4 Möglichkeiten, wie Microsoft 365 HR-Profis hilft
In letzter Zeit haben wir gesehen, dass immer mehr Unternehmen Microsoft 365 als Teil ihrer Lösungen für den digitalen Arbeitsplatz nutzen. Diese auch als Office 365 bekannte Cloud-basierte Plattform bietet eine Vielzahl wichtiger Online-Arbeitsplatz-Tools wie Outlook, Office (Word, Excel, PowerPoint), SharePoint, Microsoft Teams, Yammer, die Power Platform und mehr.
Microsoft 365 bietet den Nutzern eine Vielzahl von Vorteilen, von der Steigerung der Effizienz über die Förderung der Zusammenarbeit bis hin zur Durchführung einer umfassenden digitalen Transformation. Es war auch von entscheidender Bedeutung für die Erleichterung der Fernarbeit während der jüngsten globalen Pandemie.
Microsoft 365 ist eine vielseitige und leistungsstarke Plattform, die sich auf fast alle Bereiche eines Unternehmens auswirken kann. Es hat sich als besonders nützlich für Supportfunktionen wie IT, Marketing und Personalwesen (HR) erwiesen.
In der Tat ist die zunehmende Einführung von Microsoft 365 vor allem für die letztgenannte Gruppe von Fachleuten eine gute Nachricht, denn sie ermöglicht eine höhere Effizienz bei den Kernprozessen der Personalabteilung und unterstützt gleichzeitig Ziele wie die Verbesserung der Mitarbeitererfahrung.
Im folgenden Beitrag werden wir einige der zahlreichen Funktionen von Microsoft 365 genauer unter die Lupe nehmen, um Ihnen ein besseres Verständnis dafür zu vermitteln, wie die Plattform die HR-Funktionen unterstützt.
Wie hilft Microsoft 365 den Personalverantwortlichen?
Auf der Makroebene unterstützt Microsoft 365 Personalfachleute und -teams in vier wichtigen Bereichen:
1. Verbesserung der Mitarbeitererfahrung
Heutzutage ist man sich der Bedeutung der so genannten Employee Experience bewusst - der Gesamterfahrung, die eine Person mit ihrem Unternehmen an verschiedenen Berührungspunkten macht. Es hat sich gezeigt, dass dies einen erheblichen Einfluss auf Dinge wie die Bindung von Talenten und die Fähigkeit, neue Mitarbeiter für ein Unternehmen zu gewinnen, haben kann.
Eine Evaluierung der Mitarbeitererfahrung beinhaltet eine ganzheitliche und strategische Betrachtung des Wertangebots für die Mitarbeiter (Employee Value Proposition, EVP), das während der gesamten Zeit, die ein Mitarbeiter im Unternehmen verbringt, geboten wird. Dazu gehört es, den Arbeitsplatz der Mitarbeiter unter die Lupe zu nehmen und zu erfahren, welche Erfahrungen die Mitarbeiter im Alltag mit der Technologie machen.
In diesem Sinne kann Microsoft 365 eine erfolgreiche Rolle spielen, wenn es darum geht, die alltäglichen Erfahrungen der Mitarbeiter mit dem digitalen Arbeitsraum zu verbessern. Wichtige Prozesse wie Onboarding oder Lernen und Entwicklung können erheblich verbessert werden, und die Plattform kann auch dazu beitragen, eine gesündere Unternehmenskultur zu fördern, die sich unweigerlich positiv auf die Erfahrungen der Mitarbeiter auswirkt.
2. Produktivität fördern
Die Förderung effizienterer Verfahren, Dienste und Unterstützung sollte für jede Personalabteilung eine ständige Priorität sein. In diesem Sinne kann Microsoft 365 eine wichtige Rolle bei der Umsetzung spielen, indem es eine Reihe von Kernprozessen im Personalwesen umgestaltet und in einigen Fällen sogar revolutioniert. Es ermöglicht Ihnen, dies auf folgende Weise zu tun:
- Förderung der Standardisierung von HR-Praktiken in größeren Organisationen, indem sichergestellt wird, dass jeder Zugang zu den richtigen Informationen und Dokumenten hat.
- Entlastung der vielbeschäftigten HR-Supportteams durch die Digitalisierung manueller oder E-Mail-basierter Prozesse wie der Buchung von Jahresurlaub, wodurch die Produktivität gesteigert wird und Tools und Informationen zur Verfügung gestellt werden, die die Selbstbedienung fördern.
- Einsatz von Automatisierung zur Rationalisierung von HR-Transaktionen und zur Bereitstellung von Informationen für Mitarbeiter unter Verwendung von Tools wie Chatbots.
- Einsatz von Power BI zur Bereitstellung von Berichts-Dashboards für die Personal- und Mitarbeiteranalyse.
3. Unterstützung des intelligenten Arbeitens
Den Mitarbeitern die Wahl zu lassen, wo sie arbeiten - ob von zu Hause oder von einem anderen Ort aus - war schon immer eine attraktive Option für die Menschen. Virtuelle Arbeitsplattformen wie Microsoft 365 haben die Entwicklung des hybriden Arbeitsplatzes seit einigen Jahren vorangetrieben und die Aussicht auf intelligentes Arbeiten für immer mehr Menschen auf der ganzen Welt Wirklichkeit werden lassen. Doch erst die Pandemie im Jahr 2020 brachte die Wende und steigerte die Nachfrage nach einem hochwertigen virtuellen Arbeitsraum, der flexibles Arbeiten aus der Ferne ermöglicht, exponentiell. Die Revolution des intelligenten Arbeitens war tiefgreifend und wird auch in einer Welt nach der Pandemie Teil unseres Lebens sein.
4. Förderung der Zusammenarbeit innerhalb des HR-Teams
Microsoft 365 enthält mehrere Tools wie Yammer, Microsoft Teams und SharePoint, mit denen HR-Teams kommunizieren, an wichtigen Projekten zusammenarbeiten, ihre Aktivitäten koordinieren und auf Dokumente zugreifen können. In großen Organisationen, die über mehrere Standorte verteilt sind, helfen diese Tools dabei, die HR-Funktionen viel näher zusammenzubringen und das Potenzial des virtuellen Arbeitsraums voll auszuschöpfen, indem sie es ermöglichen, als Teil eines viel kompakteren Teams zu arbeiten.
Wie unterstützt eine Plattform wie Workspace 365 HR-Experten?
Ein häufiges Problem mit Microsoft 365 ist, dass es für Mitarbeiter, die versuchen, sich mit der großen Vielfalt der angebotenen Tools und Funktionen zurechtzufinden, oft schwierig ist. Die schiere Menge dieser Funktionen, von denen viele neue Arbeitsweisen ermöglichen, kann manchmal überwältigend sein, und es sind Governance, Koordination und Änderungsmanagement erforderlich, um das Beste aus der Plattform herauszuholen.
Aus diesem Grund entscheiden sich viele Unternehmen dafür, den Return on Investment von Microsoft 365 zu maximieren, indem sie ein digitales Workspace-Produkt erwerben, das die Plattform ergänzt und ein Gesamterlebnis bietet, das besser auf die spezifischen Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter zugeschnitten ist. Eine Plattform wie WorkSpace 365 kann für HR-Teams sehr vorteilhaft sein, da sie es ihnen ermöglicht, genau die Art von digitaler Mitarbeitererfahrung zu schaffen, die sie wollen, ohne auf die Vorteile von Microsoft 365 verzichten zu müssen.
Schauen wir uns einige der Möglichkeiten an, wie Plattformen wie Workspace 365 den HR-Teams bei der Erledigung ihrer täglichen Aufgaben helfen können.
1. Alles, was Sie brauchen, an einem Ort unterbringen
Eine der häufigsten Beschwerden über den Online-Arbeitsplatz ist, dass er viel zu fragmentiert ist. Die Mitarbeiter müssen je nach Aufgabe oft mit mehreren verschiedenen Anwendungen arbeiten, Informationen sind manchmal in Silos versteckt und folglich wird viel Zeit verschwendet.
Mit Workspace 365 können Sie eine einzige, allumfassende und sichere digitale Arbeitsplatzumgebung schaffen, in der die Mitarbeiter mit einer einzigen Anmeldung auf verschiedene Anwendungen zugreifen, Informationen finden und Aufgaben erledigen können. Die Mitarbeiter müssen nicht mehr frustriert zwischen verschiedenen Plattformen hin- und herspringen, um das zu finden, was sie für die Erledigung ihrer Aufgaben benötigen. Dies trägt zu einem besseren Gesamterlebnis für die Mitarbeiter bei, da sie erkennen, dass der virtuelle Arbeitsbereich für sie arbeitet, die Informationsflut verringert und ihre Gesamtproduktivität erhöht.
2. Unterstützung der Einführung von Microsoft 365-Tools zur Steigerung der Effizienz
Workspace 365 unterstützt die Einführung von Tools und Elementen eines SharePoint-Arbeitsbereichs, mit denen Sie HR-Prozesse effektiv rationalisieren und die Selbstbedienung der Mitarbeiter fördern können. Durch die Hervorhebung dieser Tools, die Bereitstellung eines einfachen Zugriffs über Single Sign-On und die Freigabe von "How to"-Ressourcen können Sie Ihre Abteilung um die digitalen Arbeitsplatzlösungen Ihrer Wahl herum aufbauen.
In den Arbeitsbereich können Sie auch Microsoft Forms oder Power Apps integrieren, um die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter zu ermitteln und ihnen die Möglichkeit zu geben, Jahresurlaub zu beantragen oder Forderungen einzureichen.
3. Leichter Zugang zu wichtigen Dokumenten und Strategien
Workspace 365 bietet einen einfachen Zugriff auf wichtige Dateien und Informationen und fördert gleichzeitig die Selbstbedienung der Mitarbeiter und die Standardisierung der HR-Verfahren. Dadurch wird Verwirrung vermieden, die Möglichkeit, auf veraltete Dokumente zu stoßen, entfällt und die Zeit, die die Mitarbeiter der Personalabteilung mit der Bearbeitung grundlegender und routinemäßiger Fragen verbringen, wird erheblich reduziert.
Sie können eine oder mehrere Kacheln auf dem digitalen Arbeitsbereich erstellen, in denen wichtige Dokumente wie Mitarbeiterhandbücher, Stellenbeschreibungen, Formulare für die Leistungsbeurteilung, Gehaltstabellen, Informationen über Arbeitsbedingungen und vieles mehr angezeigt werden.
4. Nutzung von Content Targeting, um sicherzustellen, dass verschiedene Rollen und Standorte Zugang zu den richtigen HR-Informationen haben
Mit einer virtuellen Arbeitsplattform wie Workspace 365 können Sie die gesamte Kommunikation und Information zentralisieren und gleichzeitig sicherstellen, dass die bereitgestellten Inhalte für die jeweiligen Rollen, Standorte und Abteilungen, aus denen Ihr Unternehmen besteht, relevant sind. Die Ausrichtung der Inhalte auf Active Directory-Gruppen bedeutet, dass Manager, die bestimmte HR-Prozesse durchführen müssen, Mitarbeiter in verschiedenen Büros, die unterschiedliche HR-Systeme verwenden, und Gruppen, die in mehreren Sprachen arbeiten, nur die für sie relevanten Informationen sehen.
5. Bereitstellung von HR-Updates und -Benachrichtigungen an einem einzigen Ort
Die Mitarbeiter werden oft mit E-Mails der Personalabteilung mit Erinnerungen, Anfragen, Genehmigungen und Aktualisierungen bombardiert. Dies ist nicht nur überwältigend, sondern bedeutet auch, dass wichtige Informationen leicht im allgemeinen Posteingangsrauschen verloren gehen oder zu Engpässen bei Genehmigungsprozessen führen können.
Mit Workspace 365 können Mitarbeiter und Manager das Ankündigungszentrum nutzen, um alle HR-Updates und -Benachrichtigungen an einem bequemen Ort zu bündeln, so dass sie ihre Aufgaben schneller und produktiver erledigen können.
6. Einsatz von Micro Apps zur Förderung der HR-Selbstbedienung
Workspace 365 kann Ihnen dabei helfen, benutzerdefinierte Micro Apps zu erstellen, die sich hervorragend zur Förderung der Selbstbedienung für wichtige HR-Aufgaben eignen, wie z. B. die Buchung von Jahresurlaub, die Erfassung eines Support-Tickets, die Organisation von Leistungsbeurteilungen, die Überprüfung von Pflichtschulungen und vieles mehr.
Durch die Integration Ihrer HR-Systeme können Sie Micro Apps erstellen, die den Mitarbeitern helfen, Dinge schneller zu erledigen, ohne dass sie auf die HR-Systeme selbst zugreifen müssen.
7. Einsatz von Chatbots zur Verringerung der Arbeitsbelastung von viel beschäftigten HR-Support-Mitarbeitern
Chatbots nutzen künstliche Intelligenz und natürliche Sprachverarbeitung, um Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, Informationen zu finden und Transaktionen in einem natürlicheren Gesprächsstil abzuschließen.
Die Workspace 365-Plattform kann einen Chatbot für den HR-Support integrieren, der die vielbeschäftigten HR-Helpdesks stark entlastet. Dies geschieht durch die Automatisierung einfacher Aufgaben, wie z. B. das Erfassen eines Tickets, das Weiterleiten zu FAQs und das Bereitstellen anderer Informationen, die für die Fragen der Mitarbeiter relevant sind.
8. Unterstützung der Fernarbeit
Fernarbeit wird in der Welt nach der Pandemie eine immer wichtigere Rolle spielen. Workspace 365 bietet eine sichere hybride Arbeitsumgebung, auf die von jedem Ort aus zugegriffen werden kann und die problemlos alle Arten von skalierten Remote-Arbeitsmöglichkeiten unterstützt. Der Arbeitsbereich passt sich automatisch an die individuelle Rolle, das Gerät, den Standort, das Betriebssystem und den Browser eines jeden Mitarbeiters an.
9. Einarbeitung der Mitarbeiter
Ein wichtiger Prozess für Personalverantwortliche ist das Onboarding von Mitarbeitern. Wenn dieser Prozess gut durchgeführt wird, kann er die Fluktuation nachweislich verringern. Außerdem fühlen sich die neuen Mitarbeiter willkommen und werden mit den Abläufen in Ihrem Unternehmen vertraut gemacht, was die Effizienz steigert.
Workspace 365 hilft dabei, alle Informationen, Checklisten und Formulare, die neu eingestellte Mitarbeiter benötigen, an einem Ort zusammenzuführen. Es ist sogar möglich, ihnen bereits vor ihrem ersten Arbeitstag Zugang zur Plattform zu gewähren, um sicherzustellen, dass sie sich schnell zurechtfinden.
10. Bereitstellung von Ressourcen für HR-Fachleute
Workspace 365 bringt die Mitarbeiter der Personalabteilung näher zusammen, indem es ihnen einen fokussierten virtuellen Arbeitsbereich bietet, in dem sie Zugang zu allen Ressourcen, Systemen und Dokumenten haben, die sie für ihre Arbeit benötigen. Es ermöglicht insbesondere globalen HR-Teams, besser miteinander verbunden zu bleiben und bietet ihnen die Möglichkeit, über mehrere Standorte hinweg effektiv zusammenzuarbeiten und zu kommunizieren.
Planen Sie eine kostenlose Workspace 365-Testversion
Wie viele Personalverantwortliche bereits festgestellt haben, kann die Integration von Microsoft 365 und Workspace 365 in die digitalen Arbeitsplatzlösungen eines Unternehmens eine transformative Wirkung auf die Gesamterfahrung der Mitarbeiter haben.
Immer mehr Unternehmen profitieren von den Vorteilen dieser Plattformen, die es ihnen ermöglichen, die Gesamtproduktivität zu steigern und alle Arten von strategischen und operativen Zielen im virtuellen Arbeitsbereich zu erreichen.
Sie sollten sich jedoch nicht nur auf unser Wort verlassen. Denken Sie daran, dass Sie Workspace 365 am besten selbst ausprobieren können.
