Unternehmen aus verschiedensten Branchen erschließen neue Werte und erweitern ihre bestehenden Lösungen mit Microsoft Dynamics. Als Suite intelligenter Geschäftsanwendungen hat sich Microsoft Dynamics, oder Dynamics 365, einen Ruf für die Steigerung der betrieblichen Effizienz, die Verbesserung der Agilität und die Reduzierung von Komplexität erworben.  

Microsoft Dynamics 365 wird zunehmend für die digitale Transformation von Unternehmen, die Mitarbeiterbindung, die Produktivität und Change-Management-Strategien eingesetzt. Der Zugang zu den zahlreichen Vorteilen von Microsoft Dynamics 365 ist jedoch nicht immer einfach. Implementierungsschwierigkeiten können Unternehmen daran hindern, ihr volles Potenzial auszuschöpfen.  

Im Folgenden haben wir einige Lösungen für die häufigsten Herausforderungen bei der Dynamics 365-Implementierung zusammengestellt, die Unternehmen betreffen. Lassen Sie sich bei der Einführung von Microsoft Dynamics 365 nicht von Frustration ausbremsen. Schöpfen Sie das volle Potenzial – Ihres und das der Software – mit diesen Tipps aus.  ‍

1. Erstellen Sie einen detaillierten Plan

Viele ERP-Tools (Enterprise Resource Planning) liefern nicht die gewünschten Ergebnisse, egal ob sich Unternehmen für NetSuite, SAP ERP oder Microsoft Dynamics 365 entscheiden. Tatsächlich scheitern bis zu drei Viertel aller ERP-Implementierungsprojekte. Der Hauptgrund ist oft eine mangelhafte Planung.

Zu Beginn jedes Microsoft Dynamics-Projekts ist es unerlässlich, einen klaren Plan zu erstellen. Definieren Sie Ihre Ziele, Prinzipien, gewünschten Ergebnisse, Ressourcen und Zeitpläne. Was möchten Sie mit dem Projekt erreichen? Wollen Sie die Produktivität steigern, die Agilität erhöhen, Kosten senken oder etwas anderes bewirken? Was auch immer Ihre Ziele sind, formulieren Sie sie klar, um Ihrer Microsoft Dynamics-Implementierung einen Zweck zu geben.  

Natürlich unterscheidet sich der Zweck Ihres Projekts je nach Abteilung, Team und den beteiligten Personen. Sprechen Sie mit Ihrem Implementierungspartner, um zu bestimmen, wie Erfolg für jedes Ihrer Ziele aussieht. Legen Sie fest, wie Sie den Erfolg messen wollen, bestimmen Sie voraussichtliche Zeitrahmen und stimmen Sie Ihre Projektziele auf die übergeordneten Unternehmensziele ab.  

Denken Sie daran, dass Sie Ihr Dynamics 365-Projekt nicht alleine planen müssen. Change-Management-Strategien für eine erfolgreiche ERP-Implementierung können eine gemeinschaftliche Angelegenheit sein. Die Zusammenarbeit mit erfahrenen Dynamics-Beratern und Projektmanagern kann Ihnen helfen, Ihren Dynamics 365-Implementierungsplan zu strukturieren, zu optimieren und zu verbessern. Oft können Außenstehende mit einem frischen Blick potenzielle Probleme bei der Anpassung, der Ressourcenzuweisung und den Qualifikationsanforderungen erkennen, die internem Personal schwerer auffallen.  

Denken Sie daran, dass die Planungsphase ein Prozess ist – kein Endpunkt. Wenn Sie einen Microsoft Dynamics 365-Plan entworfen haben, ist es an der Zeit, das Projekt nicht nur auszuführen, sondern es iterativ zu gestalten, Analysen durchzuführen und bei Bedarf Änderungen an Ihrem Plan vorzunehmen. Auf diese Weise verbessert sich Ihr Plan während der Iterationen und die Projektausführung wird optimiert.  ‍

2. Machen Sie Kommunikation zur Basis der digitalen Transformation

Es nützt nichts, detaillierte Pläne und Richtlinien für Ihr Dynamics 365-Projekt zu haben, wenn diese nicht an alle relevanten Stakeholder kommuniziert werden. Kommunikation muss bei der digitalen Transformation von Unternehmen immer im Mittelpunkt stehen. Eine schlechte Kommunikation kann dazu führen, dass Änderungen an einem Dynamics 365-Projekt nicht zwischen den Implementierungsteams und anderen Mitarbeitern geteilt werden – was zu Missverständnissen, Verwirrung und Fehlern führt.  

Betrachten Sie Kommunikation nicht als Ad-hoc-Aufgabe. Erstellen Sie eine klare Kommunikationsstrategie, die alle relevanten Stakeholder einbezieht. Kommunizieren Sie regelmäßig über die Bedenken, Herausforderungen und Vorteile von Microsoft Dynamics 365. Stellen Sie sicher, dass jedes von Ihnen geschaffene Kommunikationsnetzwerk für einen wechselseitigen Austausch offen ist. Nutzen Sie es für Updates des Führungsteams, aber auch als Gelegenheit für andere Stakeholder, Fragen zu stellen.  

Überlegen Sie genau, welche Kanäle bei der Diskussion Ihrer Dynamics 365-Projekte am besten funktionieren könnten. Erfolgreiches Change-Management erfordert Klarheit, Disziplin und Akzeptanz. Ihr Engagement-Modell für das Change-Management könnte eine Kombination aus In-App-Ankündigungen und wöchentlichen Meetings nutzen, je nachdem, welche Art von Informationen Sie teilen und welche Stakeholder beteiligt sind.  ‍

3. Sorgen Sie für die richtige Schulung

Es nützt auch wenig, einen gut durchdachten Microsoft Dynamics 365-Plan zu haben, wenn Ihre Mitarbeiter nicht wissen, wie sie ihn umsetzen sollen. Hier kommt die Schulung ins Spiel. Aber Schulungen sollten maßgeschneidert sein – für Ihre Ziele, Ihr Projekt und Ihre Mitarbeiter. Wussten Sie zum Beispiel, dass nicht jeder auf die gleiche Weise lernt?

Tatsächlich ist man sich meist einig, dass es vier verschiedene Lerntypen gibt: visuell, auditiv, kinästhetisch und lesend/schreibend. Daher berücksichtigen die effektivsten Schulungsprogramme diese Lerntypen. Ein Microsoft Dynamics-Schulungsprogramm für visuelle Lerner könnte sich stärker auf Karten, Grafiken, Diagramme, Muster und Formen konzentrieren, um die Mitarbeiter zu schulen. Auditive Lerner lernen möglicherweise besser durch Gruppendiskussionen. Lesende/schreibende Lerner hingegen könnten von Dokumenten oder sogar der Teilnahme an Quizzen profitieren.  

Der vierte Lerntyp sind kinästhetische Lerner, die am besten lernen, indem sie Handlungen selbst ausführen. Digital Adoption Platforms (DAPs) wie Apty können Unternehmen dabei helfen, eigene Inhalte wie Walkthroughs und Ankündigungen zu erstellen, die gut auf den kinästhetischen Lerntyp zugeschnitten sind.  

Mit Apty lassen sich Inhalte für jeden Lerntyp einfach konvertieren und direkt in Microsoft Dynamics hosten. Ihre Mitarbeiter müssen die Plattform nicht einmal verlassen, um mehr über die entsprechenden Prozesse und Anwendungen zu erfahren.    

4. Behalten Sie Ihren Fortschritt im Blick

ERP-Implementierungsprojekte sind ressourcenintensiv und dafür bekannt, das Budget zu überschreiten. Um sicherzustellen, dass sich Ihre Investition in Microsoft Dynamics auszahlt, sollten Sie die wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs) für eine erfolgreiche Implementierung festlegen und diese in regelmäßigen Abständen verfolgen.  

DAPs wie Apty können genutzt werden, um die Kennzahlen zu erfassen, die Sie zur Verfolgung des Fortschritts Ihres Implementierungsprojekts benötigen. Sie sollten in der Lage sein, Engagement-Raten und die Produktivität innerhalb der Software zu messen – zum Beispiel die Anzahl der Mitarbeiter, die die Plattform aktiv nutzen (segmentiert nach Funktion, Region usw.), sowie die Zeit, die sie für die Durchführung bestimmter Prozesse benötigen.

Manager können objektive Funnels einrichten, um zu messen, wie lange verschiedene Nutzergruppen für die einzelnen Schritte eines Prozesses benötigen, und sehen, ob und wo sie nicht weiterkommen. Wenn die Abbruchrate bei einem bestimmten Prozess hoch ist, kann über die DAP gezielte Unterstützung bereitgestellt werden, damit die Nutzer Geschäftsprozesse korrekt und effizient abschließen können.  

Die besten DAPs liefern nicht nur detaillierte Einblicke, sondern helfen Ihnen auch proaktiv bei der Lösung von Problemen bei der Akzeptanz und Produktivität, damit Sie die Geschäftsziele Ihrer Implementierung erreichen.

5. Optimieren

DAPs können die Akzeptanz und Implementierung von Produktivitätstools wie Dynamics 365 deutlich erfolgreicher machen. Durch die Analyse der Nutzerakzeptanz wird es plötzlich möglich, Verbesserungen vorzunehmen und Prozesse zu optimieren.  

Daten sind ein zentraler Bestandteil der besten DAPs. Apty liefert beispielsweise Daten zu Nutzungsmustern, Effizienz, Produktivität und Engagement. Auf dieser Grundlage lassen sich Ihre Microsoft Dynamics-Prozesse optimieren. Ohne die richtigen Daten ist es unmöglich, Engpässe zu identifizieren. Verbesserungen werden so unmöglich.  

Optimierung Ihrer Microsoft Dynamics-Projekte  

Viel zu viele Microsoft Dynamics-Projekte sehen auf dem Papier großartig aus – scheitern dann aber daran, die erwarteten Erträge zu liefern. Das muss nicht sein. DAPs wie Apty bieten Onboarding, Schulungen und umsetzbare Erkenntnisse, damit Sie Herausforderungen bei der Nutzung von Microsoft Dynamics 365 erkennen und beseitigen können.