Un document numérisé peut sembler correct à l'écran tout en ne répondant pas aux exigences de qualité nécessaires pour l'accès, la conservation ou la conformité contractuelle. Cela devient particulièrement crucial lorsqu'un projet implique plusieurs scanners, opérateurs, sites ou prestataires de numérisation externes. De légères variations dans l'équipement, les paramètres de capture et les flux de travail peuvent affecter la qualité de l'image. Elles peuvent également rendre les décisions d'acceptation moins évidentes.  

La question est simple : pouvez-vous démontrer que le matériel livré répond aux exigences de qualité convenues ?

Un processus de contrôle qualité structuré et mesurable donne aux organisations une base claire pour accepter les documents numérisés, identifier les écarts et réduire les coûts liés à une renumérisation ou à un travail supplémentaire.

1) Les documents numérisés sont-ils lisibles ?

Pour que les documents numérisés soient utiles, les informations contenues dans l'original doivent rester lisibles sous forme numérique.

Ce n'est pas toujours facile à évaluer. Les archives historiques et publiques peuvent contenir du texte estompé, des détails fins, des annotations, des tampons, des photographies, des éléments colorés ou des arrière-plans irréguliers. Les paramètres de capture peuvent influencer la fidélité de reproduction de ces caractéristiques.  

Les problèmes liés à la netteté, à l'exposition, au contraste, à la résolution ou à la reproduction des couleurs ne sont pas toujours immédiatement visibles. Ils peuvent ne devenir apparents que lorsque les fichiers sont agrandis, traités, recherchés ou consultés ultérieurement.

L'inspection visuelle reste utile, mais elle devient plus difficile à appliquer de manière cohérente à mesure que les volumes de projet augmentent. Différents examinateurs peuvent interpréter la qualité acceptable de manières divergentes. Cela peut entraîner des décisions incohérentes, des lots rejetés et des preuves d'audit fragiles.  

2) La qualité de l'image est-elle cohérente tout au long du projet ?

Un petit échantillon de bonnes images ne signifie pas nécessairement que la qualité est constante sur l'ensemble d'un projet de numérisation.  

Les résultats peuvent varier entre les scanners, les opérateurs, les sites, les équipes, les lots et les prestataires externes. Même lorsque le même matériel est numérisé, des changements dans les paramètres, l'étalonnage ou les performances de l'équipement peuvent influencer le résultat.

Pour obtenir des résultats reproductibles, les organisations ont besoin d'une base de référence qualité définie par rapport à laquelle les performances de capture peuvent être évaluées.

Des normes et directives telles que l'ISO 19264-1 et le FADGI fournissent des critères mesurables pour évaluer la qualité de l'image. Elles permettent aux organisations d'aller au-delà du jugement visuel et d'évaluer si leur environnement de capture continue de répondre au niveau de qualité requis.

3) Vos critères d'acceptation sont-ils documentés et mesurables ?

Des termes tels que « numérisation de haute qualité » peuvent être interprétés différemment par chaque personne impliquée dans un projet.

Des critères d'acceptation documentés et mesurables créent une compréhension commune des exigences. Selon le matériel source et l'utilisation prévue, ceux-ci peuvent inclure la résolution, la netteté, la précision des couleurs, la géométrie, le bruit, l'éclairage et la réponse tonale.

Par exemple, un projet axé sur l'accès en ligne peut avoir des exigences différentes de celles d'un projet destiné à la conservation à long terme.

Des critères clairs facilitent les contrôles qualité, l'évaluation des fournisseurs et les décisions concernant la nécessité de renumériser des documents. Ils transforment les exigences d'acceptation en un processus cohérent et reproductible.

4) Pouvez-vous vérifier que les fournisseurs respectent les exigences convenues ?

L'externalisation de la numérisation ne supprime pas le besoin de contrôle qualité.  

Lorsqu'elles reçoivent des documents numériques d'un prestataire externe, les organisations doivent avoir la certitude que la livraison est conforme aux exigences convenues au début du projet. Une base de référence qualité documentée offre aux deux parties un point de référence commun.

Les fournisseurs savent ce qui est attendu. Les organisations disposent d'une base objective pour décider si une livraison peut être acceptée.

Cela permet de réduire les ambiguïtés, d'éviter les retouches inutiles et de construire une relation plus efficace avec les partenaires de numérisation.

5) Le contrôle qualité est-il documenté ?  

Il ne suffit pas d'affirmer que la qualité a été vérifiée. Les organisations doivent également comprendre comment elle a été évaluée.

Un processus de contrôle qualité structuré enregistre ce qui a été mesuré, quels critères ont été appliqués, si les exigences ont été respectées et comment les écarts ont été traités. Cette documentation est particulièrement précieuse lorsque plusieurs parties sont impliquées ou lorsque des collections doivent être examinées à l'avenir.

Elle fournit des preuves claires pour appuyer les décisions d'acceptation.

• De l'inspection visuelle au contrôle qualité mesurable  

TT Analyzer d'Image Access est un outil conçu pour aider les organisations à transformer leurs exigences de qualité de numérisation en un processus d'acceptation pratique et reproductible.  

En utilisant des mires standardisées et des critères sélectionnés selon les normes ISO 19264-1 ou FADGI, TT Analyzer mesure la qualité de l'image et fournit un retour visuel clair. Il est ainsi plus facile de voir où les exigences sont respectées et où une attention particulière est nécessaire.

Des données de mesure détaillées restent disponibles pour les utilisateurs qui ont besoin d'une analyse plus approfondie.

Le flux de travail est simple :

Mesurer → évaluer → optimiser → vérifier

En établissant une base de référence qualité cohérente, les organisations peuvent évaluer les résultats sur différents scanners, opérateurs, sites et prestataires de numérisation externes avec une plus grande confiance.

• Créez des preuves documentées de la qualité de numérisation  

TT Analyzer d'Image Access peut générer un certificat ou un rapport documentant les critères de qualité sélectionnés, le fichier source, l'identification du scanner et les points d'évaluation ayant réussi l'examen.

Cela fournit un enregistrement clair du processus de contrôle qualité et favorise des décisions d'acceptation plus cohérentes entre les projets et les partenaires.  

TT Analyzer fait partie d'un environnement de numérisation plus large. Il prend en charge le contrôle de la qualité de numérisation. Il ne remplace pas les systèmes d'archivage, la gestion des documents, le stockage sécurisé, les contrôles d'accès ou les flux de travail de préservation numérique.

• Établissez un processus d'acceptation plus clair  

Avec TT Analyzer, les organisations peuvent mesurer la qualité de numérisation par rapport à des critères définis, créer des preuves documentées et établir une base cohérente pour l'acceptation des documents numérisés.  

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