Een gedigitaliseerd record kan er op het scherm prima uitzien, terwijl het toch niet voldoet aan de kwaliteitseisen voor toegang, archivering of contractuele acceptatie. Dit is vooral belangrijk wanneer een project meerdere scanners, operators, locaties of externe digitaliseringspartners omvat. Kleine variaties in apparatuur, opname-instellingen en workflows kunnen de beeldkwaliteit beïnvloeden. Ze kunnen acceptatiebeslissingen bovendien minder eenduidig maken.  

De vraag is simpel: kunt u aantonen dat het geleverde materiaal voldoet aan de overeengekomen kwaliteitseisen?

Een gestructureerd en meetbaar kwaliteitscontroleproces biedt organisaties een duidelijke basis voor het accepteren van gedigitaliseerde records, het identificeren van afwijkingen en het verminderen van kostbaar opnieuw scannen of herstelwerk.

1) Zijn de gedigitaliseerde records leesbaar?

Om gedigitaliseerde records bruikbaar te maken, moet de informatie uit het origineel in de digitale vorm behouden blijven.

Dit is niet altijd eenvoudig te beoordelen. Historische en openbare archieven kunnen vervaagde tekst, fijne details, aantekeningen, stempels, foto's, gekleurde elementen of onregelmatige achtergronden bevatten. Opname-instellingen kunnen van invloed zijn op hoe nauwkeurig deze kenmerken worden gereproduceerd.  

Problemen met scherpte, belichting, contrast, resolutie of kleurreproductie zijn niet altijd direct zichtbaar. Ze komen soms pas aan het licht wanneer bestanden later worden vergroot, verwerkt, doorzocht of geraadpleegd.

Visuele inspectie blijft waardevol, maar wordt lastiger om consistent toe te passen naarmate projectvolumes groeien. Verschillende beoordelaars kunnen acceptabele kwaliteit anders interpreteren. Dit kan leiden tot inconsistente beslissingen, afgekeurde batches en zwak auditbewijs.  

2) Is de beeldkwaliteit consistent gedurende het hele project?

Een kleine steekproef van goede afbeeldingen betekent niet automatisch dat de kwaliteit over het gehele digitaliseringsproject consistent is.  

Resultaten kunnen variëren tussen scanners, operators, locaties, diensten, batches en externe leveranciers. Zelfs wanneer hetzelfde materiaal wordt gescand, kunnen wijzigingen in instellingen, kalibratie of prestaties van de apparatuur het resultaat beïnvloeden.

Om reproduceerbare resultaten te behalen, hebben organisaties een gedefinieerde kwaliteitsbasislijn nodig waartegen de opnameprestaties kunnen worden getoetst.

Normen en richtlijnen zoals ISO 19264-1 en FADGI bieden meetbare criteria voor het evalueren van beeldkwaliteit. Hiermee kunnen organisaties verder kijken dan alleen visuele beoordeling en vaststellen of hun opnameomgeving blijft voldoen aan het vereiste kwaliteitsniveau.

3) Zijn uw acceptatiecriteria gedocumenteerd en meetbaar?

Termen als 'scannen van hoge kwaliteit' kunnen door iedereen die bij een project betrokken is anders worden geïnterpreteerd.

Gedocumenteerde en meetbare acceptatiecriteria creëren een gedeeld begrip van wat er vereist is. Afhankelijk van het bronmateriaal en het beoogde gebruik kunnen deze onder meer resolutie, scherpte, kleurnauwkeurigheid, geometrie, ruis, belichting en toonweergave omvatten.

Een project dat gericht is op online toegang kan bijvoorbeeld andere eisen hebben dan een project dat bedoeld is voor langdurige archivering.

Duidelijke criteria ondersteunen kwaliteitscontroles, leveranciersevaluaties en beslissingen over het al dan niet opnieuw scannen van records. Ze maken van acceptatie-eisen een consistent en herhaalbaar proces.

4) Kunt u verifiëren dat leveranciers voldoen aan de overeengekomen eisen?

Het uitbesteden van digitalisering neemt de noodzaak voor kwaliteitscontrole niet weg.  

Wanneer organisaties digitale bestanden ontvangen van een externe leverancier, moeten ze erop kunnen vertrouwen dat de levering voldoet aan de eisen die aan het begin van het project zijn afgesproken. Een gedocumenteerde kwaliteitsnorm biedt beide partijen een gemeenschappelijk referentiekader.

Leveranciers weten wat er van hen wordt verwacht. Organisaties beschikken over een objectieve basis om te beslissen of een levering kan worden geaccepteerd.

Dit helpt om onduidelijkheden te verminderen, onnodig herstelwerk te voorkomen en een efficiëntere relatie met digitaliseringspartners op te bouwen.

5) Is de kwaliteitscontrole gedocumenteerd?  

Het is niet voldoende om alleen te stellen dat de kwaliteit is gecontroleerd. Organisaties moeten ook inzicht hebben in hoe deze is beoordeeld.

Een gestructureerd kwaliteitscontroleproces legt vast wat er is gemeten, welke criteria zijn toegepast, of aan de eisen is voldaan en hoe met afwijkingen is omgegaan. Deze documentatie is bijzonder waardevol wanneer er meerdere partijen bij betrokken zijn of wanneer collecties in de toekomst opnieuw moeten worden beoordeeld.

Het biedt concreet bewijs ter ondersteuning van acceptatiebeslissingen.

• Van visuele inspectie naar meetbare kwaliteitscontrole  

TT Analyzer van Image Access is een tool die organisaties helpt om kwaliteitseisen voor scans om te zetten in een praktisch en herhaalbaar acceptatieproces.  

Met behulp van gestandaardiseerde targets en geselecteerde ISO 19264-1- of FADGI-criteria meet TT Analyzer de beeldkwaliteit en geeft het duidelijke visuele feedback. Hierdoor is direct zichtbaar waar aan de eisen wordt voldaan en waar bijsturing nodig is.

Gedetailleerde meetgegevens blijven beschikbaar voor gebruikers die een diepgaandere analyse nodig hebben.

De workflow is eenvoudig:

Meten → evalueren → optimaliseren → verifiëren

Door een consistente kwaliteitsnorm vast te stellen, kunnen organisaties resultaten van verschillende scanners, operators, locaties en externe digitaliseringspartners met meer vertrouwen beoordelen.

• Creëer gedocumenteerd bewijs van scankwaliteit  

TT Analyzer van Image Access kan een certificaat of rapport genereren waarin de gekozen kwaliteitscriteria, het bronbestand, de identificatie van de scanner en de evaluatiepunten die de toetsing hebben doorstaan, worden gedocumenteerd.

Dit zorgt voor een helder verslag van het kwaliteitscontroleproces en ondersteunt consistentere acceptatiebeslissingen over projecten en partners heen.  

TT Analyzer is een onderdeel van de bredere digitaliseringsomgeving. Het ondersteunt de kwaliteitscontrole van scans. Het vervangt geen archiefsystemen, recordsmanagement, beveiligde opslag, toegangscontroles of workflows voor digitale duurzaamheid.

• Zorg voor een duidelijker acceptatieproces  

Met TT Analyzer kunnen organisaties de scankwaliteit meten aan de hand van vastgestelde criteria, gedocumenteerd bewijs creëren en een consistente basis leggen voor het accepteren van gedigitaliseerd materiaal.  

Neem contact op met het Dyanix-team om te ontdekken hoe TT Analyzer van Image Access kan ondersteunen bij uw digitaliserings- en kwaliteitscontrolebehoeften.