Dokumentenscanner gibt es in diversen Größen und Formfaktoren

Dokumentenscanner variieren von kleinen mobilen Lösungen bis zu beeindruckenden großformatigen Geräten. Das entscheidende Element, in dem sich die Scannerkategorien voneinander unterscheiden, ist das Format des Papiers, das digitalisiert werden soll. Ihren Kunden die passende Hardware für das Scannen und Erfassen von Dokumenten anzubieten, kann sehr herausfordernd sein. Scanner und Software sollen das Dokumentmanagement und die Integration von Dokumenten mithilfe automatisierter Prozesse beschleunigen.

Unterschiedliche Scannertypen

Einfach gesagt gibt es bei Dokumentenscannern vier Haupttypen.

• Flachbettscanner
• Einzugsscanner
• Großformatscanner
• Spezialscanner

Jeder Typ deckt einen bestimmten Digitalisierungsbedarf, wobei Einsatz und Funktion projektabhängig variieren. Einige sollen besonders anwenderfreundlich sein, und andere sind auf die Verarbeitung großer Dokumentenmengen ausgelegt.

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Flachbettscanner

Flachbettscanner sind wahrscheinlich die geläufigsten Geräte. Ihre Stärke liegt in der Anwendung, die einfach und unkompliziert ist. Aus dem technischen Blickwinkel betrachtet handelt es sich bei Flachbettscannern um optische Scanner, die eine flache Oberfläche zum Scannen und Erfassen aller Elemente des Dokuments nutzen. Im Hinblick auf das Verarbeitungsvolumen sind sie aber nur für das Scannen von Einzelseiten gedacht. Flachbettscanner sind in Büros häufig als Bestandteil von Multifunktionsgeräten zu finden. Wenn Sie regelmäßig mehrseitige Dokumente digitalisieren müssen, ist ein Einzugsscanner eindeutig vorzuziehen.

Einzugsscanner

Anstelle einer Glasauflage und eines Deckels sind automatische Dokumentenscanner mit einem Einzug ausgestattet. Sogenannte Einzugsscanner sind speziell darauf ausgelegt, lose Seiten und nicht gebundene Dokumente zu scannen. Die Seiten werden in den Einzug eingelegt und nach Start des Scanvorgangs automatisch durch das Gerät gezogen, um nacheinander digitalisiert zu werden. Einzugsscanner werden üblicherweise anhand von Papiergewichten und -größen, die sie verarbeiten können, Arbeitsleistung pro Tag und Scangeschwindigkeit (Anzahl der gescannten Seiten pro Minute) untereinander verglichen. Einige Modelle bieten auch eine Duplex-Funktion, mit der sie automatisch beide Seiten von losen Seiten kopieren können.

Großformatscanner

Während Flachbett- und Einzugsscanner optimal dafür geeignet sind, Papier im Format bis zu DIN A3 zu verarbeiten, wird für das Scannen größerer Formate eine andere Art von Hardware benötigt. Großformatscanner werden zum Digitalisieren übergroßer Dokumente und zum Umwandeln übergroßer Papierdokumente in digitale Dateien verwendet. Üblicherweise zählen zu großformatigen Dokumenten alle Blätter, die größer sind als DIN A3, zum Beispiel:

• Blaupausen
• Karten
• Poster
• Banner
• Technische Zeichnungen
• Schaltpläne
• Bauzeichnungen

Diese Geräte sind viel größer als ihre Pendants und haben eine Flachbett-Scanvorrichtung auf einem Unterbau, der sie auf Schreibtischhöhe bringt. Das übergroße Dokument wird manuell in den Scanner eingeführt, bis es von den Walzen erfasst und zum Scannen ausgerichtet wird. Von diesem Punkt an funktioniert der Scanner wie ein sehr großer Einzugsscanner, wobei das Dokument durch den Scanmechanismus geführt und auf der Gegenseite ausgeworfen wird.

Die Digitalisierung dieser Art übergroßer Dokumente bietet zahlreiche Vorzüge und steigert allgemein die Produktivität und verbessert die Workflows. Die resultierenden digitalen Dateien lassen sich dann einfach speichern und verfügbar machen, zum Beispiel an einem einfach zu verwaltenden Ort wie einer Cloud-Plattform. Die Suche mit Stichwörtern läuft viel schneller, als Zeit mit dem Durchwühlen eines Papierarchivs zu verbringen.

Spezialscanner

In diese Kategorie fallen alle Hardwaretypen, die nicht zuvor behandelt wurden. Sie reichen von kleinen mobilen oder Visitenkartenscannern über spezialisierte Bücher- und Mikrofilmscanner bis zu intelligenten Großformatscannern für große Arbeitsvolumen. Ein Spezialscanner könnte je nach Ihrem Geschäft oder Bedarf Ihre Workflows revolutionieren.

Buchscanner sind beispielsweise sehr beliebt in Büchereien und Archiven. Sie werden zum Digitalisieren von Büchern verwendet, um schriftliches Wissen zu bewahren und nicht zu ersetzende Manuskripte vor Verschleiß und Gefahren zu schützen. Die in dieser Art von Technologie, die in diesen Scannern zum Einsatz kommt, ermöglicht es, Bücher auf einer flachen oder v-förmigen Unterlage zu platzieren, während darüber montierte Kameras hochauflösende Bilder der Seiten aufnehmen. Bei den meisten Geräten muss ein Bediener die Bücher manuell in den Scanner platzieren und umblättern, einige Modelle sind jedoch sogar mit einem vollautomatischen Roboterarm ausgestattet, der die Seiten eines Buches nach jedem Scanvorgang sorgfältig umblättern kann.

Ein anderes Beispiel für Spezialscanner sind auf Fotografien spezialisierte Scanner. Zwar eignen sich die meisten Flachbettscanner recht gut für die Verarbeitung von Fotografien, bei spezialisierten Fotoscannern werden jedoch unangemessene Verzerrungen vermieden. Einige Modelle bieten die Option, Dias oder sogar direkt Filmnegative oder Mikrofilme einzuscannen, was den Prozess der Archivierung alter Fotografien zur Aufbewahrung oder das Anfertigen neuer Drucke als Ersatz für verschlissene und verblichene Bilder stark vereinfacht.

Auf die Auslagerung von Geschäftsprozessen spezialisierte Unternehmen können vor der Aufgabe stehen, große Mengen von Dokumenten scannen zu müssen, zum Beispiel bei der Archivierung von papiergebundenen Archiven innerhalb weniger Wochen, oder bei der Bearbeitung großer Mengen eingehender Postsendungen. Bei solchen Anwendungen werden spezielle intelligente Erfassungslösungen benötigt, die komplett kundenspezifisch an die unterstützten Workflows angepasst werden können. In diese sind üblicherweise innovative Technologien eingebunden, mit denen das Gerät die Art und Größe des Papiers erkennt, und eine Art der optischen Zeichenerkennungssoftware (OCR) zur Identifizierung von Dokumententyp und -inhalt. Das digitale Bild wird dann sehr schnell und effizient verarbeitet und an den maßgeblichen Empfänger versandt. Im Vergleich zu anderen Scannertypen wird bei diesen Geräte umfangreiche technische Fachkompetenz für die korrekte Konfiguration und Schulungen für die Anwender benötigt. Sie gelten im Allgemeinen als sehr wartungsintensiv.

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