Bedrijven in uiteenlopende sectoren benutten nieuwe kansen en breiden hun bestaande oplossingen uit met Microsoft Dynamics. Als suite van intelligente bedrijfsapplicaties staat Microsoft Dynamics, of Dynamics 365, bekend om het verhogen van de operationele efficiëntie, het verbeteren van de wendbaarheid en het verminderen van complexiteit.

Microsoft Dynamics 365 wordt in toenemende mate ingezet voor digitale transformatie binnen ondernemingen, medewerkersbetrokkenheid, productiviteit en strategieën voor verandermanagement. Het benutten van de vele voordelen van Microsoft Dynamics 365 is echter niet altijd eenvoudig. Implementatie-uitdagingen kunnen bedrijven ervan weerhouden hun volledige potentieel te bereiken.

Hieronder hebben we enkele oplossingen geschetst voor de meest voorkomende uitdagingen bij de implementatie van Dynamics 365 waar bedrijven mee te maken krijgen. Laat uw Microsoft Dynamics 365-implementatie niet vastlopen in frustratie. Benut het volledige potentieel – van het systeem én van uw organisatie – met deze tips.‍

1. Maak een gedetailleerd plan

Veel ERP-systemen (Enterprise Resource Planning) leveren niet de gewenste resultaten op, of bedrijven nu kiezen voor NetSuite, SAP ERP of Microsoft Dynamics 365. Sterker nog, maar liefst driekwart van alle ERP-implementatietrajecten mislukt. De voornaamste reden is vaak een gebrekkige planning.

Bij de start van elk Microsoft Dynamics-project is het essentieel om een helder plan te hebben. Definieer uw doelen, principes, gewenste resultaten, middelen en projectplanning. Wat wilt u met het project bereiken? Wilt u de productiviteit verhogen, de wendbaarheid vergroten, kosten verlagen of iets anders? Wat uw doelen ook zijn, breng ze duidelijk in kaart om uw Microsoft Dynamics-implementatie een doel te geven.

Natuurlijk zal het doel van uw project verschillen per afdeling, team en individu. Overleg met uw implementatiepartner om te bepalen wat succes betekent voor elk van uw doelen. Bepaal hoe u succes gaat meten, wat de verwachte tijdslijnen zijn en stem uw projectdoelen af op de bredere organisatiedoelstellingen.

Vergeet niet dat u uw Dynamics 365-project niet alleen hoeft te plannen. Strategieën voor verandermanagement voor een succesvolle ERP-implementatie kunnen een gezamenlijke inspanning zijn. Samenwerken met ervaren Dynamics-consultants en projectmanagers kan u helpen uw Dynamics 365-implementatieplan te structureren, stroomlijnen en verbeteren. Een frisse blik van buiten het bedrijf kan vaak potentiële problemen rondom maatwerk, middelenallocatie en benodigde vaardigheden identificeren die voor interne medewerkers lastiger te zien zijn.

Onthoud dat de planningsfase een proces is, geen eindpunt. Wanneer u een Microsoft Dynamics 365-plan heeft ontworpen, is het tijd om het project niet alleen uit te voeren, maar ook te itereren: analyseer de voortgang en breng waar nodig wijzigingen aan in uw plan. Op die manier verbetert uw plan naarmate u itereert en wordt de uitvoering van het project versterkt.‍

2. Maak communicatie de basis voor digitale transformatie

Het heeft geen zin om gedetailleerde plannen en beleidslijnen voor uw Dynamics 365-project te hebben als deze niet worden gecommuniceerd met alle relevante belanghebbenden. Communicatie moet altijd centraal staan bij digitale transformatie binnen ondernemingen. Slechte communicatie kan betekenen dat wijzigingen in een Dynamics 365-project niet worden gedeeld tussen implementatieteams en andere medewerkers, wat leidt tot misverstanden, verwarring en fouten.

Bekijk communicatie niet als iets ad-hocs. Creëer een duidelijke communicatiestrategie waarbij alle relevante belanghebbenden betrokken zijn. Communiceer regelmatig over de zorgen, uitdagingen en voordelen van Microsoft Dynamics 365. Zorg ervoor dat elk communicatienetwerk dat u opzet openstaat voor een tweerichtingsgesprek. Gebruik het voor het delen van updates vanuit het management, maar ook als een kans voor andere belanghebbenden om vragen te stellen.

Denk goed na over de kanalen die het beste werken bij het bespreken van uw Dynamics 365-projecten. Succesvol verandermanagement vereist helderheid, discipline en draagvlak. Uw betrokkenheidsmodel voor verandermanagement kan een combinatie van in-app aankondigingen en wekelijkse vergaderingen gebruiken, afhankelijk van het type informatie dat u deelt en welke belanghebbenden erbij betrokken zijn.‍

3. Zorg voor de juiste training

Het heeft ook weinig zin om een goed doordacht Microsoft Dynamics 365-plan te hebben als uw medewerkers niet weten hoe ze het moeten implementeren. Dat is waar training om de hoek komt kijken. Maar training moet op maat zijn: voor uw doelen, uw project en uw personeel. Wist u bijvoorbeeld dat niet iedereen op dezelfde manier leert?

Het is algemeen aanvaard dat er vier verschillende leertypen zijn: visueel, auditief, kinesthetisch en lezen/schrijven. Daarom houden de meest effectieve trainingsprogramma's rekening met deze leertypen. Een Microsoft Dynamics-trainingsprogramma voor visuele leerders kan zich meer richten op kaarten, grafieken, diagrammen, patronen en vormen om medewerkers te onderwijzen. Auditieve leerders leren wellicht beter door groepsdiscussies. Lezers/schrijvers kunnen daarentegen baat hebben bij documenten of zelfs het maken van quizzen.

Het vierde leertype is de kinesthetische leerder, die het beste leert door zelf acties uit te voeren. Digital Adoption Platforms (DAP's) zoals Apty kunnen organisaties helpen hun eigen content te creëren, zoals walkthroughs en aankondigingen, die zeer geschikt zijn voor de kinesthetische leerder.

Met Apty kan content die geschikt is voor elk type leerder eenvoudig worden omgezet en gehost binnen Microsoft Dynamics zelf. Uw medewerkers hoeven het platform niet eens te verlaten om meer te leren over gerelateerde processen en applicaties.

4. Houd je voortgang bij

ERP-implementatieprojecten zijn arbeidsintensief en staan erom bekend dat ze het budget overschrijden. Om ervoor te zorgen dat u rendement haalt uit uw Microsoft Dynamics-investering, moet u bepalen wat de belangrijkste prestatie-indicatoren (KPI's) van een succesvolle implementatie zijn en deze regelmatig monitoren.

DAP's zoals Apty kunnen worden gebruikt om de statistieken te verzamelen die u nodig hebt om de voortgang van uw implementatieproject te volgen. U moet de betrokkenheidspercentages en productiviteit binnen de software kunnen meten, bijvoorbeeld het aantal medewerkers dat het platform actief gebruikt (gesegmenteerd op functie, regio, enz.), evenals hoe lang ze erover doen om specifieke processen uit te voeren.

Managers kunnen objectieve funnels opzetten om te meten hoe lang het duurt voordat verschillende gebruikersgroepen elke stap van een proces voltooien en zien of en waar ze vastlopen. Als het afhaakpercentage voor een bepaald proces hoog is, kan er via de DAP meer begeleiding worden geboden om gebruikers te helpen bedrijfsprocessen correct en efficiënt uit te voeren.

De beste DAP's bieden niet alleen gedetailleerde inzichten, maar helpen u ook proactief bij het oplossen van adoptie- en productiviteitsproblemen, zodat u uw bedrijfsdoelstellingen met de implementatie behaalt.

5. Blijf verbeteren

DAP's kunnen de adoptie en implementatie van productiviteitstools zoals Dynamics 365 veel succesvoller maken. Door de gebruikersadoptie te analyseren, wordt het plotseling mogelijk om verbeteringen door te voeren en processen te optimaliseren.

Data vormt een kernonderdeel van de beste DAP's. Apty biedt bijvoorbeeld gegevens over gebruikspatronen, efficiëntie, productiviteit en betrokkenheid. Van daaruit wordt het mogelijk om uw Microsoft Dynamics-processen te optimaliseren. Zonder de juiste data is het onmogelijk om knelpunten te identificeren. Het wordt onmogelijk om verbeteringen door te voeren.

Je Microsoft Dynamics-projecten optimaliseren  

Veel te veel Microsoft Dynamics-projecten zien er op papier geweldig uit, maar slagen er uiteindelijk niet in om het verwachte rendement te leveren. Dat hoeft niet zo te zijn. DAP's zoals Apty kunnen onboarding, training en bruikbare inzichten bieden, zodat u uitdagingen rondom uw Microsoft Dynamics 365-gebruik kunt identificeren en elimineren.