Abrazando la era digital: Liberar el potencial de los flujos de trabajo sin papel
En el vertiginoso mundo actual, el concepto de oficina sin papel ha sido ampliamente debatido y pregonado como el camino a seguir. Sin embargo, a pesar de la revolución digital, el papel sigue desempeñando un papel importante en las operaciones cotidianas de la mayoría de las organizaciones, sobre todo cuando se trata de interacciones con proveedores y clientes.
La dependencia del papel no sólo plantea retos, sino que también presenta oportunidades para que las organizaciones agilicen sus procesos, reduzcan el impacto medioambiental y mejoren su eficiencia general.
Retos de los flujos de trabajo basados en papel:
La persistencia de los flujos de trabajo basados en papel plantea varios retos a las organizaciones. La transcripción manual de la información del papel a los sistemas electrónicos introduce el riesgo de errores humanos, lo que conlleva posibles imprecisiones e ineficiencias. Además, el almacenamiento físico de los documentos en papel requiere un espacio considerable y, a menudo, exige costosas instalaciones con control medioambiental para garantizar su conservación durante plazos legales prolongados. Localizar información específica entre montones de papel se convierte en un proceso laborioso y lento, que obstaculiza la productividad y frustra a los empleados.
El imperativo medioambiental:
A medida que las organizaciones se centran cada vez más en la responsabilidad social corporativa (RSC), el impacto medioambiental del uso del papel y su cadena de suministro han pasado a estar bajo escrutinio. Con la divulgación de las salidas de Alcance según el Protocolo de Gases de Efecto Invernadero (GEI), las organizaciones se ven obligadas a abordar los problemas de sostenibilidad y a reducir el despilfarro y las emisiones de GEI. Por lo tanto, encontrar formas de minimizar el uso de papel y mejorar la sostenibilidad de los flujos de trabajo se ha convertido en una prioridad absoluta para las organizaciones con visión de futuro.
Transformación digital y digitalización:
Para abordar estos retos e impulsar la estrategia empresarial, las organizaciones están adoptando la transformación digital y aprovechando los procesos digitales para redefinir sus operaciones. La digitalización, la conversión de la información en papel a formatos digitales, desempeña un papel crucial en este viaje. El objetivo es capturar toda la información posible en formato electrónico y utilizar estos activos digitales dentro de los procesos empresariales, desplazando la dependencia de los flujos de trabajo basados en papel. Con la creciente prevalencia de la creación de contenidos digitales a través de suites ofimáticas y aplicaciones empresariales, esta ambición se ha hecho más alcanzable.
El papel de los escáneres en la transformación digital:
Los escáneres, una tecnología que ha evolucionado significativamente desde su creación en la década de 1860, son facilitadores clave de la digitalización. Los escáneres modernos, acompañados de capacidades avanzadas de hardware y software, están fácilmente disponibles para su uso general en las organizaciones. El software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), integrado en los escáneres, facilita la conversión del texto en contenido que permite búsquedas electrónicas durante el proceso de captura. Además, los formularios pueden reconocerse automáticamente y los datos pueden extraerse e introducirse sin problemas en sistemas empresariales como los de gestión de relaciones con los clientes (CRM), planificación de recursos empresariales (ERP) y recursos humanos (RRHH).
Elegir la solución de escaneado adecuada:
En el mercado existe una amplia gama de escáneres que responden a diversas necesidades organizativas. Desde dispositivos multifunción de consumo hasta escáneres empresariales de gran capacidad capaces de manejar grandes volúmenes de documentos, las organizaciones deben seleccionar cuidadosamente la tecnología de escaneado adecuada que se ajuste a sus requisitos específicos. Proporcionar a los empleados las herramientas y los recursos necesarios les permite aprovechar las ventajas de la tecnología de escaneado y optimizar sus flujos de trabajo.
Aprovechar el poder de la tecnología de escaneado:
A pesar de la disponibilidad de la tecnología de escaneado, muchas organizaciones siguen imprimiendo documentos por diversos motivos, como revisiones, firmas o debido a preferencias de lectura. Sin embargo, el aparentemente arraigado apego al papel no tiene por qué ser un obstáculo. Los avances en la tecnología de escaneado de documentos e imágenes permiten ahora una digitalización más accesible y eficaz de los documentos en papel entrantes, incluso cuando el intercambio electrónico de documentos no es factible.
En la búsqueda de una oficina sin papel, las organizaciones reconocen la necesidad de liberar el potencial de la tecnología de escaneado para agilizar sus flujos de trabajo, reducir el impacto medioambiental y mejorar la productividad. Adoptar la transformación digital y aprovechar los procesos de digitalización son pasos vitales para lograr estos objetivos. Adoptando las soluciones de escaneado adecuadas y dotando a los empleados de las herramientas necesarias, las organizaciones pueden abrazar la era digital y revolucionarse.
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