Herausforderungen der Digitalisierung für Gemeinden und Kommunalverwaltungen
In den letzten Jahren ist die Zahl der Gemeinden in ganz Europa zurückgegangen. In den Niederlanden zum Beispiel ist die Zahl der Gemeinden um mehr als ein Drittel zurückgegangen, von 537 im Jahr 2000 auf 342 Gemeinden im Jahr 2023. Dieser Rückgang, der vor allem aus Kostengründen erfolgte, hat zu Herausforderungen geführt, da sie ihre Prozesse, einschließlich ihrer Poststellen, zusammenlegen müssen.
Während sich viele Sektoren darauf konzentrieren, papierlos zu werden, sind die Kommunen nicht nur verpflichtet, weiterhin physische Post und Formulare anzunehmen, sondern müssen auch strenge Vorschriften bezüglich der Antwortzeiten auf alle eingehenden Anfragen, ob physisch oder digital, einhalten. Darüber hinaus müssen verschiedene Dienste sowohl Papier- als auch digitale Anträge annehmen, z. B. für Arbeitslosenunterstützung, Baugenehmigungen oder Subventionsanträge.
Ein kürzlich in den Niederlanden eingeführtes Gesetz, das Open Government Act (WOO), besagt, dass die Regierung auf Informationsanfragen innerhalb von vier Wochen nach Erhalt entweder mit einem Link zu den angeforderten Dokumenten, einem Antrag auf mehr Zeit (bis zu zwei Wochen) oder mit einer Antwort darauf, warum die Informationen nicht bereitgestellt werden können, antworten muss. Die Nichteinhaltung dieser Frist kann mit Sanktionen geahndet werden. Um diesen rechtlichen Verpflichtungen nachzukommen, müssen die Gemeinden über eine effiziente Einrichtung verfügen, um sowohl die eingehenden Anfragen und Unterlagen zu digitalisieren als auch die Dokumente rechtzeitig abzurufen.
Die Poststelle der Gemeinde ist für das Einscannen der gesamten eingehenden Post zuständig, einschließlich der Briefumschläge, auf denen das Postdatum vermerkt ist. Seit der Einführung der WOO ist es besonders wichtig, das tatsächliche Postdatum zu verfolgen, da dieses von dem im Antrag angegebenen Datum abweichen kann und die Gemeinde ab dem Postdatum vier Wochen Zeit hat, um zu antworten. Briefumschläge sind mitunter schwierig zu scannen, weshalb ein Scanner erforderlich ist, der erkennt, dass es sich um eine Doppelseite handelt und den Vorgang anhält, damit der Bediener über einen Touchscreen das weitere Vorgehen auswählen kann.
Um diesen Prozess zu bewältigen, verfügt eine typische Poststelle über drei Scanner und eine Software zur Dokumentenautomatisierung wie die von Kofax angebotenen Lösungen, mit deren Hilfe die Daten für den nächsten Schritt umgewandelt und kategorisiert werden können. Nach der Digitalisierung werden die Daten des Dokuments und des Umschlags in ein Dokumenten- oder Vorgangsverwaltungssystem wie Join, Djuma oder Corsa importiert, von wo aus die zuständige Person oder Abteilung auf sie zugreifen kann.
Produktionsscanner wie die Kodak S3000 oder Kodak i4000 Serie und die Canon DR-G2 series (z.B. Canon DR-G2110) eignen sich besonders für die Prozesse in den Kommunen, da sie große Mengen an gemischten Stapeln verarbeiten können, z.B. sowohl Dokumente als auch Umschläge und sogar Fotos, die zur Unterstützung von Bauanträgen eingereicht werden.
Die meisten Kommunen entscheiden sich für einen Full-Service-Vertrag, der vorrangigen Vor-Ort-Support, vorbeugende Wartung und den Austausch von Verbrauchsmaterialien beinhaltet. Dies bringt viele Vorteile mit sich, wie z. B. vorhersehbare Kosten für Wartung und Reparatur und die Minimierung von Betriebsunterbrechungen.
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