Hacia un futuro libre de papel: Dispositivos de escaneado y el trayecto hacia un entorno sin papel
En nuestro debate anterior, exploramos la esencia de un futuro sin papel, los retos que entrañan los flujos de trabajo basados en papel y el imperativo de adoptar la transformación digital. En el entorno empresarial actual, en rápida evolución, donde la transformación digital es la norma más que la excepción, el papel de los dispositivos de escaneado y los sistemas de gestión de documentos es más crucial que nunca.
En este blog, nos adentramos en las conclusiones de un reciente estudio de Quocirca, en el que exploramos diferentes tipos de dispositivos de escaneado, examinamos los avances que varios países y sectores han realizado hacia un futuro sin papel y analizamos las ventajas y los retos asociados a esta transición.
La inspiración de este artículo procede de "Scanning as an enabler for digital transformation", en español “El escaneado como facilitador de la transformación digital” publicado por PFU (EMEA) Ltd, filial de Ricoh.
Revolucionando los flujos de trabajo mediante dispositivos de escaneado
A medida que las empresas avanzan hacia operaciones eficientes y prácticas sostenibles, los dispositivos de escaneado se han convertido en factores clave para impulsar esta transformación. La investigación de Quocirca ofrece una imagen clara: de media, las organizaciones están equipadas con 296 dispositivos de escaneado, una estadística convincente que destaca el papel crucial que desempeñan estos dispositivos en las operaciones contemporáneas.
El panorama de los dispositivos de escaneado abarca desde escáneres específicos hasta impresoras multifunción (MFP), cada uno de los cuales responde a necesidades organizativas distintas. Sorprendentemente, el 48% de las organizaciones se inclinan por los escáneres dedicados, con un volumen medio diario de escaneado de 835 elementos. Esto subraya el papel fundamental que desempeñan estos dispositivos en la conversión de documentos físicos en activos digitales, catalizando así flujos de trabajo fluidos.
Además, el 66% de los encuestados reveló que sus escáneres son de clase empresarial, lo que indica la importancia de estos dispositivos en las operaciones de negocio. Francia es el país con más flotas de escáneres, mientras que el Reino Unido cuenta con una mayor proporción de flotas de impresoras multifunción (MFP.
Navegando por el camino hacia un entorno sin papel
Aunque el concepto de un entorno sin papel se cierne de manera tentadora en el horizonte, la realidad es que sólo un 1% de las organizaciones han alcanzado plenamente el estatus de "sin papel", y sólo un 6% han establecido objetivos concretos para lograr esta meta. La transición hacia un entorno sin papel o con papel reducido varía según los sectores y las zonas geográficas.
Mientras que el 15% aspira a minimizar el uso de papel, una parte significativa (30%) sigue trabajando para reducirlo sin objetivos específicos. Esto indica que, aunque el sueño de una oficina sin papel persiste, sigue siendo una realidad lejana para la mayoría (y sin objetivos específicos, corre el riesgo de seguir así).
Avances hacia un futuro sin papel
España está a la cabeza en cuanto a adopción de la tecnología sin papel, con un 2% de las organizaciones que ya la han adoptado y un 8% que se ha fijado objetivos concretos. Alemania le sigue muy de cerca, con un 9% de organizaciones que aspiran a prescindir del papel. En particular, el sector financiero y bancario está a la vanguardia de este movimiento, con un 2% que ya no utiliza papel y un 7% que se ha fijado objetivos concretos.
Ventajas y retos de la eliminación del papel
Los documentos digitalizados, cuando se integran en sólidos sistemas de gestión de documentos empresariales, ofrecen mayores capacidades de búsqueda y recuperación, lo que permite realizar auditorías eficaces cuando es necesario. Sin embargo, los retos persisten. La necesidad permanente de papel se debe a varios factores. Por ejemplo, las cuestiones legales representan el 39% de la dependencia del papel en las organizaciones, mientras que las necesidades de los clientes y las preferencias de los empleados contribuyen con el 29% y el 25%, respectivamente.
Seguridad y conformidad: Una consideración crítica
Uno de los aspectos más críticos de la transición sin papel es garantizar la seguridad de los datos y el cumplimiento de la normativa. Los resultados digitalizados, cuando se integran en los procesos empresariales, deben gestionarse de forma segura. Italia está a la cabeza en la integración de todos los resultados de la digitalización en los procesos empresariales (46%), y el sector financiero y bancario es el primero en este aspecto (42%). La destrucción segura de los documentos en papel es una preocupación primordial y, aunque se están haciendo progresos, sólo el 10% de los documentos en papel se destruyen de forma segura. El Reino Unido está a la cabeza en este aspecto, con un 15%.
Razones jurídicas y evolución del uso del papel
La necesidad permanente de papel, especialmente por motivos legales, plantea un reto interesante. Aunque el 39 % de las organizaciones alegan razones legales para seguir utilizando papel, es importante tener en cuenta que la legislación está evolucionando. Normativas como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) obligan a almacenar de forma segura la información de identificación personal. A medida que las organizaciones se enfrentan a estas normativas, el debate sobre la dependencia continua del papel por motivos legales se vuelve cada vez más complejo.
Allanando el camino hacia el futuro
En la búsqueda de un entorno sin papel, el papel de los dispositivos de escaneado y los sistemas de gestión de documentos se convierte en esencial para las empresas. Aunque los retos persisten, las ventajas de una mayor capacidad de búsqueda, la agilización de los procesos y la mejora del cumplimiento de las normativas impulsan el camino a seguir. El cambio hacia un futuro sin papel no sólo requiere avances tecnológicos, sino también un cambio de mentalidad. Con las estrategias adecuadas, las empresas pueden afrontar la transición, reducir su huella ambiental y abrazar la era digital con confianza.
Conclusión
El camino hacia un entorno sin papel está marcado por retos, oportunidades y la continua evolución de la tecnología. El artículo de PFU-Ricoh destaca la importancia de los dispositivos de escaneado, la necesidad de sistemas de gestión de documentos sólidos y el cambiante panorama del uso del papel. A medida que las empresas de todo el mundo trabajan para minimizar su dependencia del papel, el potencial transformador de un futuro sin papel se hace más evidente.
Libere el poder de los dispositivos de escaneado y los sistemas de gestión de documentos para revolucionar sus flujos de trabajo.
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