adapte automatiquement au rôle, à l'appareil, à l'emplacement, au système d'exploitation et au navigateur de chaque employé.‍

9. Intégration des nouveaux employés (onboarding)

L'intégration des nouveaux employés est un processus clé pour les professionnels des RH. Lorsqu'il est bien réalisé, il a été prouvé qu'il réduit efficacement le turnover. Il permet également aux nouveaux arrivants de se sentir mieux accueillis et favorise l'efficacité en les familiarisant rapidement avec le fonctionnement de votre entreprise.

Workspace 365 permet de regrouper toutes les informations, listes de contrôle et formulaires dont les nouvelles recrues ont besoin en un seul endroit. Il est même possible de leur donner accès à la plateforme avant leur premier jour pour s'assurer qu'ils soient opérationnels immédiatement.‍

10. Fournir des ressources aux professionnels des RH

Workspace 365 rapproche les employés des RH en leur fournissant un espace de travail virtuel dédié où ils ont accès à toutes les ressources, systèmes et documents nécessaires à leur travail. Il permet notamment aux équipes RH internationales de rester plus connectées, en leur offrant la possibilité de collaborer et de communiquer efficacement sur plusieurs sites.

Planifiez une démonstration gratuite de Workspace 365

‍Comme beaucoup de professionnels des RH le découvrent déjà, l'intégration de Microsoft 365 et de Workspace 365 dans les solutions d'espace de travail numérique d'une entreprise peut avoir un impact transformateur sur l'expérience globale des employés.

De plus en plus d'organisations profitent des avantages offerts par ces plateformes, ce qui leur permet d'accroître leur productivité globale et d'atteindre toutes sortes d'objectifs stratégiques et opérationnels au sein de l'espace de travail virtuel.

Cependant, ne nous croyez pas sur parole. N'oubliez pas que la meilleure façon de découvrir Workspace 365 est de l'essayer par vous-même et de planifier une démonstration gratuite.