De nombreuses entreprises entament leur transformation numérique en investissant dans l'expérience collaborateur, les solutions cloud et Microsoft 365. Si c'est votre cas, vous n'êtes pas seul, mais vous devez vous assurer que ces investissements forment une infrastructure informatique globale et intégrée, capable de combiner harmonieusement des solutions locales hébergées (souvent basées sur Windows) et des services informatiques pérennes comme le cloud computing.  

Nous vous expliquons ci-dessous comment faire le pont entre vos systèmes existants et le monde des solutions cloud pour créer un véritable environnement de travail numérique. Poursuivez votre lecture pour découvrir comment faciliter l'accès à votre serveur de fichiers ou sa migration, accéder à vos applications Windows héritées et centraliser les informations provenant de multiples applications SaaS.

L'essor de SharePoint : les jours du serveur de fichiers sont-ils comptés ?

La majorité des abonnements professionnels Microsoft 365 incluent l'accès à SharePoint, un outil qui permet aux collaborateurs d'échanger des informations, de collaborer en ligne ou d'accéder à un intranet d'entreprise.

Étant donné que SharePoint est inclus dans de nombreux abonnements Microsoft 365, la plupart des organisations l'utilisent pour remplacer (au moins partiellement) leur serveur existant. C'est là que des difficultés peuvent apparaître. SharePoint peut être nouveau pour certains de vos collaborateurs, qui peuvent avoir du mal à l'utiliser. Parallèlement, si votre serveur de fichiers actuel reste connecté à certaines de vos applications, vous pourriez rencontrer des problèmes de migration ou, à l'inverse, être légalement tenu de conserver une archive.

Avant d'être confronté à ces problématiques, demandez-vous quelles fonctionnalités de SharePoint vous souhaitez réellement utiliser. Et comment comptez-vous les exploiter ?  

D'après notre expérience, les clients utilisent généralement SharePoint de deux manières : soit comme solution de stockage de documents, soit comme portail pour leurs collaborateurs. Quelle que soit l'approche choisie, vous devrez d'abord ajouter les services complémentaires nécessaires ou disposer de développeurs SharePoint en interne.

Comment utiliser SharePoint comme solution de stockage

Lorsque vous utilisez SharePoint comme solution de stockage, vous devez réfléchir à la manière dont les utilisateurs interagiront avec la plateforme. Cela peut soulever plusieurs défis pour les organisations :  

1. Comment proposer une application documentaire unique pour les fichiers SharePoint, OneDrive, Teams et ceux de votre serveur de fichiers ?

2. Comment réduire le nombre de tickets de support émanant des collaborateurs de première ligne ?

3. Comment conserver une archive sur votre serveur de fichiers ?

Un défi plus fondamental consiste à trouver un moyen de simplifier SharePoint. Pour cela, un système de gestion documentaire (GED), comme celui intégré à Workspace 365, est essentiel. Il vous permet d'intégrer SharePoint, OneDrive et votre serveur de fichiers au sein d'une application documentaire unique accessible via un navigateur.

La plupart des organisations travaillant avec Microsoft 365, il est indispensable que leur système de gestion documentaire soit intégré à la suite de solutions logicielles de Microsoft. L'intégration à Microsoft 365 permet aux organisations de réunir leur serveur de fichiers, SharePoint et OneDrive au sein d'une solution globale.  

Avec Workspace 365, les organisations bénéficient d'un meilleur contrôle sur la migration de leurs documents. Souhaitent-elles transférer toutes les informations de leur serveur de fichiers vers SharePoint ? Centraliser tous les documents au sein d'une plateforme accessible par navigateur permet aux collaborateurs de ne plus perdre de temps à chercher leurs fichiers.

Faire de SharePoint votre portail central

Au sein d'une organisation, vous pourriez décider de créer plusieurs portails SharePoint, mais gardez à l'esprit que cela entraîne des coûts d'administration. Le développement de connecteurs et de tuiles dynamiques a un prix, que vous pouvez éviter si ces éléments sont déjà disponibles dans Workspace 365.

Grâce à des recherches approfondies menées auprès de nos clients et partenaires, ainsi qu'à des mises à jour automatiques régulières, Workspace 365 vous offre un espace de travail parfaitement adapté à vos besoins, qu'ils soient individuels, départementaux ou organisationnels. Les utilisateurs peuvent accéder à de nouvelles applications ou se connecter à des solutions développées en interne via des API.

Accéder aux applications locales et distantes

La majorité des utilisateurs préfèrent accéder à leur espace de travail via leur navigateur, qui constitue pour beaucoup le cœur de leur activité quotidienne. Mais qu'en est-il de ceux qui souhaitent toujours utiliser des applications de bureau externes ? Facilitez la vie de ces utilisateurs en rationalisant l'accès à leurs outils. Centralisez tout depuis un point de départ unique et géré de manière cohérente.

Simplifier l'accès aux applications distantes

Si vous souhaitez que vos collaborateurs utilisent une application spécifique, qu'il s'agisse d'une solution d'analyse d'e-mails ou d'un outil de visioconférence, la moindre friction peut les inciter à chercher ailleurs. C'est pourquoi il est essentiel de simplifier l'accès aux applications de bureau à distance en les intégrant directement dans Workspace 365. Vos collaborateurs y accèdent ainsi en un seul clic depuis leur navigateur ou leur client local.

Intégration transparente : applications de bureau à distance et Workspace 365

En combinant le RDP sans client, Citrix Virtual Apps et Nutanix iFrame, vous pouvez accéder aux applications distantes directement, sans installation de client ni connexion supplémentaire. Cela permet d'accéder aux applications à distance depuis n'importe quel appareil, sans avoir besoin d'installer de programme additionnel. Résultat : un espace de travail unique basé sur le navigateur donne accès à toutes vos applications via une authentification unique (SSO). De plus, votre sécurité est renforcée : des mesures de protection supplémentaires, telles que l'authentification multifacteur, peuvent être mises en place avant l'accès à une application spécifique.

Workspace 365 : faut-il l'intégrer à votre portail actuel ?

Si vous utilisez déjà un intranet ou une page SharePoint personnalisée, vous pouvez y intégrer les fonctionnalités de Workspace 365. Cette approche vous permet d'incorporer des groupes d'applications, ainsi que d'intégrer l'accès conditionnel et des vignettes dynamiques directement dans vos portails existants.  

Vous pouvez également créer un « lien d'application » pour intégrer les fonctionnalités de votre portail actuel. Comme ce lien est connecté à des fournisseurs d'identité tels qu'Azure AD, les utilisateurs n'ont pas besoin de se reconnecter. Ils peuvent intégrer des applications locales dans leur portail, tout en conservant une gestion centralisée des applications et des groupes.

Libérez le potentiel de votre environnement de travail numérique avec Microsoft 365 et Workspace 365

La moindre augmentation de la complexité peut entraîner une frustration importante. Workspace 365 privilégie la simplicité pour vous garantir un accès rapide, facile et sécurisé aux applications, documents ou informations dont vous avez besoin, au moment où vous en avez besoin. En se connectant à Azure AD, Workspace 365 facilite la création d'un espace de travail complet basé sur les rôles.  

De nombreuses organisations, dans des secteurs très variés, ont adopté le cloud computing. Pourquoi pas vous ? Nous proposons une démonstration gratuite de Workspace 365 pour vous permettre de constater par vous-même les avantages offerts !