Un registro digitalizado puede parecer aceptable en pantalla y, sin embargo, no cumplir con los requisitos de calidad necesarios para su acceso, preservación o aceptación contractual. Esto cobra especial importancia cuando un proyecto involucra múltiples escáneres, operadores, ubicaciones o proveedores externos de digitalización. Las pequeñas variaciones en el equipo, los ajustes de captura y los flujos de trabajo pueden afectar a la calidad de la imagen. También pueden hacer que las decisiones de aceptación sean menos directas.  

La pregunta es sencilla: ¿puede demostrar que el material entregado cumple con los requisitos de calidad acordados?

Un proceso de control de calidad estructurado y medible proporciona a las organizaciones una base clara para aceptar registros digitalizados, identificar desviaciones y reducir los costosos procesos de reescaneado o reelaboración.

1) ¿Son legibles los registros digitalizados?

Para que los registros digitalizados sean útiles, la información del original debe seguir siendo legible en formato digital.

Esto no siempre es fácil de evaluar. Los registros históricos y públicos pueden contener texto desvanecido, detalles finos, anotaciones, sellos, fotografías, elementos en color o fondos irregulares. Los ajustes de captura pueden afectar a la precisión con la que se reproducen estas características.  

Los problemas relacionados con la nitidez, la exposición, el contraste, la resolución o la reproducción del color no siempre son visibles de inmediato. Es posible que solo se hagan evidentes cuando los archivos se amplían, procesan, buscan o consultan más adelante.

La inspección visual sigue siendo valiosa, pero resulta más difícil de aplicar de forma coherente a medida que aumenta el volumen de los proyectos. Diferentes revisores pueden interpretar la calidad aceptable de distintas maneras. Esto puede dar lugar a decisiones incoherentes, lotes rechazados y pruebas de auditoría poco sólidas.  

2) ¿Es la calidad de la imagen coherente a lo largo de todo el proyecto?

Una pequeña muestra de buenas imágenes no significa necesariamente que la calidad sea coherente en todo un proyecto de digitalización.  

Los resultados pueden variar entre escáneres, operadores, ubicaciones, turnos, lotes y proveedores externos. Incluso cuando se escanea el mismo material, los cambios en los ajustes, la calibración o el rendimiento del equipo pueden influir en el resultado.

Para lograr resultados repetibles, las organizaciones necesitan una línea base de calidad definida con la que evaluar el rendimiento de la captura.

Normas y directrices como la ISO 19264-1 y FADGI proporcionan criterios medibles para evaluar la calidad de la imagen. Permiten a las organizaciones ir más allá del juicio visual y evaluar si su entorno de captura sigue cumpliendo el nivel de calidad requerido.

3) ¿Están documentados y son medibles sus criterios de aceptación?

Términos como «escaneado de alta calidad» pueden ser interpretados de forma diferente por todas las personas involucradas en un proyecto.

Unos criterios de aceptación documentados y medibles crean una comprensión común de lo que se requiere. Dependiendo del material original y del uso previsto, estos pueden incluir la resolución, la nitidez, la precisión del color, la geometría, el ruido, la iluminación y la respuesta tonal.

Por ejemplo, un proyecto centrado en el acceso en línea puede tener requisitos diferentes a uno destinado a la preservación a largo plazo.

Unos criterios claros respaldan los controles de calidad, la evaluación de proveedores y las decisiones sobre si es necesario volver a escanear los registros. Convierten los requisitos de aceptación en un proceso coherente y repetible.

4) ¿Puede verificar que los proveedores cumplen con los requisitos acordados?

Externalizar la digitalización no elimina la necesidad de realizar un control de calidad.  

Al recibir registros digitales de un proveedor externo, las organizaciones necesitan tener la seguridad de que la entrega cumple con los requisitos acordados al inicio del proyecto. Una base de referencia de calidad documentada proporciona a ambas partes un punto de referencia común.

Los proveedores saben qué se espera de ellos. Las organizaciones cuentan con una base objetiva para decidir si una entrega puede ser aceptada.

Esto ayuda a reducir la ambigüedad, evitar retrabajos innecesarios y construir una relación más eficiente con los socios de digitalización.

5) ¿Está documentado el control de calidad?  

No basta con afirmar que se ha comprobado la calidad. Las organizaciones también necesitan entender cómo se evaluó.

Un proceso de control de calidad estructurado registra qué se midió, qué criterios se aplicaron, si se cumplieron los requisitos y cómo se gestionaron las desviaciones. Esta documentación es especialmente valiosa cuando intervienen varias partes o cuando es necesario revisar colecciones en el futuro.

Proporciona pruebas claras para respaldar las decisiones de aceptación.

• De la inspección visual al control de calidad medible  

TT Analyzer de Image Access es una herramienta diseñada para que las organizaciones conviertan los requisitos de calidad de escaneado en un proceso de aceptación práctico y repetible.  

Utilizando objetivos estandarizados y criterios seleccionados de la norma ISO 19264-1 o FADGI, TT Analyzer mide la calidad de la imagen y proporciona una respuesta visual clara. Esto facilita ver dónde se cumplen los requisitos y dónde se necesita prestar atención.

Los datos de medición detallados permanecen disponibles para los usuarios que requieran un análisis más profundo.

El flujo de trabajo es sencillo:

Medir → evaluar → optimizar → verificar

Al establecer una base de referencia de calidad coherente, las organizaciones pueden evaluar los resultados entre escáneres, operadores, ubicaciones y proveedores de digitalización externos con mayor confianza.

• Cree pruebas documentadas de la calidad de escaneado  

TT Analyzer de Image Access puede generar un certificado o informe que documente los criterios de calidad seleccionados, el archivo de origen, la identificación del escáner y los puntos de evaluación que superaron la valoración.

Esto proporciona un registro claro del proceso de control de calidad y respalda decisiones de aceptación más coherentes en todos los proyectos y socios.  

TT Analyzer es una parte del entorno de digitalización más amplio. Admite el control de calidad de escaneado. No sustituye a los sistemas de archivo, la gestión de registros, el almacenamiento seguro, los controles de acceso ni los flujos de trabajo de preservación digital.

• Establezca un proceso de aceptación más claro  

Con TT Analyzer, las organizaciones pueden medir la calidad de escaneado frente a criterios definidos, crear pruebas documentadas y establecer una base coherente para aceptar material digitalizado.  

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