Muchas empresas están adoptando la transformación digital e invirtiendo en la experiencia de sus empleados, soluciones en la nube y Microsoft 365. Si su organización es una de ellas, va por buen camino, pero debe asegurarse de que todas estas inversiones creen una infraestructura de TI integral e integrada, una que combine a la perfección soluciones locales alojadas (a menudo basadas en Windows) con servicios de TI preparados para el futuro, como la computación en la nube.  

A continuación, explicamos cómo puede cerrar la brecha entre sus sistemas heredados y el nuevo mundo de las soluciones en la nube, creando en el proceso un lugar de trabajo verdaderamente digital. Siga leyendo si desea descubrir cómo facilitar el acceso a su servidor de archivos o su migración, acceder a aplicaciones heredadas basadas en Windows y unificar información de múltiples aplicaciones SaaS.

El auge de SharePoint: ¿Tienen los días contados los servidores de archivos?

La mayoría de las suscripciones empresariales de Microsoft 365 incluyen acceso a SharePoint, una herramienta que permite a los empleados intercambiar información, colaborar en línea o acceder a la página de la intranet de la empresa.

Dado que SharePoint se incluye en muchas suscripciones de Microsoft 365, la mayoría de las organizaciones lo utilizan para reemplazar (al menos parcialmente) su servidor existente. Sin embargo, aquí es donde pueden surgir desafíos. SharePoint puede ser nuevo para algunos de sus empleados, lo que les dificulta su uso. Al mismo tiempo, si su servidor de archivos actual sigue conectado a algunas de sus aplicaciones, puede encontrarse con dificultades durante la migración o, alternativamente, tener la obligación legal de mantener un archivo.

Antes de llegar a la etapa en la que deba sortear estos problemas, pregúntese qué partes de SharePoint desea utilizar realmente. ¿Y cómo las utilizará?  

Según nuestra experiencia, los clientes suelen utilizar SharePoint de dos maneras: como solución de almacenamiento de documentos o como portal para sus empleados. Independientemente del enfoque que elija, primero debe añadir los servicios adicionales que necesite o contar con desarrolladores de SharePoint internos.

Cómo utilizar SharePoint como solución de almacenamiento

Al utilizar SharePoint como solución de almacenamiento, debe considerar cómo interactuarán los usuarios con la plataforma. Esto podría plantear algunos desafíos diferentes para las organizaciones:  

1. ¿Cómo ofrecerá una única aplicación de documentos para archivos de SharePoint, OneDrive y Teams, así como para su servidor de archivos?

2. ¿Cómo puede reducir el número de tickets de soporte que recibe de los empleados de primera línea?

3. ¿Cómo puede mantener un archivo en su servidor de archivos?

Un desafío más fundamental consiste en encontrar una manera de simplificar SharePoint. Para ello, un sistema de gestión documental (DMS), como el integrado en Workspace 365, es clave. Esto significa que puede integrar SharePoint, OneDrive y su servidor de archivos en una única aplicación de documentos basada en navegador.

Dado que la mayoría de las organizaciones trabajan con Microsoft 365, es esencial que su sistema de gestión documental esté integrado con la familia de soluciones de software de Microsoft. La integración con Microsoft 365 permite a las organizaciones reunir su servidor de archivos, SharePoint y OneDrive como parte de una solución integral.  

Con Workspace 365, las organizaciones obtienen un mayor control sobre la migración de documentos. ¿Desean transferir toda su información del servidor de archivos a SharePoint? Tener todos los documentos en un solo lugar significa que los empleados no pierden tiempo buscándolos: todo está centralizado como parte de una plataforma basada en navegador.

Hacer de SharePoint su portal central

Dentro de cualquier organización, puede decidir crear varios portales de SharePoint diferentes, pero es importante ser consciente de que esto conlleva costes administrativos. Desarrollar conectores y mosaicos dinámicos (live tiles) tiene un precio, uno que puede evitar si ya están disponibles en Workspace 365.

Gracias a su exhaustiva investigación realizada junto a clientes y socios, además de sus actualizaciones automáticas periódicas, Workspace 365 ofrece exactamente el tipo de espacio de trabajo que se adapta a sus necesidades, ya sea desde una perspectiva individual, departamental u organizacional. Los usuarios pueden acceder a nuevas aplicaciones o conectar con soluciones desarrolladas internamente a través de API.

Acceso a aplicaciones locales y remotas

Es probable que la mayoría de los usuarios decidan acceder a su espacio de trabajo desde el navegador, ya que para muchos es el centro de su actividad diaria. Pero, ¿qué ocurre con quienes aún desean acceder al espacio de trabajo desde aplicaciones de escritorio externas? Facilite la labor de estos usuarios simplificando el acceso a sus aplicaciones. Ponga todo a su disposición desde un único punto de inicio gestionado de forma centralizada.

Simplificación del acceso a aplicaciones remotas

Si desea que los usuarios utilicen una aplicación concreta, ya sea una solución de análisis de correo electrónico o una herramienta de videoconferencia, la más mínima fricción puede hacer que busquen alternativas. Por eso es importante simplificar el acceso a las aplicaciones de escritorio remoto integrándolas en Workspace 365, lo que permite a los usuarios acceder con un solo clic desde su navegador o utilizando su receptor local.

Integración perfecta: aplicaciones de escritorio remoto y Workspace 365

Al combinar RDP sin cliente, Citrix Virtual Apps y Nutanix iFrame, puede acceder a aplicaciones remotas directamente sin tener que instalar un cliente ni iniciar sesión. Esto permite acceder a las aplicaciones de forma remota desde cualquier dispositivo, sin necesidad de instalar ningún programa adicional. Significa que un único espacio de trabajo basado en navegador proporciona acceso a todas sus aplicaciones, abiertas mediante inicio de sesión único (Single Sign-On). Además, su seguridad se ve reforzada. Se pueden implementar medidas de protección adicionales, como la autenticación multifactor, antes de que los usuarios accedan a una aplicación concreta.

Workspace 365: ¿Integrar en su portal actual o no?

Si ya utiliza una intranet o una página personalizada de SharePoint, puede integrar las funciones de Workspace 365 en sus portales existentes. Con este enfoque, puede incrustar grupos de aplicaciones, así como integrar el acceso condicional y los iconos dinámicos (live tiles) en sus portales actuales.  

Alternativamente, puede crear un «enlace de aplicación» para integrar las funciones de su portal existente. Dado que esto está conectado a proveedores de servicios de identidad como Azure AD, no se pedirá a los usuarios que vuelvan a iniciar sesión. Pueden integrar aplicaciones locales en su portal porque toda la gestión de aplicaciones y grupos permanece centralizada.

Desbloquee el espacio de trabajo digital con Microsoft 365 y Workspace 365

El más mínimo aumento de la complejidad puede provocar niveles de frustración considerablemente mayores. Workspace 365 prioriza la simplicidad, garantizando que usted tenga un acceso rápido, fácil y seguro a la aplicación, documento o información que necesite, cuando la necesite. Al conectarse con Azure AD, Workspace 365 facilita la creación de un espacio de trabajo completo basado en roles.  

Muchas organizaciones, en una amplia gama de sectores, han adoptado la computación en la nube. ¿Por qué no unirse a ellas? Ofrecemos una demostración gratuita de Workspace 365 para que pueda comprobar de primera mano los beneficios que ofrece.