Ein digitalisiertes Dokument kann auf dem Bildschirm akzeptabel aussehen, während es gleichzeitig die Qualitätsanforderungen für Zugriff, Archivierung oder vertragliche Abnahme nicht erfüllt. Dies ist besonders wichtig, wenn ein Projekt mehrere Scanner, Bediener, Standorte oder externe Digitalisierungsdienstleister umfasst. Geringfügige Abweichungen bei der Ausrüstung, den Aufnahmeeinstellungen und den Arbeitsabläufen können die Bildqualität beeinträchtigen. Sie können zudem Abnahmeentscheidungen erschweren.  

Die Frage ist einfach: Können Sie nachweisen, dass das gelieferte Material die vereinbarten Qualitätsanforderungen erfüllt?

Ein strukturierter und messbarer Qualitätskontrollprozess bietet Unternehmen eine klare Grundlage für die Abnahme digitalisierter Dokumente, die Identifizierung von Abweichungen und die Reduzierung kostspieliger Nachscans oder Überarbeitungen.

1) Sind die digitalisierten Dokumente lesbar?

Damit digitalisierte Dokumente nützlich sind, müssen die Informationen des Originals in der digitalen Form lesbar bleiben.

Dies ist nicht immer leicht zu beurteilen. Historische und öffentliche Dokumente können verblassten Text, feine Details, Anmerkungen, Stempel, Fotografien, farbige Elemente oder ungleichmäßige Hintergründe enthalten. Aufnahmeeinstellungen können beeinflussen, wie präzise diese Merkmale wiedergegeben werden.  

Probleme in Bezug auf Schärfe, Belichtung, Kontrast, Auflösung oder Farbwiedergabe sind nicht immer sofort sichtbar. Sie werden möglicherweise erst deutlich, wenn Dateien später vergrößert, verarbeitet, durchsucht oder abgerufen werden.

Die visuelle Prüfung bleibt wertvoll, wird jedoch mit zunehmendem Projektvolumen schwieriger konsistent anzuwenden. Verschiedene Prüfer können akzeptable Qualität unterschiedlich interpretieren. Dies kann zu inkonsistenten Entscheidungen, abgelehnten Chargen und einer schwachen Nachweisbarkeit bei Audits führen.  

2) Ist die Bildqualität während des gesamten Projekts konsistent?

Eine kleine Stichprobe guter Bilder bedeutet nicht zwangsläufig, dass die Qualität über ein gesamtes Digitalisierungsprojekt hinweg konsistent ist.  

Die Ergebnisse können zwischen Scannern, Bedienern, Standorten, Schichten, Chargen und externen Dienstleistern variieren. Selbst wenn dasselbe Material gescannt wird, können Änderungen bei Einstellungen, Kalibrierung oder Geräteleistung das Ergebnis beeinflussen.

Um reproduzierbare Ergebnisse zu erzielen, benötigen Unternehmen eine definierte Qualitätsbasis, anhand derer die Aufnahmeleistung bewertet werden kann.

Standards und Richtlinien wie ISO 19264-1 und FADGI bieten messbare Kriterien für die Bewertung der Bildqualität. Sie ermöglichen es Unternehmen, über die rein visuelle Beurteilung hinauszugehen und zu bewerten, ob ihre Aufnahmeumgebung weiterhin das erforderliche Qualitätsniveau erfüllt.

3) Sind Ihre Abnahmekriterien dokumentiert und messbar?

Begriffe wie „hochwertiges Scannen“ können von allen Projektbeteiligten unterschiedlich interpretiert werden.

Dokumentierte und messbare Abnahmekriterien schaffen ein gemeinsames Verständnis der Anforderungen. Abhängig vom Ausgangsmaterial und dem Verwendungszweck können diese Auflösung, Schärfe, Farbgenauigkeit, Geometrie, Rauschen, Beleuchtung und Tonwertwiedergabe umfassen.

Beispielsweise kann ein Projekt, das auf Online-Zugriff ausgerichtet ist, andere Anforderungen haben als eines, das für die langfristige Archivierung bestimmt ist.

Klare Kriterien unterstützen Qualitätsprüfungen, die Bewertung von Lieferanten und Entscheidungen darüber, ob Dokumente neu gescannt werden müssen. Sie machen Abnahmeanforderungen zu einem konsistenten und wiederholbaren Prozess.

4) Können Sie überprüfen, ob Lieferanten die vereinbarten Anforderungen erfüllen?

Die Auslagerung der Digitalisierung entbindet nicht von der Notwendigkeit einer Qualitätskontrolle.  

Wenn Organisationen digitale Datensätze von externen Anbietern erhalten, müssen sie sicher sein können, dass die Lieferung den zu Projektbeginn vereinbarten Anforderungen entspricht. Eine dokumentierte Qualitätsbasis bietet beiden Parteien einen gemeinsamen Referenzpunkt.

Dienstleister wissen, was von ihnen erwartet wird. Organisationen verfügen über eine objektive Grundlage für die Entscheidung, ob eine Lieferung abgenommen werden kann.

Dies trägt dazu bei, Unklarheiten zu reduzieren, unnötige Nacharbeiten zu vermeiden und eine effizientere Zusammenarbeit mit Digitalisierungspartnern aufzubauen.

5) Ist die Qualitätskontrolle dokumentiert?  

Es reicht nicht aus, lediglich zu erklären, dass die Qualität geprüft wurde. Organisationen müssen auch nachvollziehen können, wie diese bewertet wurde.

Ein strukturierter Qualitätskontrollprozess hält fest, was gemessen wurde, welche Kriterien angewendet wurden, ob die Anforderungen erfüllt wurden und wie mit Abweichungen umgegangen wurde. Diese Dokumentation ist besonders wertvoll, wenn mehrere Parteien beteiligt sind oder Sammlungen in Zukunft überprüft werden müssen.

Sie liefert klare Nachweise zur Unterstützung von Abnahmeentscheidungen.

• Von der Sichtprüfung zur messbaren Qualitätskontrolle  

TT Analyzer von Image Access ist ein Tool, das Organisationen dabei unterstützt, Anforderungen an die Scanqualität in einen praktischen und wiederholbaren Abnahmeprozess zu überführen.  

Unter Verwendung standardisierter Testvorlagen und ausgewählter Kriterien nach ISO 19264-1 oder FADGI misst TT Analyzer die Bildqualität und liefert ein klares visuelles Feedback. Dadurch lässt sich leichter erkennen, wo Anforderungen erfüllt werden und wo Handlungsbedarf besteht.

Detaillierte Messdaten bleiben für Benutzer verfügbar, die eine tiefergehende Analyse benötigen.

Der Arbeitsablauf ist einfach:

Messen → bewerten → optimieren → verifizieren

Durch die Etablierung einer konsistenten Qualitätsbasis können Organisationen die Ergebnisse über verschiedene Scanner, Bediener, Standorte und externe Digitalisierungsdienstleister hinweg mit größerer Sicherheit bewerten.

• Dokumentierte Nachweise der Scanqualität erstellen  

TT Analyzer von Image Access kann ein Zertifikat oder einen Bericht generieren, der die ausgewählten Qualitätskriterien, die Quelldatei, die Scanner-Identifikation sowie die Bewertungspunkte dokumentiert, die die Prüfung bestanden haben.

Dies sorgt für eine klare Aufzeichnung des Qualitätskontrollprozesses und unterstützt konsistentere Abnahmeentscheidungen über Projekte und Partner hinweg.  

TT Analyzer ist ein Teil der umfassenderen Digitalisierungsumgebung. Er unterstützt die Kontrolle der Scanqualität. Er ersetzt keine Archivsysteme, Dokumentenmanagementsysteme, sichere Speicherung, Zugriffskontrollen oder Workflows zur digitalen Langzeitarchivierung.

• Einen klareren Abnahmeprozess etablieren  

Mit TT Analyzer können Organisationen die Scanqualität anhand definierter Kriterien messen, dokumentierte Nachweise erstellen und eine konsistente Grundlage für die Abnahme digitalisierten Materials schaffen.  

Sprechen Sie mit dem Dyanix-Team, um herauszufinden, wie TT Analyzer von Image Access Ihre Anforderungen an Digitalisierung und Qualitätskontrolle unterstützen kann.