In letzter Zeit haben wir gesehen, wie immer mehr Unternehmen Microsoft 365 als Teil ihrer digitalen Arbeitsplatzlösungen einsetzen. Die auch als Office 365 bekannte cloudbasierte Plattform bietet eine Vielzahl wichtiger Online-Tools für den Arbeitsplatz, darunter Outlook, Office (Word, Excel, PowerPoint), SharePoint, Microsoft Teams, Yammer, die Power Platform und mehr.
Microsoft 365 bietet Nutzern eine Vielzahl von Vorteilen: von der Steigerung der Effizienz über die Förderung der Zusammenarbeit bis hin zur Ermöglichung einer umfassenden digitalen Transformation. Es war zudem von entscheidender Bedeutung, um die Arbeit im Homeoffice während der jüngsten globalen Pandemie zu erleichtern.

Als vielseitige und leistungsstarke Plattform kann Microsoft 365 einen transformativen Einfluss auf nahezu jede Rolle innerhalb eines Unternehmens haben. Besonders für Support-Funktionen wie IT, Marketing und Personalwesen (HR) hat es sich als äußerst nützlich erwiesen.

Tatsächlich ist die verstärkte Implementierung von Microsoft 365 eine großartige Nachricht, insbesondere für die letztgenannte Berufsgruppe, da sie eine höhere Effizienz bei zentralen HR-Prozessen ermöglicht und gleichzeitig Ziele wie die Verbesserung der Mitarbeitererfahrung unterstützt.

Im folgenden Beitrag werfen wir einen detaillierten Blick auf einige der vielfältigen Funktionen, die Microsoft 365 zu bieten hat, um Ihnen ein besseres Verständnis dafür zu vermitteln, wie die Plattform HR-Funktionen unterstützt.

Wie hilft Microsoft 365 HR-Profis?

Auf Makroebene unterstützt Microsoft 365 HR-Profis und -Teams in vier Hauptbereichen:

1. Verbesserung der Mitarbeitererfahrung

Heutzutage gibt es ein wachsendes Bewusstsein für die Bedeutung der sogenannten Employee Experience – der Gesamterfahrung, die eine Person mit ihrem Unternehmen an verschiedenen Kontaktpunkten macht. Die Erfahrung hat gezeigt, dass dies einen erheblichen Einfluss auf Faktoren wie die Mitarbeiterbindung und die Fähigkeit, neue Talente für ein Unternehmen zu gewinnen, haben kann.

Eine Bewertung der Mitarbeitererfahrung erfordert einen ganzheitlichen und strategischen Blick auf das Employee Value Proposition (EVP), das während der gesamten Betriebszugehörigkeit einer Person geboten wird. Dazu gehört auch ein genauer Blick auf den digitalen Arbeitsplatz der Mitarbeiter und das Verständnis ihrer täglichen Erfahrungen mit der Technologie.

In diesem Sinne kann Microsoft 365 eine erfolgreiche Rolle bei der Verbesserung der täglichen Erfahrung der Mitarbeiter mit dem digitalen Arbeitsplatz spielen. Wichtige Prozesse wie Onboarding oder Aus- und Weiterbildung können erheblich verbessert werden, und die Plattform kann zudem dazu beitragen, eine gesündere Unternehmenskultur zu fördern, die sich zwangsläufig positiv auf die Mitarbeitererfahrung auswirkt.

‍2. Steigerung der Produktivität

Die Förderung effizienterer Praktiken, Dienstleistungen und Unterstützung sollte für jede HR-Abteilung eine ständige Priorität sein. Vor diesem Hintergrund kann Microsoft 365 einen wesentlichen Beitrag leisten, indem es eine Reihe zentraler HR-Prozesse transformiert und in einigen Fällen revolutioniert. Dies gelingt auf folgende Weise:

• Standardisierung von HR-Prozessen in großen Unternehmen durch den sichergestellten Zugriff aller Mitarbeiter auf die richtigen Informationen und Dokumente.
• Entlastung der HR-Teams durch die Digitalisierung manueller oder E-Mail-basierter Prozesse, wie etwa die Urlaubsplanung. Dies steigert die Produktivität und fördert durch die Bereitstellung passender Tools und Informationen das Self-Service-Prinzip.
• Einsatz von Automatisierung zur Optimierung von HR-Transaktionen und zur Bereitstellung von Mitarbeiterinformationen, beispielsweise durch den Einsatz von Chatbots.
• Nutzung von Power BI zur Erstellung von Reporting-Dashboards für Personal- und Workforce-Analysen.‍

3. Unterstützung von Smart Working

Mitarbeitern die Wahl zu lassen, von wo aus sie arbeiten – ob von zu Hause oder einem anderen Ort –, war schon immer eine attraktive Option. Virtuelle Arbeitsplatzplattformen wie Microsoft 365 treiben die Entwicklung des hybriden Arbeitsplatzes bereits seit einigen Jahren voran und machen die Aussicht auf Smart Working für immer mehr Menschen weltweit zur Realität. Doch erst die Pandemie im Jahr 2020 sorgte für den entscheidenden Wendepunkt und ließ die Nachfrage nach einem hochwertigen virtuellen Arbeitsplatz, der flexibles und ortsunabhängiges Arbeiten ermöglicht, exponentiell ansteigen. Die Revolution des Smart Working ist tiefgreifend und wird auch in einer Welt nach der Pandemie ein fester Bestandteil unseres Lebens bleiben.‍

4. Förderung der Zusammenarbeit im HR-Team

Microsoft 365 enthält verschiedene Tools wie Yammer, Microsoft Teams und SharePoint, die es HR-Teams ermöglichen, zu kommunizieren, an wichtigen Projekten zusammenzuarbeiten, ihre Aktivitäten zu koordinieren und auf Dokumente zuzugreifen. In großen Organisationen, die über mehrere Standorte verteilt sind, tragen diese Tools dazu bei, die HR-Funktionen enger zusammenzubringen. Sie nutzen das Potenzial des virtuellen Arbeitsplatzes voll aus, indem sie die Arbeit in einem deutlich kompakteren Team ermöglichen.

Wie unterstützt eine Plattform wie Workspace 365 HR-Profis?

Ein häufiges Problem bei Microsoft 365 ist, dass es für Anwender oft schwierig sein kann, sich in der riesigen Vielfalt der angebotenen Tools und Funktionen zurechtzufinden. Die schiere Menge, von denen viele neue Arbeitsweisen ermöglichen, kann manchmal überwältigend sein. Governance, Koordination und Change Management sind erforderlich, um das Beste aus der Plattform herauszuholen.

Aus diesem Grund entscheiden sich viele Unternehmen dafür, den Return on Investment mit Microsoft 365 zu maximieren, indem sie ein digitales Arbeitsplatzprodukt erwerben, das ergänzend dazu eingesetzt wird und ein Gesamterlebnis bietet, das stärker auf die spezifischen Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter zugeschnitten ist. Eine Plattform wie Workspace 365 kann für HR-Teams von großem Nutzen sein, da sie es ihnen ermöglicht, genau die Art von digitaler Mitarbeitererfahrung zu schaffen, die sie sich wünschen, ohne auf die Vorteile von Microsoft 365 verzichten zu müssen.

Schauen wir uns einige der Möglichkeiten an, wie Plattformen wie Workspace 365 HR-Teams bei der Erledigung ihrer täglichen Aufgaben unterstützen können.

‍1. Alles, was Sie brauchen, an einem Ort

‍Eine der häufigsten Beschwerden über den Online-Arbeitsplatz ist, dass er viel zu fragmentiert ist. Mitarbeiter müssen je nach Aufgabe oft mit verschiedenen Anwendungen arbeiten, Informationen sind manchmal in Silos versteckt, und infolgedessen geht enorm viel Zeit verloren.

Workspace 365 ermöglicht die Schaffung eines einzigen, umfassenden und sicheren digitalen Arbeitsplatzes, an dem Mitarbeiter per Single Sign-On auf verschiedene Anwendungen zugreifen, Informationen finden und Aufgaben erledigen können. Die Frustration, zwischen zahlreichen Plattformen hin- und herwechseln zu müssen, entfällt. Dies trägt zu einer besseren Mitarbeitererfahrung bei, da der virtuelle Arbeitsplatz die Arbeit erleichtert, die Informationsflut reduziert und die allgemeine Produktivität steigert.

‍2. Unterstützung bei der Einführung von Microsoft 365-Tools zur Effizienzsteigerung

‍Workspace 365 unterstützt die Einführung von Tools und Elementen eines SharePoint-Arbeitsplatzes, mit denen Sie HR-Prozesse effektiv rationalisieren und das Self-Service-Angebot für Mitarbeiter fördern können. Indem Sie diese Tools hervorheben, einen einfachen Zugang über Single Sign-On bereitstellen und „How-to“-Ressourcen teilen, können Sie Ihre Abteilung rund um die digitalen Arbeitsplatzlösungen Ihrer Wahl aufbauen.

Innerhalb des Arbeitsplatzes können Sie auch Microsoft Forms oder Power Apps integrieren, um die Mitarbeiterzufriedenheit zu untersuchen, Urlaubsanträge zu ermöglichen oder Reisekostenabrechnungen einzureichen.‍

3. Einfacher Zugriff auf wichtige Dokumente und Richtlinien‍

Workspace 365 bietet einfachen Zugriff auf wichtige Dateien und Informationen und fördert gleichzeitig das Self-Service-Angebot der Mitarbeiter sowie die Standardisierung von HR-Praktiken. Dies beseitigt Unklarheiten, verhindert die Verwendung veralteter Dokumente und reduziert den Zeitaufwand für HR-Mitarbeiter bei der Beantwortung grundlegender Routinefragen erheblich.

Sie können auf dem digitalen Arbeitsplatz Kacheln erstellen, die wichtige Dokumente wie Mitarbeiterhandbücher, Stellenbeschreibungen, Leistungsbeurteilungsformulare, Gehaltstabellen, Informationen zu Arbeitsbedingungen und vieles mehr anzeigen.‍

4. Nutzung von Content-Targeting, um sicherzustellen, dass verschiedene Rollen und Standorte Zugriff auf die richtigen HR-Informationen haben

Die Nutzung einer virtuellen Arbeitsplatzplattform wie Workspace 365 ermöglicht es Ihnen, die gesamte Kommunikation und Information zu zentralisieren und gleichzeitig sicherzustellen, dass die bereitgestellten Inhalte für die jeweiligen Rollen, Standorte und Abteilungen Ihres Unternehmens relevant sind. Content-Targeting auf Basis von Active Directory-Gruppen bedeutet, dass Manager mit spezifischen HR-Prozessen, Mitarbeiter in verschiedenen Büros, die separate HR-Systeme nutzen, und Gruppen, die in mehreren Sprachen arbeiten, nur die für sie relevanten Informationen sehen.‍

5. HR-Updates und Benachrichtigungen gebündelt an einem Ort

Mitarbeiter werden oft mit E-Mails aus der Personalabteilung bombardiert, die Erinnerungen, Anfragen, Genehmigungen und Updates enthalten. Dies ist nicht nur überwältigend, sondern führt auch dazu, dass wichtige Informationen leicht im allgemeinen E-Mail-Rauschen untergehen oder Engpässe bei Genehmigungsprozessen entstehen.

Mit Workspace 365 können Mitarbeiter und Führungskräfte das AnnouncementCentre nutzen, um alle HR-Updates und Benachrichtigungen an einem zentralen Ort zu bündeln, was ihnen ermöglicht, Aufgaben schneller und produktiver zu erledigen.‍

6. Micro Apps zur Förderung von HR-Self-Service nutzen

Workspace 365 unterstützt Sie beim Erstellen maßgeschneiderter Micro Apps, die sich hervorragend dazu eignen, Self-Service-Prozesse für wichtige HR-Aufgaben zu fördern – etwa für die Urlaubsplanung, das Erstellen von Support-Tickets, die Organisation von Mitarbeitergesprächen, die Überprüfung obligatorischer Schulungen und vieles mehr.

Durch die Integration Ihrer HR-Systeme können Sie Micro Apps erstellen, mit denen Mitarbeiter Aufgaben schneller erledigen können, ohne direkt auf die HR-Systeme selbst zugreifen zu müssen.‍

7. Chatbots zur Entlastung des HR-Support-Teams einsetzen

Chatbots nutzen KI und natürliche Sprachverarbeitung, damit Mitarbeiter Informationen finden und Transaktionen in einem natürlicheren Konversationsstil durchführen können.

Die Workspace 365-Plattform kann einen HR-Support-Chatbot integrieren, der die vielbeschäftigten HR-Helpdesks erheblich entlastet. Dies geschieht durch die Automatisierung einfacher Aufgaben wie das Erstellen von Tickets, das Verweisen auf FAQs und die Bereitstellung relevanter Informationen zu den jeweiligen Anliegen.‍

8. Unterstützung für Remote-Arbeit

Remote-Arbeit wird in der Welt nach der Pandemie eine immer wichtigere Rolle spielen. Workspace 365 bietet eine sichere hybride Arbeitsumgebung, auf die von überall aus zugegriffen werden kann und die problemlos alle Arten von skalierten Remote-Arbeitskapazitäten unterstützt. Der Arbeitsplatz passt sich automatisch an die individuelle Rolle, das Gerät, den Standort, das Betriebssystem und den Browser jedes Mitarbeiters an.‍

9. Onboarding von Mitarbeitern

Ein zentraler Prozess für HR-Profis ist das Onboarding neuer Mitarbeiter. Ein gut durchgeführter Prozess reduziert nachweislich die Fluktuation. Zudem fühlen sich neue Mitarbeiter besser willkommen und die Effizienz steigt, da sie schneller mit den Abläufen im Unternehmen vertraut sind.

Workspace 365 bündelt alle Informationen, Checklisten und Formulare, die neue Mitarbeiter benötigen, an einem Ort. Es ist sogar möglich, ihnen bereits vor ihrem ersten Arbeitstag Zugriff auf die Plattform zu gewähren, damit sie von Anfang an voll durchstarten können.‍

10. Ressourcen für HR-Profis bereitstellen

Workspace 365 bringt HR-Mitarbeiter näher zusammen, indem es ihnen einen fokussierten virtuellen Arbeitsplatz bietet, an dem sie Zugriff auf alle Ressourcen, Systeme und Dokumente haben, die sie für ihre Arbeit benötigen. Insbesondere globale HR-Teams bleiben so besser vernetzt und können standortübergreifend effektiv zusammenarbeiten und kommunizieren.

Vereinbaren Sie eine kostenlose Workspace 365-Demo

‍Wie viele HR-Profis bereits feststellen, kann die Integration von Microsoft 365 und Workspace 365 in die digitalen Arbeitsplatzlösungen eines Unternehmens einen transformativen Einfluss auf die allgemeine Mitarbeitererfahrung haben.

Immer mehr Unternehmen profitieren von den Vorteilen dieser Plattformen, steigern ihre Gesamtproduktivität und erreichen ihre strategischen und operativen Ziele im virtuellen Arbeitsumfeld.

Sie müssen sich jedoch nicht nur auf unser Wort verlassen. Denken Sie daran: Am besten erleben Sie Workspace 365, indem Sie es selbst ausprobieren und eine kostenlose Demo vereinbaren.