Document management

Was bedeutet document management?

Der Begriff Dokumentenmanagement beschreibt den Prozess des Erfassens, Speicherns und Abrufens elektronischer Versionen von zuvor papierbasierten Dokumenten in Form von PDF-Dateien, Textverarbeitungsdateien und digitalen Bildern. Um ihre digitalen Dokumente zu verwalten und von zusätzlicher Sicherheit, Zugriffskontrolle, zentraler Speicherung und optimierten Such- und Abrufoptionen zu profitieren, nutzen viele Unternehmen Tools und Systeme für die Dokumentenverwaltung.

Was sind die Vorteile von Dokumentenmanagementsystemen?

Im Vergleich zur manuellen Bearbeitung von physischen Akten reduziert Dokumentenmanagement-Software die Kosten, das Risiko menschlicher Fehler, physischer Beschädigungen und Probleme beim Wiederauffinden und bietet praktisch unbegrenzten Speicherplatz.

Zwar verfügen die meisten Unternehmen noch über physische Ablagesysteme zur Speicherung von Papierdokumenten, doch werden diese immer seltener, da die meisten Dokumente inzwischen digital erstellt und nur noch bei Bedarf auf Papier ausgedruckt werden.

Dank der Verwendung von Metadaten (Informationen wie Titel, Beschreibung und Aufbewahrungsdatum) rationalisieren Dokumentenmanagementsysteme die Arbeitsabläufe rund um digitale Dokumente, indem sie Folgendes bieten:

• Einfache Indizierung für die Suche und den Abruf - Verkürzung der Zeit, die benötigt wird, um die richtigen Dokumente zu finden.
• Zusätzliche Sicherheit - durch Zugriffskontrolle und Bearbeitungsrechte zum Schutz sensibler Informationen.
• Verbesserte Zusammenarbeit - indem mehrere Benutzer gleichzeitig an Dokumenten arbeiten können, während das System Änderungen und Verlauf überwacht.
• Versionskontrolle - damit die Benutzer Änderungen und die Gültigkeit im Laufe der Zeit überwachen können.

Kofax Software

Die intelligente Automatisierungsplattform von Kofax hilft Unternehmen, informationsintensive Geschäftsprozesse zu transformieren, manuelle Arbeit und Fehler zu reduzieren, Kosten zu minimieren und die Kundenbindung zu verbessern.
 

Kofax VRS

Kofax VirtualReScan (VRS) Elite ist eine patentierte Software zur Bildverbesserung und Perfektionierung, die die Produktivität des manuellen Scannens und die Effizienz von Dokumentenerfassungsprozessen erheblich verbessert.

ScaleHub

ScaleHub bietet einen hochgradig skalierbaren Managed Service zur Verarbeitung und Kennzeichnung von Daten in Unternehmensqualität, indem es die weltweit größte Menge an menschlichen Mitwirkenden auf der führenden KI-gesteuerten Dokumentenautomatisierungsplattform nutzt.

Intalio

Nutzen Sie Ihre Inhalte besser und arbeiten Sie in Ihrer gesamten Organisation effizienter. Die Dokumentenmanagement-Lösung von Intalio ermöglicht Ihnen einen einfachen Zugriff auf alle Ihre Dokumente in jeder Phase des Lebenszyklus von Inhalten.