Empresas de diversos sectores están descubriendo nuevas oportunidades y mejorando sus soluciones actuales con Microsoft Dynamics. Como conjunto de aplicaciones empresariales inteligentes, Microsoft Dynamics, o Dynamics 365, se ha ganado la reputación de aumentar la eficiencia operativa, mejorar la agilidad y reducir la complejidad.  

Microsoft Dynamics 365 se utiliza cada vez más para la transformación digital de las empresas, el compromiso y la productividad de los empleados, y las estrategias de gestión del cambio. Sin embargo, acceder a los numerosos beneficios de Microsoft Dynamics 365 no siempre es sencillo. Los retos de la implementación pueden impedir que las empresas alcancen todo su potencial.  

A continuación, hemos esbozado algunas soluciones a los retos de implementación de Dynamics 365 más comunes que afectan a las empresas. No deje que su implementación de Microsoft Dynamics 365 se estanque en la frustración. Acceda a todo su potencial, y al suyo propio, con estos consejos.  ‍

1. Cree un plan detallado

Muchas herramientas de planificación de recursos empresariales (ERP) no ofrecen los resultados deseados, ya sea que las empresas decidan utilizar NetSuite, SAP ERP o Microsoft Dynamics 365. De hecho, hasta tres cuartas partes de todas las iniciativas de implementación de ERP fracasan. A menudo, la razón principal es una mala planificación.

Al inicio de cualquier proyecto de Microsoft Dynamics, es esencial elaborar un plan claro. Defina sus objetivos, principios, resultados deseados, recursos y cronogramas del proyecto. ¿Qué es lo que quiere conseguir con el proyecto? ¿Busca mejorar la productividad, la agilidad, reducir costes o algo más? Sean cuales sean sus objetivos, descríbalos claramente para dar propósito a su implementación de Microsoft Dynamics.  

Por supuesto, el propósito de su proyecto variará en función del departamento, el equipo y la persona implicada. Hable con su socio de implementación para determinar qué significa el éxito para cada uno de sus objetivos. Decida cómo va a medir el éxito, los plazos previstos y alinee los objetivos de su proyecto con los objetivos generales de la organización.  

Recuerde que no tiene que planificar su proyecto de Dynamics 365 usted solo. Las estrategias de gestión del cambio para una implementación exitosa de un ERP pueden ser tareas colaborativas. Trabajar con consultores y gestores de proyectos experimentados en Dynamics puede ayudarle a estructurar, agilizar y mejorar su plan de implementación de Dynamics 365. A menudo, una visión externa a la empresa puede identificar posibles problemas relacionados con la personalización, la asignación de recursos y los requisitos de competencias que son más difíciles de detectar para el personal interno.  

Recuerde que la fase de planificación es un proceso, no un punto final. Cuando haya diseñado un plan para Microsoft Dynamics 365, es el momento no solo de ejecutar el proyecto, sino de iterarlo, realizando análisis y haciendo cambios en su plan cuando sea necesario. De este modo, a medida que itera, su plan mejora y la ejecución del proyecto se optimiza.  ‍

2. Haga de la comunicación la base de la transformación digital

De nada sirve tener planes y políticas detallados para su proyecto de Dynamics 365 si no se comunican a todas las partes interesadas. La comunicación debe ocupar siempre el centro de la transformación digital de las empresas. Una mala comunicación puede significar que cualquier cambio en un proyecto de Dynamics 365 no se comparta entre los equipos de implementación y el resto de los empleados, lo que conduce a malentendidos, confusión y errores.  

No vea la comunicación como algo puntual. Cree una estrategia de comunicación clara que involucre a todas las partes interesadas. Comunique regularmente las preocupaciones, los retos y los beneficios de Microsoft Dynamics 365. Asegúrese de que cualquier red de comunicación que cree esté abierta a una conversación bidireccional. Úsela para compartir actualizaciones del equipo directivo, pero también como una oportunidad para que otras partes interesadas hagan preguntas.  

Piense detenidamente en los canales que mejor podrían funcionar al hablar de sus proyectos de Dynamics 365. Una gestión del cambio exitosa requiere claridad, disciplina y compromiso. Su modelo de participación para la gestión del cambio podría utilizar una combinación de anuncios dentro de la aplicación y reuniones semanales, dependiendo del tipo de información que comparta y de las partes interesadas involucradas.  ‍

3. Realice una formación adecuada

Tampoco sirve de mucho tener un plan de Microsoft Dynamics 365 bien pensado si sus empleados no saben cómo implementarlo. Ahí es donde entra en juego la formación. Pero la formación debe ser a medida: para sus objetivos, su proyecto y su personal. ¿Sabía, por ejemplo, que no todo el mundo aprende de la misma manera?

De hecho, suele aceptarse que existen cuatro tipos diferentes de alumnos: visual, auditivo, cinestésico y lector/escritor. Por ello, los programas de formación más eficaces tienen en cuenta estos tipos de aprendizaje. Un programa de formación de Microsoft Dynamics para alumnos visuales podría centrarse más en mapas, gráficos, tablas, patrones y formas para educar a los empleados. Los alumnos auditivos pueden aprender mejor a través de debates en grupo. Los alumnos lectores/escritores, por su parte, podrían beneficiarse de documentos o incluso de participar en cuestionarios.  

El cuarto tipo de alumno es el cinestésico, que aprende mejor realizando acciones por sí mismo. Las plataformas de adopción digital (DAP), como Apty, pueden ayudar a las organizaciones a crear su propio contenido, como tutoriales y anuncios, que se adapta perfectamente al alumno cinestésico.  

Con Apty, el contenido adaptado a cualquier tipo de alumno puede convertirse y alojarse fácilmente dentro del propio Microsoft Dynamics. Sus empleados ni siquiera tienen que abandonar la plataforma para aprender más sobre los procesos y aplicaciones relacionados.    

4. Realice un seguimiento de su progreso

Los proyectos de implementación de ERP requieren muchos recursos y suelen exceder el presupuesto. Para asegurarse de obtener un retorno de la inversión (ROI) en su implementación de Microsoft Dynamics, debe determinar cuáles son los indicadores clave de rendimiento (KPI) de una implementación exitosa y realizar un seguimiento de ellos a intervalos regulares.  

Las DAP como Apty pueden utilizarse para recopilar las métricas necesarias para realizar un seguimiento del progreso de su proyecto de implementación. Debería poder medir las tasas de participación y la productividad dentro del software, por ejemplo, el número de empleados que utilizan activamente la plataforma (segmentados por función, región, etc.), así como el tiempo que tardan en llevar a cabo procesos concretos.

Los directivos pueden configurar embudos de objetivos para medir cuánto tiempo tardan los distintos grupos de usuarios en completar cada paso de un proceso y ver si se quedan atascados y dónde. Si la tasa de abandono de un proceso concreto es elevada, se puede proporcionar más orientación a través de la DAP para ayudar a los usuarios a completar los procesos empresariales de forma correcta y eficiente.  

Las mejores DAP no solo proporcionan información detallada, sino que también le ayudan de forma proactiva a resolver los problemas de adopción y productividad, para garantizar que alcance sus objetivos empresariales con la implementación.

5. Mejore

Las DAP pueden hacer que la adopción y la implementación de herramientas de productividad como Dynamics 365 sean mucho más exitosas. Al analizar la adopción por parte de los usuarios, resulta posible realizar mejoras y optimizar los procesos.  

Los datos representan una parte fundamental de las mejores DAP. Apty, por ejemplo, proporciona datos sobre patrones de uso, eficiencia, productividad y participación. A partir de aquí, es posible optimizar sus procesos de Microsoft Dynamics. Sin los datos adecuados, es imposible identificar los cuellos de botella. Resulta imposible realizar mejoras.  

Optimización de sus proyectos de Microsoft Dynamics  

Demasiados proyectos de Microsoft Dynamics parecen excelentes sobre el papel, pero no logran ofrecer los resultados esperados. No tiene por qué ser así. Las DAP como Apty pueden proporcionar incorporación, formación e información práctica para que pueda identificar los desafíos en torno al uso de Microsoft Dynamics 365 y eliminarlos.