4 Schritte zur Optimierung von Microsoft 365 in Ihrem Unternehmen

Microsoft 365 ist ein digitaler Arbeitsbereich, der unendlich viele Möglichkeiten bietet. Für manche Menschen kann jedoch die schiere Menge an Informationen über die Nutzung des Produkts einfach überwältigend sein. Die Frage ist, wie wir als Nutzer das Beste aus den Vorteilen machen, die dieses System zu bieten hat, und alle seine Funktionen auf die intelligenteste und vorteilhafteste Weise nutzen können.

 

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In diesem Webinar vom Donnerstag, den 29. März, führen wir Sie durch den Prozess, wie Sie das Beste aus Ihrem Microsoft 365 Online-Arbeitsbereich herausholen können. In diesem Artikel teilen wir auch einige der Erkenntnisse, die wir aus den Umfragen während der Veranstaltung gewonnen haben.

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Wie Sie Microsoft 365 an Ihr Unternehmen anpassen können

Der beste Weg, Microsoft 365 in Ihr virtuelles Arbeitsplatzsystem zu integrieren, besteht darin, ganz oben anzufangen - oder doch nicht?

Der Bottom-up-Einfluss auf die Unternehmenstechnologie

Bevor wir beginnen, ist es wichtig zu verstehen, dass Entscheidungen über Software in den letzten Jahren wesentlich demokratischer geworden sind. In der Vergangenheit wurde eine Liste von Anforderungen an die Sicherheit, die Infrastruktur und die Sicherheit von den Führungskräften einer Organisation erstellt. In der Zwischenzeit wurde die Frage, welche Art von Software benötigt wird, um diese Liste von Anforderungen zu erfüllen, auf der Prioritätenliste nach unten geschoben und war eher ein nachträglicher Gedanke.

Die Endbenutzer haben heute mehr Macht als je zuvor in der Geschichte, sowohl in Bezug auf ihr Mitspracherecht innerhalb einer Organisation als auch auf ihre eigenen technologischen Fähigkeiten. Hinzu kommt, dass sie heute eher daran gewöhnt sind, ihre eigene (Verbraucher-)Software zu kaufen und zu verwenden. 

Mit dem Aufkommen des hybriden Arbeitsplatzes und der zunehmenden Verbreitung des intelligenten Arbeitens in unserem täglichen Leben ist das digitale Mitarbeitererlebnis wichtiger denn je. Dies erklärt, warum immer mehr Wert auf die Qualität und Beliebtheit der Tools gelegt wird, die den Mitarbeitern helfen, ihre Arbeit reibungslos und effizient zu erledigen.

Darüber hinaus ähnelt die Unternehmenstechnologie immer mehr der Verbrauchertechnologie, sowohl in Bezug auf die Benutzerfreundlichkeit als auch auf die Verfügbarkeit. Dies bietet den Menschen eine viel größere Auswahl an Software, die sie nutzen möchten, und erleichtert ihnen den Einstieg in die Software. 

Außerdem bietet es den Mitarbeitern eine Alternative dazu, sich einfach mit einem von den Verantwortlichen aufgezwungenen Softwaresystem zurechtzufinden, unabhängig davon, ob sie es mögen oder nicht. Die Unternehmen selbst müssen sich nun an den Gedanken gewöhnen, dass bei jedem Technologieprojekt die Belange der Menschen, die die Software letztlich tagtäglich nutzen, ganz oben auf der Prioritätenliste stehen sollten.

Schritt 1: Erstellen Sie Ihr Microsoft 365 Dream Team

In den meisten Fällen ist es die IT-Abteilung, die sich im Rahmen ihrer Gesamtstrategie für den Übergang zur Cloud für die Nutzung von Microsoft 365 entscheidet.

Es sollte jedoch nicht nur einer einzelnen Abteilung überlassen werden, das letzte Wort über die digitalen Arbeitsplatzlösungen eines Unternehmens zu haben; es sollte eine Gruppenentscheidung sein. Die Gedanken der Führungsebene, der Personalabteilung, der Unternehmenskommunikation, der Mitarbeiter der Geschäftsbereiche und der Verantwortlichen für Innovation oder Geschäftsumwandlung sollten alle berücksichtigt werden. Sie alle haben unterschiedliche Perspektiven, die nicht übersehen werden sollten, da diese Informationen für die Gestaltung eines optimalen virtuellen Arbeitsbereichs, der die Bedürfnisse aller Mitarbeiter des Unternehmens erfüllt, von grundlegender Bedeutung sein können.

Während des Webinars führte Workspace 365 eine Umfrage durch, in der den Teilnehmern die Frage gestellt wurde: "Wer ist in Ihrem Unternehmen an der Implementierung von Microsoft 365 beteiligt?". Während einige der Ergebnisse zu erwarten waren, gab es auch ein paar Überraschungen:

 

Umfrageergebnisse: Wer ist in Ihrem Unternehmen an Microsoft 365-Implementierungen beteiligt? n=74 

Die einhellige Abwesenheit der Personalabteilung hat uns ein wenig schockiert, da die Personalabteilung zweifellos sehr wertvolle Einblicke in die Arbeitsabläufe der Mitarbeiter im gesamten Unternehmen bieten kann. Wir würden natürlich dazu raten, Mitarbeiter aus all diesen Geschäftsbereichen einzubeziehen.

Schritt 2: Definieren Sie Ihre Ziele und wählen Sie die richtigen Werkzeuge, um sie zu erreichen

Sie haben also Ihr Dreamteam zusammengestellt. Was kommt als Nächstes?

Jetzt ist es an der Zeit, sich mit Ihren Zielen zu befassen. Nicht nur für Microsoft 365, sondern für Ihr Unternehmen als Ganzes, denn diese grundlegenden Ziele sollten im Mittelpunkt all Ihrer Entscheidungen bezüglich der Software stehen. 

Microsoft 365 ist äußerst praktisch und vielseitig, weshalb es von so vielen Unternehmen eingesetzt wird. In vielen Fällen überlegen sie jedoch erst, wie es ihnen helfen kann, ihre organisatorischen Ziele zu erreichen, wenn sie bereits alles eingerichtet haben - das ist der falsche Weg.

Die drei Ebenen der Organisationsziele

Organisatorische Ziele lassen sich in drei verschiedene Kategorien einteilen: strategische, taktische und operative Ziele.

• Strategische Ziele: Ziele, die in engem Zusammenhang mit der Gesamtorganisation stehen, wie z. B. die Steigerung der Mitarbeiterproduktivität oder die Bekanntmachung als innovativer Ort, um die Aufmerksamkeit talentierter Mitarbeiter zu gewinnen.
• Taktische Ziele: Diese können oft als "Unterziele" auf Abteilungs- oder Geschäftsbereichsebene betrachtet werden, die detailliertere Angaben darüber enthalten, wie verschiedene strategische Ziele erreicht werden sollen. Beispiele hierfür wären die Verringerung der Zahl der Sitzungen und die Sicherstellung, dass die Mitarbeiter Zugang zu allen für sie relevanten Informationen und Anwendungen haben.
• Operativ: Noch spezifischer sind Ziele, die sich auf konkrete Maßnahmen auf Einzel- oder Teamebene beziehen, wie z. B. die Forderung, dass alle Mitarbeiter Single Sign-On (SSO) für den Zugriff auf Anwendungen verwenden.

Natürlich waren wir auch neugierig, ob und inwieweit die Teilnehmer des Webinars bereits konkrete Ziele für den digitalen Arbeitsbereich ihrer Organisation haben. Die Ergebnisse sind unten zu sehen:

 

Umfrageergebnisse: Hat Ihr Unternehmen bereits Ziele für den digitalen Arbeitsbereich? Und wenn ja, auf welcher Ebene? n=74 

Wir möchten betonen, wie wichtig es ist, mit der Diskussion über spezifische Tools zu warten, bis Sie eine klare Reihe von Geschäftszielen festgelegt haben.

Top-Tipp: Wählen Sie Werkzeuge, nicht Marken

Sie haben sich also hingesetzt und eine Reihe klarer Ziele festgelegt. Nun sind Sie bereit, die Tools auszuwählen, mit denen Sie den Online-Arbeitsbereich schaffen können, der für die Umsetzung dieser Ziele erforderlich ist. In dieser Phase machen viele Leute den Fehler, sich zu sehr auf die Namen der Marken zu konzentrieren, die die Software anbieten, und nicht auf die praktischen Aspekte. 

Denken Sie bei der Suche nach Tools daran, sich auf Produktkategorien wie "Identitätsanbieter", "Intranet" und "digitaler Arbeitsbereich" zu konzentrieren. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Sie sich auf die Qualität der Tools selbst konzentrieren und darauf, wie sie Ihnen in der Praxis helfen, anstatt sich allein aufgrund des Markennamens zum Kauf eines bestimmten Produkts verleiten zu lassen.

 

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Schritt 3: Bewertung und Erprobung vorhandener Tools

Sie wissen jetzt, was Sie erreichen wollen, und Sie haben entschieden, dass Microsoft 365 für Sie und Ihr Unternehmen eine gute Lösung sein könnte. Der nächste Schritt besteht darin, zu prüfen, ob alle Tools, die Sie benötigen, in Microsoft 365 verfügbar sind. 

Die Microsoft-Landschaft ist jedoch sehr umfangreich und es ist manchmal schwierig zu wissen, wo man anfangen soll. Können Sie mit den auf der Plattform verfügbaren Tools die Ziele erreichen, die Sie sich für Ihr Unternehmen gesetzt haben? Bei der Beantwortung dieser Frage hilft Ihnen Ihr Microsoft-Partner, die richtigen Tools zu finden und zu implementieren, um Ihren idealen Online-Arbeitsbereich zu schaffen.

Hinzufügen zu Microsoft 365 durch Integrationen

Trotz der umfangreichen Palette an Tools, die mit Microsoft 365 verfügbar sind, besteht immer die Möglichkeit, dass etwas fehlt, das Sie benötigen. Wenn dies der Fall ist, vergessen Sie nicht, dass Sie die Möglichkeit haben, Tools von anderen Anbietern zu integrieren, die Ihnen helfen, alles zusammenzubringen.

Wenn das Tool nicht mit Microsoft 365 verbunden ist, können Sie prüfen, ob es in Ihren bestehenden digitalen Arbeitsbereich oder Ihr Intranet integriert werden kann. Lesen Sie nach, wie Sie andere Tools und Aufgaben mit Hilfe von Power Apps integrieren können, und denken Sie daran, immer Tools mit einem offenen System zu wählen, die mit anderen Plattformen kombiniert werden können.

Schritt 4: Auswahl der Marke eines Werkzeugs

Sobald Sie sich für die Art des Tools entschieden haben, das Sie zur Ergänzung Ihrer Microsoft 365-Landschaft benötigen, ist es an der Zeit, die Marke zu wählen. Neben den offensichtlichen Aspekten wie Preis und Sicherheit gibt es noch einige andere Dinge, die Sie im Auge behalten sollten. Und zwar:

• Welche Marke ist am besten geeignet, um Ihre Ziele zu erreichen?
• Kann sie in Ihr Portal, Intranet, Dashboard oder Ihren digitalen Arbeitsbereich integriert werden?
• Verfügt sie über APIs, um Anwendungen zu verbinden und Prozesse zu automatisieren?
• Gibt es eine aktive Entwicklergemeinschaft?
• Vertraue ich den Menschen, die hinter der Softwarelösung stehen?
• Gibt es ein solides Partnernetz?

Und schließlich sollten Sie sich fragen, ob das Tool über das notwendige Entwicklungspotenzial verfügt, um Sie nicht nur heute, sondern auch in Zukunft zu unterstützen.

Innovation mit Microsoft 365 und anderer Software

Werfen wir nun einen Blick auf die Möglichkeiten, die uns Workspace 365 bietet und die uns helfen, das Beste aus Microsoft 365 herauszuholen.

Ein offenes System, mit dem Sie Ihren idealen digitalen Arbeitsbereich individuell gestalten können

Workspace 365 bietet viele mögliche Integrationen mit Microsoft 365. Dazu gehören Windows Virtual Desktop für Remote-Anwendungen, Azure für die Authentifizierung und Exchange für Kalender und Kontakte.

Neben Microsoft 365 integrieren wir auch Systeme von anderen Anbietern. Denn wir glauben, dass ein digitaler Arbeitsbereich zukunftssicher und herstellerunabhängig sein sollte. Wir setzen dies auf verschiedene Weise um:

• Integration bestehender und neuer Tools über APIs
• Integration von Informationen, Kommunikation und Prozessen
• Verwendung von Micro Apps für sekundäre Aufgaben wie Urlaubsanträge, Spesenabrechnungen und mehr
• Beantragung und Bereitstellung von Anwendungen im Rahmen der Forschungsphase

Durch die Nutzung der API anderer Systeme können wir Ihre Dienste integrieren und sie mit Workspace 365 kombinieren. Wir erstellen Micro Apps für Organisationen, um spezifische Aufgaben und Informationen in den Online-Arbeitsbereich zu bringen und helfen Ihnen, Ihre eigenen zu erstellen. Dies hilft Ihnen, die Mitarbeiter in ihrem Arbeitsablauf zu halten, indem Sie Prozesse rationalisieren und die Unterbrechung von Aufgaben verhindern.

Die Vielseitigkeit dieses offenen Systems ist so groß, dass Workspace 365 nicht nur die Integration externer Lösungen erlaubt, sondern auch die Möglichkeit bietet, die eigenen Funktionen in andere Plattformen wie ein bestehendes Intranet oder Microsoft Teams zu implementieren. Auf diese Weise können Sie Ihre Mitarbeiter jeden Tag am selben Ausgangspunkt zusammenbringen, ohne dabei die Vorteile von Microsoft 365 oder Workspace 365 zu verlieren.

Die wichtigsten Highlights und Dinge, die Sie mit nach Hause nehmen sollten
Kurz gesagt, dies sind die wichtigsten Dinge, die Sie aus dem Webinar mit nach Hause nehmen sollten:

• Erfahren Sie, wie Sie eine digitale Arbeitsgruppe einrichten können
• Legen Sie zunächst Ihre Ziele fest und überlegen Sie sich dann, welche Werkzeuge Sie für die Erledigung Ihrer Aufgaben benötigen.
• Erstellen Sie ein Werkzeuginventar und sehen Sie nach, welche Werkzeuge Ihnen bereits zur Verfügung stehen.
• Überdenken Sie die Kriterien, die Sie zur Bewertung der Marken verwenden, und nehmen Sie gegebenenfalls Änderungen vor.
• Sprechen Sie über alles mit Ihrem Microsoft-Partner und nutzen Sie dessen Wissen.

 

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