Retos de la digitalización para los municipios y la administración local
En los últimos años, el número de municipios ha disminuido en toda Europa. En los Países Bajos, por ejemplo, el número de municipios se ha reducido en más de un tercio, de 537 en 2000 a 342 en 2023. Este descenso, que ha estado motivado principalmente por los costes, ha planteado retos al tener que fusionar sus procesos, incluidas las oficinas de correos.
Mientras muchos sectores se centran en la eliminación del papel, los ayuntamientos no sólo están obligados a seguir aceptando correo físico y formularios, sino que también deben cumplir una estricta normativa sobre tiempos de respuesta a todas las solicitudes recibidas, ya sean físicas o digitales. Además, varios servicios necesitan aceptar tanto solicitudes en papel como digitales, por ejemplo para prestaciones de desempleo, permisos de construcción o solicitudes de subvenciones.
Una ley reciente introducida en los Países Bajos, la Ley de Gobierno Abierto (WOO), establece que el gobierno debe responder a las solicitudes de información en un plazo de 4 semanas desde su recepción, bien con un enlace a los documentos solicitados, bien con una petición de más tiempo (hasta 2 semanas) o con una respuesta sobre por qué no se puede facilitar esa información. No hacerlo puede acarrear sanciones. Para cumplir estas obligaciones legales, los ayuntamientos deben disponer de una estructura eficiente tanto para digitalizar las solicitudes y la documentación entrantes como para recuperar la documentación a tiempo.
La oficina de correo del municipio es responsable de escanear todo el correo entrante, incluidos los sobres de envío, que incluirán la fecha de franqueo. Desde la introducción del WOO, es especialmente importante hacer un seguimiento de la fecha de franqueo real, ya que puede diferir de la fecha indicada en la solicitud, y el ayuntamiento dispone de 4 semanas a partir de la fecha de franqueo para responder. Los sobres pueden ser difíciles de escanear, por lo que es necesario contar con un escáner que reconozca que se trata de una doble página y detenga el proceso para que el operador pueda seleccionar cómo proceder desde una pantalla táctil.
Para gestionar este proceso, una oficina de correo típica puede incluir tres escáneres y un software de automatización de documentos, como las soluciones proporcionadas por Kofax, que ayudan a transformar y categorizar los datos para el siguiente paso. Una vez digitalizados, los datos del documento y el sobre se importan a un sistema de gestión de documentos o casos como Join, Djuma o Corsa, desde donde la persona o departamento responsable puede acceder a ellos.
Los escáneres de producción como las series Kodak S3000 o Kodak i4000 y la serie Canon DR-G2 (por ejemplo, Canon DR-G2110) son especialmente adecuados para los procesos que gestionan los ayuntamientos, ya que pueden procesar grandes cantidades de lotes mixtos, por ejemplo, tanto documentos como sobres e incluso fotos que se presentan para respaldar las solicitudes de planificación de obras.
Muchos ayuntamientos optan por un contrato de servicio completo que incluye asistencia prioritaria in situ, mantenimiento preventivo y sustitución de consumibles. Esto tiene muchas ventajas, como unos costes previsibles de mantenimiento y reparación y la reducción al mínimo de las interrupciones del servicio.
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